Практическая работа 3 Создание таблицы в табличном процессоре ms Excel

Цель работы:

1. Освоение приемов работы с табличным процессором MS Excel.

2. Получение навыков практической работы по созданию электронной таблицы.

3. Выполнение операций ввода и редактирования данных в ячейках.

4. Выполнение операций форматирования данных в ячейках и таблиц в целом.

5. Выполнение ввода в ячейки электронных таблиц формул для проведения вычислений.

6. Выполнение операций сортировки данных в таблице.

7. Выполнение операций фильтрации записей в таблице.

Продолжительность работы: 6 часов.

Задание 1. Настройка экрана Excel и создание новой рабочей книги

Запустите табличный процессор Excel. Для запуска программы Excel нажмите кнопку ПУСК на панели задач и выберите пункт Главного меню Программы  Microsoft Excel.

Запуск программы Excel может осуществляться любым из стандартных способов запуска приложений, в том числе двойным щелчком мыши по пиктограмме Microsoft Excel или по значку документа, ассоциированного с Excel. Распахните окно документа. Внимательно рассмотрите окно программы Excel и сравните его с окном программы Word.

Сравните пункты горизонтального меню документа Excel с пунктами меню документа Word. Запишите отличия в конспект.

Ознакомьтесь с панелью инструментов Excel, отметьте в конспекте новые пиктограммы (по сравнению с Word).

Введите параметры настройки программы Excel (или проверьте их установку), не снимая ранее установленные другие переключатели .

С помощью меню ВИД  Панели инструментов выведите на экран панели инструментов:

• Стандартную;

• Форматирование.

С помощью команд меню СЕРВИС  Параметры на вкладке Вид установите:

• Строку состояния;

• Строку формул.

Установите переключатели:

• Объекты – отображать;

• Сетка;

• Заголовки строк и столбцов;

• Символы структуры;

• Горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки;

• Ярлычки листов;

• Авторазбиение на страницы.

Переключатель Формулы в поле Параметры окна должен быть снят.

На вкладке Общие установите следующие параметры:

• Стиль ссылок – снимите переключатель R1C1 в поле Параметры. В этом случае по умолчанию устанавливается стиль ссылок А1, при котором столбцы обозначаются буквами от A до ZZ. При установленном переключателе R1C1 и столбцы, и строки обозначаются цифрами;

• Защита от макровирусов;

• Листов в новой книге – 5 (по умолчанию – 3);

• Стандартный шрифт Times New Roman Cyr, размер 12;

• Укажите рабочий каталог для сохранения новых файлов – введите путь и имя Вашей папки;

• Введите имя пользователя.

На вкладке Вычисления установите переключатели:

• Вычисления автоматически;

• Точность как на экране.

На вкладке Правка установите переключатели следующих параметров:

• Правка прямо в ячейке;

• Перетаскивание ячеек;

• Переход к другой ячейке после ввода – вправо;

• Автозаполнение значений ячеек.

Создайте новый документ (рабочую книгу). Для этого введите команду ФАЙЛ  Создать (или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов), в диалоговом окне Создание документа на вкладке Общие выделите значок Книга и нажмите кнопку ОК. Файлы документов, созданных с помощью табличного процессора Excel, имеют стандартное расширение *.xls. При запуске Excel без указания имени файла процессор по умолчанию предлагает начать создание нового документа по условным наименованием Книга 1.

Сохраните документ в файле под именем Tabl.xls в папке LR1. Для этого необходимо выбрать команду меню ФАЙЛ  Сохранить как.... При сохранении файла нужно в диалоговом окне Сохранение документа указать формат сохранения – тип файла (Книга Microsoft Excel) и ввести имя файла. Расширение имени файла можно не вводить, так как программа добавит расширение .xls автоматически.

Сохраните работу.

Задание 2. Создание таблицы

Запустите табличный процессор Excel. Откройте файл Tabl.xls.

Сделайте активным Лист 1. С помощью контекстного меню присвойте ему имя Таблица.

Создайте таблицу по образцу, указанному в варианте задания. Перечень вариантов таблиц приведен в Приложении 4.

Расположите полученную таблицу на всю ширину страницы. Для этого измените ширину всех столбцов до необходимых размеров. Таблица должна разместиться на стандартном листе бумаги формата А4 (ориентацию страницы выбрать в зависимости от вида и размеров табличного документа).

Изменить ширину столбца можно, перетащив мышью правый разделитель в строке заголовка столбца. Для подгонки ширины столбца в соответствии с содержимым его ячеек необходимо установить указатель на правую границу заголовка и дважды нажать кнопку мыши.

Для изменения ширины столбца используют также команды меню ФОРМАТ  Столбец  Ширина (Автоподбор ширины или Стандартная ширина).

С помощью команд меню ФОРМАТ  Строка  Высота строки при необходимости измените высоту строки до нужных размеров. Можно определить высоту строки, используя команду Автоподбор (подгон) высоты.

Для получения сведений о приемах изменения размеров ячейки и разрешения других вопросов используйте справочную систему MS Excel.

Вставить строку для написания заголовка таблицы можно с помощью команд меню ВСТАВКА  Строки. Перед вставкой необходимо установить курсор в любую ячейку строки 1.

Заполните таблицу условными исходными данными. Заполните семь строк.

При вводе данных в ячейки электронной таблицы их необходимо зафиксировать, т. е. сообщить программе об окончании ввода.

Зафиксировать данные можно одним из способов:

• нажать клавишу Enter;

• щелкнуть мышью на другой ячейке;

• перейти к другой ячейке с помощью клавиш управления курсором;

• щелкнуть мышью на кнопке Конец ввода (Enter) в строке формул;

• щелкнуть мышью на квадратике в нижнем правом углу ячейки.

При обнаружении ошибок в ячейках с данными используйте режим редактирования для их исправления и перемещение фрагментов из одного места таблицы в другой.

Режим редактирования позволяет вносить изменения в содержимое ячейки без полного повторения его набора. Для редактирования нужно выделить ячейку, а затем активизировать поле ввода и редактирования нажав клавишу F2 или щелкнув мышью в Строке формул. Двойной щелчок по ячейке позволяет произвести редактирование непосредственно в активной ячейке.

Перемещение, копирование и вставка фрагментов с помощью буфера обмена производится так же, как в документах Word, т.е. с помощью команды меню ПРАВКА  Вырезать (Копировать), а затем ПРАВКА  Вставить можно переместить (скопировать) содержимое ячейки в другую ячейку.

Чем отличаются операции Вырезать и Вставить в Excel от аналогичных операций в Word? Запишите ответ в конспект.

Содержимое ячейки можно переместить в другую ячейку с помощью мыши. Чтобы воспользоваться методом перетаскивания нужно поместить курсор мыши на любую линию контура ячейки (блока) так, чтобы он принял вид направленной влево стрелки, затем нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить (буксировать) ячейку (блок) на другое место. Копирование производится аналогично при нажатой клавише Ctrl.

Сохраните работу.

Задание 3. Выполнение расчетов в таблице

Произведите необходимые вычисления в соответствующих ячейках таблицы. Для этого введите в ячейки формулы, необходимые для получения расчетных значений, например стоимость товара равна произведению цены на количество и т. д. При затруднениях с определением формул для расчетов обратитесь к преподавателю. В последнюю строку таблицы необходимо ввести формулы, вычисляющие итоги по обозначенным звездочками столбцам.

Вычислите по итоговым данным среднее значение показателя на один объект исследования. Поместите эти величины ниже итоговых данных.

Для выполнения вычислений в таблице необходимо установить курсор в соответствующей ячейке (с ожидаемым результатом). Ввод формул всегда начинается со знака равенства (=). Формула представляет собой совокупность математических операторов, чисел, ссылок на адреса ячеек и функций, например =(H9+K3). Адреса ячеек и имена операторов нужно вводить без пробелов и по латинскому регистру. Адреса ячеек можно вводить в формулы без использования клавиатуры, а просто щелкая по ним мышью. В формулах используются следующие арифметические действия (операторы): сложение (+), вычитание (–), умножение (*), деление (/), возведение в степень (^). При вычислениях с помощью формул соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций.

Для выполнения вычислений в таблице можно использовать команду меню ВСТАВКА  Функция или кнопку Вставка функции на панели инструментов Стандартная, выбрать нужную функцию, а затем ввести адреса ячеек с данными или числа в диалоговом окне.

Для вычисления суммы используйте функцию СУММ или кнопку Автосумма на панели инструментов Стандартная.

Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула.

Обратите внимание на то, что в строке ввода высвечивается формула для расчета, а в самой ячейке отображается значение – число, полученное в результате вычисления по этой формуле.

При вводе одинаковых формул в разные ячейки используйте копирование и вставку фрагментов с помощью буфера обмена, мыши и маркера заполнения.

Маркер заполнения – маленький квадрат в правом нижнем углу ячейки. Для копирования с его помощью нужно указать мышью на него и после того, как курсор превратится в черное перекрестие, нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, переместить маркер в нужную ячейку. Следует иметь ввиду, что если выделены строка или столбец целиком, то маркер заполнения выводится в левом нижнем углу строки или в правом верхнем углу столбца, а не в конце выделения.

Сохраните работу.

Задание 4. Форматирование данных в ячейках и таблицы в целом

С помощью команд меню ФОРМАТ  Ячейки… выведите на экран диалоговое окно Формат ячеек. Внимательно проанализируйте структуру этого окна, его вкладки и те возможности, которое оно предоставляет для форматирования ячеек.

Установите следующую разрядность чисел в ячейках таблицы: цены и стоимость представить с точностью до копеек, все остальные числа – с любой точностью и любом формате на Ваш выбор. Для этого с помощью команд меню ФОРМАТ  Ячейки… на вкладке Число установите Числовой формат (либо другой) и нужное число десятичных знаков.

Форматирование символьных данных произведите следующим образом:

• общий заголовок разместите в ячейках, расположенных по всей длине таблицы;

• текст в ячейках остальных заголовков расположите по центру ячеек и по вертикали и по горизонтали;

• в ячейках с заголовками установите полужирное начертание шрифта;

• тип шрифта, его начертание и размер, а также ширина столбца должны обеспечивать просмотр всего текста в ячейке.

Для форматирования данных можно использовать команду меню ФОРМАТ  Ячейки…. В диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание в разделе Выравнивание выбрать в окнах списков по горизонтали и по вертикали По центру, в разделе Отображение установите переключатели Переносить по словам, Объединение ячеек и другие. На вкладке Шрифт выбрать необходимые тип шрифта, стиль начертания и размер.

Разделить текст в ячейке на две строки можно с помощью комбинации клавиш Alt+Enter.

Оформите таблицу рамками внутри и снаружи. Причем снаружи примените утолщенные линии, а внутри – любые на Ваш выбор. Для получения рамок в таблице необходимо выделить таблицу и использовать:

• команды меню ФОРМАТ  Ячейки… (вкладка Граница);

• кнопки панели Форматирование Границы;

Произведите заливку заголовка и строк таблицы разными цветами (на Ваш выбор). Верхние заголовки окрасьте одним цветом, строки таблицы – другим, а строку с итогами – третьим. Для этого используйте команды меню ФОРМАТ  Ячейки… (вкладка Вид) либо кнопки панели Форматирование Цвет заливки.

Для форматирования таблицы можно применить команды меню ФОРМАТ  Автоформат.

Сохраните работу.

Предъявите преподавателю результаты работы: отформатированную таблицу с результатами вычислений.

Задание 5. Сортировка данных в электронных таблицах

Запустите табличный процессор Excel. Откройте файл Tabl.xls.

Вставьте в рабочую книгу новый лист. Присвойте ему имя Сортировка.

Сделайте активным Лист Таблица, щелкнув по его ярлычку.

Скопируйте созданную таблицу на Лист Сортировка.

Скройте последнюю строку таблицы с помощью команд меню ФОРМАТ  Строка  Скрыть. Выделите всю таблицу и скопируйте ее ниже на этом же листе два раза.

Произведите сортировку данных в таблицах по столбцам, выделенным в Вашем варианте табличного документа серым цветом. При этом в нечетных вариантах расположите данные по возрастанию, а в четных – по убыванию. В первом экземпляре таблицы выполните сортировку по одному столбцу, во втором – по другому, а в третьем – по обоим.

Для проведения сортировки укажите ячейку в сортируемом списке и используйте один из следующих вариантов действий.

Сортировка данных в электронных таблицах производится с помощью команд меню ДАННЫЕ  Сортировка или с помощью кнопок  (по возрастанию), (по убыванию) на Стандартной панели инструментов.

Отобразите последнюю строку в первом экземпляре таблицы с помощью команд меню ФОРМАТ  Строка  Отобразить.

Чтобы вывести на экран скрытые строки, выделите ячейки в строках над и под скрытыми строками.

Предъявите преподавателю результаты работы:

• созданный лист с именем Сортировка;

• таблицы с сортировкой данных по указанным признакам.

Скопируйте созданные три таблицы с результатами сортировки в буфер обмена.

Сохраните работу. Закройте книгу. Закройте окно приложения.

Запустите текстовый процессор Word. Откройте документ Otchet.doc. Перейдите любым известным Вам способом в начало третьей страницы. Вставьте из буфера обмена таблицы, созданные в табличном процессоре Excel, в виде внедренного объекта. Для этого выберите команду меню ПРАВКА  Специальная вставка. В открывшемся окне выберите команду Вставить, а в списке Как выберите Лист Microsoft Excel (объект). Для отображения внедренного объекта – листа – в виде значка установите флажок В виде значка. Для предупреждения отображения объекта – листа – в виде графического объекта, который можно позиционировать перед текстом или за ним и другими объектами, снимите флажок Поверх текста.

Сохраните работу. Закройте документ. Закройте окно приложения.

Отчет по практической работе 3 должен включать в себя три таблицы с результатами сортировки.

Задание 6. Фильтрация (выборка) данных с использованием автофильтра

Запустите табличный процессор Excel. Откройте файл Tabl.xls.

Вставьте в рабочую книгу новый лист. Присвойте ему имя Фильтрация. Скопируйте в этот лист таблицу ”Ведомость к практической работе № 3”. Таблица представлена в Приложении 5.

Произведите фильтрацию записей таблицы согласно критериям, изложенным в Вашем варианте задания. Перечень вариантов приведен в Приложении 6.

Для выполнения фильтрации данных с помощью автофильтра нужно:

1. установить курсор внутри таблицы;

2. выбрать команду меню ДАННЫЕ  Фильтр  Автофильтр;

3. чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажать кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные;

4. выбрать значение в списке;

5. повторить шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.

Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите строку “условие” и задайте критерии выборки.

Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному условию отбора, выберите необходимый оператор сравнения в первом поле под надписью Показать только те строки, значения которых и значение сравнения справа от него.

Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям отбора, введите оператор и значение сравнения в первой группе полей, нажмите кнопку И, а затем введите второй оператор и значение сравнения во второй группе полей.

Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному из двух условий отбора, введите оператор и значение сравнения в первой группе полей, нажмите кнопку Или, а затем введите второй оператор и значение сравнения во второй группе полей.

Сформулируйте и введите заголовок таблицы.

Сохраните документ.

Задание 7. Форматирование таблицы с результатом фильтрации

Установите следующую разрядность чисел в ячейках таблицы: цены и стоимость представить с точностью до копеек, а количество продуктов – с точностью до десятых долей соответствующей единицы измерения.

Форматирование символьных данных произведите следующим образом:

• общий заголовок разместите в ячейках, расположенных по всей длине таблицы;

• текст в ячейках остальных заголовков расположите по центру ячеек и по вертикали и по горизонтали;

• в ячейках с заголовками установите полужирное начертание шрифта;

• тип шрифта, его начертание и размер, а также ширина столбца должны обеспечивать просмотр всего текста в ячейке.

Оформите таблицу рамками внутри и снаружи. Причем снаружи примените утолщенные линии.

Произведите заливку заголовка и строк таблицы разными цветами (на Ваш выбор).

Сохраните работу.

Предъявите преподавателю результаты работы:

• созданный лист с именем Фильтрация;

• оформленную таблицу с данными, отфильтрованными по указанным в варианте критериям.

Выведите на печать результаты работы.

Закройте все документы. Закройте окно приложения. Завершите работу.

Отчет должен содержать таблицу с результатом фильтрации.