Управление контрактами

Когда предприятие не может реализовать проект в полном объеме собствен­ными силами, руководство принимает решение о передаче выполнения работ по проекту (полностью либо частично) одному или нескольким подрядным пред­приятиям-контракторам.

Управление контрактами - это функция управления проектом, с помощью которой обеспечивается взаимодействие заказчика с другими участниками проекта.

Контракт представляет собой официальное соглашение между заинтере­сованными сторонами, в котором одна из них обязуется выполнить определенные виды работ в обмен на вознаграждение, предоставляемое другой стороной.

Управление контрактами в проектах осуществляется специализированным подразделением предприятия и включает планирование контрактов, выбор кон­тракторов и заключение контрактов, контроль изменения контрактов.

Планирование контрактов заключается в определении набора необходи­мых взаимодействий с внешней и внутренней средой, а также в унификации ус­ловий планируемых контрактов, которые включают обязанности сторон, порядок расчетов, условия поставки, способы обеспечения обязательств, порядок разре­шения споров, основания для изменения контракта, порядок принятия выполнен­ных работ и др.

Установленные условия не исключают возможности адаптации формы и со­держания контракта к особенностям взаимоотношений с конкретным контракто­ром. Они лишь устанавливают границы политики предприятия в отношении зак­лючаемых контрактов и упрощают управление хозяйственной деятельностью при большом количестве контрактов.

Обычно выбор контракторов и заключение контрактов осуществляются двумя способами: в процессе переговоров или подрядных торгов.

На Западе большая часть контрактов распределяется с помощью подрядных торгов. Для проектов, осуществляемых за счет государственных средств, это ус­ловие обязательно и регулируется законодательством.

Процесс передачи заказа включает следующие этапы:

1. Определение основных работ заказа.

2. Разработка условий торгов.

3. Объявление о торгах.

4. Получение заявок от потенциальных контракторов.

5. Предварительный и окончательный отбор контракторов.

6. Подписание контракта и передача проекта для реализации.

Для подачи заявки на участие в торгах контрактор должен оценить стоимость реализации проекта на основании представленных заказчиком чертежей и специ­фикаций. К полученной сумме контрактор прибавляет приемлемую для себя при­быль и обязуется выполнить все работы за указанную цену.

Цены, указанные в заявках, часто являются главным аргументом при выборе контрактора, однако в большинстве случаев учитываются три фактора: цена, га­рантия качества и сроки. Иногда заказчику выгодно заключить контракт путем переговоров с заранее выбранным контрактором или группой контракторов на основании их репутации и общей квалификации. Условия контракта определяются в процессе перегово­ров между заказчиком и контрактором. В большинстве случаев в итоге перегово­ров заключаются контракты с оплатой издержек плюс вознаграждение.

Бывают ситуации, когда заказчик совмещает подрядные торги и переговоры. Например, при подаче заявок на участие в торгах контракторы должны дать пред­ложения о снижении затрат проекта. После этого заказчик интервьюирует кон­тракторов, предложения которых ему больше подходят и заключает контракт с од­ним из них.

Контроль изменения контрактов состоит из процедур мониторинга, де­лопроизводства, согласования и утверждения изменений.

Причинами изменений контрактов могут быть изменения в проекте, выз­ванные внутренними и внешними факторами. С помощью процедуры монито­ринга команда проекта отслеживает изменения в проекте. Затем с помощью фор­мальных заранее оговоренных процедур делопроизводства разрабатываются пункты изменений, которые необходимо внести в контракт. И последнее, в соот­ветствии с процедурами согласования и утверждения вносимые изменения мак­симально учитывают мнение всех заинтересованных сторон, которые таким об­разом стремятся получить дополнительную выгоду.

Рассмотрим основные виды контрактов и особенности их заключения при реализации проектов.

Когда генеральный контрактор привлекает какую-либо компанию для вы­полнения специальных работ, они заключают между собой субконтракт. В этом контракте отсутствует прямая связь между заказчиком и субконтрактором. Гене­ральный контрактор несет всю ответственность перед заказчиком за небрежное или некачественное выполнение работ субконтрактором.

Обычно выполнение работ проекта начинается после завершения разработ­ки ПСД, что находит выражение в процедуре «разработка ПСД-торги-выполне-ние работ». Однако по финансовым соображениям требуется, чтобы проект был завершен как можно раньше. Сроки «разработки ПСД-выполнения работ» для некоторых проектов можно сократить за счет начала работ до окончания разра­ботки ПСД всего проекта. В этом случае заказчик заключает контракт с предприятием на разработку ПСД и выполнение работ проекта.

Контракт на разработку ПСД и выполнение работ похож на контракт реализации проекта «под ключ». Отличие состоит в большей ответственности онтрактора при реализации проекта «под ключ». Он может отвечать, например, :л выбор и аренду (приобретение) земельного участка под строительство, финан­сирование проекта, поставку оборудования, а также лизинг товаров, произведен--ых в результате реализации проекта.

Существует огромное количество контрактов, однако чаще всего используются:

1. Контракт с твердой ценой, по которому контрактор обязуется выполнить определенное количество работ по проекту в обмен на сумму денег, установленную контрактом. Если фактические затраты на выполне­ние работ превысят эту сумму, все убытки контрактор относит на свой счет. Кон­тракты с твердой ценой бывают:

с единовременной выплатой, когда контрактор обязу­ется выполнить определенный объем работ в обмен на единовременный платеж со стороны заказчика (рис.15);

Рис. 15. Соотношение стоимости проекта и затрат в контракте с

единовременной выплатой

с фиксированной ценой элемента работ). Заказчик и кон­трактор договариваются о цене за единицу основных элементов работ по проекту (например, уплотнение грунтов, скальные работы и т. п.). Заказчик (или проекти­ровщик) представляет контракторам расчетное количество элементов работ. За­тем каждый контрактор предлагает свою цену за единицу элементов работ, а так­же окончательную цену контракта. В цену элемента работ включаются наклад­ные расходы, прибыль и другие расходы по проекту. Подобные контракты с фик­сированной ценой элемента используются в проектах с четко определенной при­родой работ, но для которых нельзя достаточно точно предсказать количество не­обходимых работ (рис. 4.15).

Рис. 16. Соотношение окончательной цены и затрат в контракте с фиксированной ценой элемента

2. Контракт с оплатой издержек плюс вознаграждение - по этому контракту заказчик возмещает контрактору все издержки и выплачивает определенную сумму вознаграждения, способ определения которой указывается в контракте. Обычно это или фиксированная сумма, или процент от суммарных прямых издержек по проекту. В целях стимулирования в контракте может быть предусмотрено, что контрактор реализует проект так быстро и эффективно, насколько возможно, и за это ему полагается премия. В контракты с оплатой издержек плюс вознаграждение часто включается максимальная сумма затрат по проекту (guaranteed maximum price - GMF), которую контрактор не должен превысить (рис. 4.16).

В рассмотренных видах контрактов заказчик координирует планирование и разработку, проектирование, выполнение и завершение работ, а также ввод ре­зультатов проекта в эксплуатацию. Эти обязанности могут отвлекать заказчика от основного вида деятельности. В таком случае он может передать ответственность за координацию проекта контрактору. Контракты на реализацию проекта «под ключ», а также контракт строительство - эксплуатация - цессия, или ВОТ-контракт (build - operate - transfer - ВОТ) предусматривают полную ответст­венность контрактора за проект:

по контракту реализации проекта «под ключ» заказчик передает требова­ния к результатам проекта контрактору, который проектирует и выполняет все необходимые работы по проекту. По завершении проекта все результаты переда­ются заказчику;

контракт ВОТ является продолжением контракта «под ключ». Контрактор проектирует, возводит, эксплуатирует и производит техническое обслуживание объекта в течение определенного периода концессии. Этот вид контрактов ис­пользуется при строительстве мостов, дорог, электростанций и реализации дру­гих проектов, которые приносят прибыль в долгосрочном периоде. По окончании периода концессии происходит передача прав на объект (цессия) от контрактора к заказчику.

Рис. 17. Соотношение окончательной цены и затрат в контракте с оплатой

издержек плюс вознаграждение

Не бывает двух совершенно одинаковых проектов, поэтому заказчик выби­рает контракт, наилучшим образом подходящий для конкретного проекта. Основ­ными целями выбора контракта являются минимизация рисков и затрат.

В настоящее время не существует совершенной системы управления кон­трактами, так как ни один из видов контрактов не может предусмотреть все про­блемы, возникающие в процессе реализации проекта. Зачастую системы управле­ния конфликтами и коммуникациями, которые основываются на доверии и со­трудничестве, играют большую роль во взаимоотношениях между заказчиком и кон­трактором, чем формальные права и обязанности, перечисленные в контрактах.

Рекомендуемая литература

1. Математические основы управления проектами. Под редакцией В.Н. Буркова. – М.: «Высшая школа»,2005. – 422 с.

2. В.А. Заренков. Управление проектами: Учебное пособие. – М.: Изд-во АСВ; СПб.: СПб ГАСУ, 2005. – 312 с.

3. А.С. Царьков Управление проектами: от идеи к документу. – Н.Новгород: Университетская книга, 2005. – 308 с.

4. М.С. Бунин, Б.А. Нефедов, А.Л. Эйдис. Управление инновационными процессами в агропромышленном комплексе. – М.: ФГНУ «Росинформагротех», 2006. – 296 с.