Организация управления проектом Функциональная модель управления проектом

Для реализации проектов необходимо создать процессуальные (динамические) и институциональные (статистические) условия.

Рассмотрим проблемы реализации проектов и их решения в динамическом аспекте.

Основной и функциональной проблемой управления проектом считается определение структуры реализации проекта - составляющих структуры действий и связи между ними.

Рассмотрим действия трех видов:

- управление проектом;

- выполнение проекта;

- обеспечение реализации проекта.

Выполнение проекта считается основной деятельностью, поскольку этот этап требует наибольшие затраты времени, трудовых, материальных и финансовых ресурсов и предопределяет результаты проекта. Для корректировки и эффективного выполнения проекта необходимо соответствующее обеспечение, которое охватывает такие виды деятельности, как бухгалтерско-финансовое, кадровое, юридическое, информационное, материально-техническое и административное обслуживание.

Задача управления проектом заключается в согласовании исполнительной и обеспечивающей деятельности. Существуют две фазы управления проектом:

- подготовительная фаза, предшествующая выполнению проекта;

- контрольно-координационная фаза, соответствующая выполнению.

Действия по управлению проектами сводится к реализации конкретных управляющих функций:

- целеполагания;

- планирования;

- организации;

- мотивации;

- контроля;

- координация.

На подготовительной фазе управления проектом выделяются следующие этапы:

• Инициирование проекта.

• Определение проекта.

• Целеполагание проекта.

• Формирование и организация проектного коллектива.

• Определение структуры проекта

• Планирование выполнения проекта.

• Планирование использования ресурсов проекта.

• Организация выполнения проекта.

Эти действия контролируются и координируются, что требует расширения номенклатуры этапов:

• контроль выполнения проекта;

• координация выполнения проекта;

• завершение проекта.

Большинство действий взаимосвязаны и образуют сложную структуру реализации проекта. Отсюда управление проектом является само сложным проектом.

Рассмотрим конкретные этапы управления проектом в соответствии с последовательностью их выполнения.

Инициирование проекта

Инициирование проекта включает:

1. Анализ потребностей.

2. Формулировку проектных инициатив.

3. Доведение проектных инициатив до руководства.

4. Анализ и оценку проектных инициатив.

5. Принятие проектных инициатив руководством для дальнейшей разработки либо их отклонение.

Проект может инициироваться вне либо внутри реализующего его предприятия, но сохраняется порядок его рассмотрения.

С учетом сложности, стоимости и длительности проектов, а также связанных с ними рисков проектные инициативы должны предваряться детальным анализом потребностей предприятия. Необходимо проводить рыночный, организационный, экономический, социальный и т.п. анализ.

Результаты анализа представляются в виде:

• планов рыноч­ной деятельности,

• стратегических планов,

• программ реструктуризации,

• маркетинговых планов,

• программ повышения качества и т.д.

Эти результаты должны содержать комплекс рекомендуемых мероприятий, имеющих более или менее сложный кратко-, средне- или долгосрочный период реализации. Некоторые сложные и долгосрочные мероприятия имеют характер проектов. Появление таких рекомендаций может рас­сматриваться как проектная инициатива. Относительно редки случаи инициирования проектов, не связанных с развернутыми планами пред­приятия. Это могут быть небольшие проекты, затрагивающие локальные сферы деятельности предприятия.

Для того чтобы проектная инициатива стала предметом дальнейшего обсуждения, ее необходимо четко кратко и ясно сформулировать. Формулировка проектной инициативы должна концентрироваться, в первую очередь, на обосновании необхо­димости проекта, т.е. на указании пользы его реализации и негативных последствий его отклонения. Также целесообразно оценить (с макси­мальной для этой стадии точностью) ожидаемые затраты (издержки, тру­доемкость, длительность и т.п.).

Доведение проектных инициатив до руководства заключается в пред­ставлении их первому руководителю предприятия либо иному должнос­тному лицу, уполномоченному для их рассмотрения. Проектные иници­ативы анализируются и оцениваются с целью определения необходимости и возможностей (финансовых, трудовых, организационных, технических и т.д.) их реализации.

Проекты анализируются и оцениваются назначенными руководством специалистами. Большие проекты рассматриваются, как правило, кол­легиально. По результатам анализа и оценки проектных инициатив ру­ководство предприятия принимает решение о целесообразности их даль­нейшей разработки. Принятие проектной инициативы к рассмотрению не является решением о принятии проекта к реализации. Такое реше­ние может быть принято только после проведения детального анализа на последующих этапах управления проектами.

Процессы инициирования проектов слабо формализованы. В круп­ных учреждениях таких, как научно-исследовательские институты, кон­салтинговые фирмы, фонды поддержки культурных и социальных ини­циатив и т.п., реализующих большое количество проектов, могут действовать внутренние правила, определяющие поря­док выдвижения инициатив и требования к форме их описания. Среди универсальных методов инициирования проектов чаще всего применя­ются технологии контрольных листов и формуляры.