Лекция № 9

План лекции:

Управление изменениями в проекте

Управление безопасностью проекта

Контроль безопасности

Обеспечение техники безопасности и охраны труда

Сохранность материальных ценностей

Защита информации

Управление конфликтами

Управление изменениями в проекте

Управление изменениями в проекте – это функция управления проектом, обеспечивающая корректировку проекта на протяжении его жизненного цикла в связи с влиянием на его реализацию внешней и внутренней среды.

Функция управления изменениями проекта обеспечивает целостность проекта вне зависимости от воздействия возмущений внешней и внутренней среды.

Управление изменениями взаимосвязано с:

• Факторами внешней и внутренней среды;

• Прогнозом возможных изменений ;

• Распознанием и изучением происходящих изменений;

• Планированием превентивных действий, направленных на снижение отрицательных воздействий;

• Реализацией принятых и утвержденных изменений;

• Координацией изменений по всему проекту.

Изменения могут быть контролируемыми и неконтролируемые.

При контролируемых изменениях руководитель проекта может прямо воздействовать на них или на причины их возникновения, выполнять корректирующие действия.

Неконтролируемые изменения и причины их возникновения находятся вне зоны ответственности руководителя проекта. В этом случае руководитель в силу своей квалификации и интуиции может только повлиять на снижение вероятности наступления негативных последствий и их объем.

В зависимости от предсказуемости возникновения изменений они могут быть двух видов:

1. Изменения, вызванные действиями предприятия:

прогнозируемые – результат управленческих воздействий на проект как реакция на прогнозируемые действия внутри предприятия;

непрогнозируемые - результат управленческих воздействий на проект как реакция на непрогнозируемые действия внутренней среды предприятия;

2. Изменения, вызванные внешними факторами:

прогнозируемые – вероятность и последствия, появление которых заранее известны;

непрогнозируемые - вероятность и последствия, появление которых заранее не известны.

Оба вида изменений находятся в определенной зависимости. Изменения, вызванные действиями предприятия, усугубляются глубокими изменениями, вызванными внутренними и внешними факторами.

Приоритетность решений при управлении изменениями проекта.

Особо важные решения требуют немедленного реагирования и привлечения всех необходимых ресурсов.

Важные решения требуют срочного реагирования и привлечения всех доступных ресурсов.

Незначительные решения требуют реагирования в рамках имеющихся ресурсов без ущерба для остальных работ.

Несущественные решения не требуют реагирования.

Некоторые вероятные изменения в проекте можно прогнозировать. При необходимости руководитель проектом принимает решение о формировании плана управления изменениями в проекте, в котором приводятся:

• Описание изменений;

• Сценарии их развития (пессимистический, оптимистический, наиболее вероятный);

• Предположительные сроки возникновения;

• Последствия для реализации проекта;

• Ответственные лица за управление и контроль отдельных видов изменений.

Оценка изменения проекта в значительной степени зависит от этапа реализации проекта поскольку чем ближе проект к завершению, тем выше стоимость вносимых изменений.

Этим обосновывается актуальность задачи осуществления контроля внесения и реализации вносимых изменений. Для этого используются различные виды формальной отчетности:

• доклад о возникшей проблеме;

• предложение об изменении;

• приказ об изменении;

• доклад о результатах изменения проекта.

Конкретные мероприятия по реализации изменений и возможные реакции на непредвиденные изменения можно сгруппировать следующим образом:

1. Оперирование ресурсами (увеличение или снижение объемов, замена или дополнительное привлечение других процедур, изменение интенсивности использования ресурсов);

2. Оперирование временем (изменение сроков и последовательности проведения работ, остановка работ);

3. Оперирование качеством (снижением или повышением качества, от которого зависит стоимость и сроки выполнения работ).

К работе по управлением изменений проекта должны привлекаться все участники проекта, поскольку в противном случае часть команды будет выполнять проект по ранее заданному плану без учета внесенных изменений другой частью команды. Это приведет к увеличению затрат связанных с переделкой части проекта в результате нескоординированных действий при выполнении конкретного этапа работ. Поэтому все вносимые изменения проводятся руководителем проекта , который информирует о происходящем всех участников и членов команды.

Пример нескоординированных действий:

Чернобыльская АЭС;

Водозащитное сооружение в Санкт-Петербурге;

Отзыв большой партии автомашин фирмами США, Японии.