Управление коммуникациями

Для успешного управления проектами каждый проект должен иметь эффек­тивное коммуникативное обеспечение. Это означает, что специалисты должны вовремя получать необходимую информацию по оптимальным каналам связи.

Недопонимание важности этого процесса является одним из самых распрос­траненных источников ошибок в управлении проектами и работе с людьми. Часто люди неправильно интерпретируют поступающую информацию.

Обычно под коммуникациями (communications) понимают:

• действие или факт передачи какой-либо информации;

• устное или письменное сообщение;

• процесс обмена смысловыми конструкциями между людьми с помощью общей системы условных обозначений.

Необходимо взаимопонимание между участниками проекта, так как у каж­дого из них есть свои взгляды на то, как проект должен быть реализован. Наруше­ния в системе коммуникаций могут привести к самым неожиданным результатам (рис. 4.22). Управляющий проектом несет ответственность за непрерывный, достоверный и всесторонний поток информации между членами команды и дру­гими участниками проекта. Особое внимание должно уделяться информации, ко­торая может повлиять на успешную реализацию проекта. Эти коммуникации вклю­чают неформальные переговоры, встречи, совещания, деловую переписку, отче­ты и презентации.

Значительная часть ежедневной работы выполняется с помощью неформаль­ного обмена информацией среди членов команды проекта (беседы, телефонные переговоры, электронные письма и т. д). Несмотря на простоту подобных контак­тов, с их помощью члены команды могут влиять на работу коллег, принимаемые ими решения в отношении конкретных задач, распределение финансовых средств, последовательность производства работ и т. п. Подобные результаты неформаль­ного обмена информацией должны быть документально оформлены во время оче­редного собрания команды проекта.

Чистота информационных потоков между участниками проекта в процессе коммуникации является необходимым условием взаимопонимания (рис. 19).

Эффективной коммуникации может препятствовать целый ряд причин, свя­занных с восприятием, личными качествами людей, различными точками зрения, настроением и пристрастным отношением к чему-либо.

Рассмотрим источники коммуникационных барьеров [25]:

1. Барьеры восприятия возникают, когда люди оценивают одно и то же со­общение с разных сторон. Среди факторов, оказывающих влияние на восприятие, можно отметить различие в уровне образования и сферу предыдущей работы. Можно свести к минимуму проблемы восприятия, если использовать слова, кото­рые имеют предельно ясное значение.

2. Личные качества и интересы, например вкусы или неприязнь, сильно влияют на коммуникации. Обычно люди внимательно слушают только в том случае, если разговор идет на темы, которые им интересны, и не обращают внимания, когда тема разговора им скучна или просто незнакома.

3. Мнения, эмоции и предубеждения являются причиной искаженной интерпретации. Люди, которые чего-то боятся, сильно любят или ненавидят, будут стараться защитить себя, искажая процесс коммуникации. Сильные эмоции меишают людей способности правильно оценивать события.

Рассмотрим более подробно использование различных типов коммуникаций : управлении проектами.

Презентации часто используются управляющим проектом, чтобы в наглядной форме показать заказчику, руководству и другим заинтересованным лицам важные стороны реализуемого проекта. Чтобы презентация прошла эффективно, - необходимо досконально изучить предполагаемую аудиторию и подготовить весь материал с точки зрения будущих зрителей. Организация презентации должна быть подчинена единой логической структуре, например: от проблемы к решению, от неизвестного к известному, от причины к следствию или же в хронологическом порядке.

Рис19. Схема информационных потоков между участниками проекта в

процессе коммуникации

Обычно время презентации ограничено, поэтому следует представлять только самые необходимые сведения, самые важные таблицы и диаграммы. Подробную информацию заинтересованные лица смогут прочесть в соответствующих отче­тах. Презентацию необходимо проводить доброжелательно, избегая оправданий и негативных высказываний в адрес конкурентов. В самом конце следует подвес­ти итоги, предусмотреть время для вопросов и ответов.

Встречи команды проводятся в течение всего срока реализации проекта с принятой периодичностью. Повестку дня необходимо разработать заранее, это способствует эффективному протеканию дискуссии. При возникновении непред­виденных проблем возможно проведение внеочередных собраний. Все встречи команды должны быть запротоколированы, независимо от того, являются ли они плановыми.

Деловая переписка и отчеты имеют огромное значение при принятии ре­шений о расходах, графиках работ и по правовым вопросам. Все официальные документы должны быть датированы, иметь четкую структуру и лаконичное со­держание. Для эффективного контроля проекта управляющий должен периодически составлять отчет о состоянии проекта, описывающий успехи в его реализа­ции. Сегодня существуют специальные компьютерные программы, и многие от­четы могут быть написаны в стандартизированной форме. Задача управляюще­го - написать отчет, отражающий особенности конкретного проекта и дающий объективную оценку работы команды.

В последние годы успехи в области информационной технологии позволяют усовершенствовать обмен информацией. Электронная почта, видеоконференции, телефонные конференции с синхронным переводом - все это и многое другое уже сегодня предлагается на рынке телекоммуникационных услуг. Программные про­дукты по управлению проектами позволяют участникам проекта обмениваться информацией, непосредственно не контактируя друг с другом - через общую базу данных, причем все фактические события отображаются с привязкой к календар-но-сетевому графику выполнения работ по проекту.

Современные информационные технологии позволяют более эффективно ис­пользовать время, оперативно получать и передавать информацию и практически мгновенно реагировать на любые изменения в проекте. Использование компью­терных программ способствует сокращению сроков реализации проекта и повы­шению эффективности работы всех участвующих в нем предприятий.