1.3 Программное обеспечение бюджетирования

В настоящее время многие российские предприятия решают задачи бюджетирования с помощью электронных таблиц Excel. Подобные "системы" уже не справляются с поддержанием сложной структуры предприятия, включением в процесс бюджетирования большого количества специалистов из разных подразделений, подготовкой специализированных отчетов, поэтому принимаются решения о переходе к использованию специализированного программного

15

обеспечения. При этом должна обеспечиваться преемственность между бюджетными данными в старой и новой системах.

Задачи анализа бюджетных данных являются очень актуальными для каждого предприятия. При этом форматы бюджетов и методология анализа у каждого предприятия различны, поэтому применение большинства стандартных российских программных продуктов для анализа финансового состояния предприятия с их жестким механизмом анализа и стандартными формами исходных данных невозможно. Поэтому в настоящее время наиболее эффективным функцию анализа бюджетных данных реализовать с помощью ЭАС «АБФИ - предприятие»(7). Данная система является универсальной и позволяет использовать в качестве исходных данных для анализа любую финансовую информацию, реализовывать собственную методологию анализа и формировать выходные формы любого необходимого формата. С помощью механизма SQL-запросов, данные из бюджетного файла могут анализироваться в ЭАС «АБФИ -предприятие». В результате применения подобной "связки" получаются готовые аналитические отчеты о финансовом состоянии предприятия в результате исполнения бюджета. При реализации различных сценариев бюджета в изменяющихся внешних условиях, проводится анализ "что - если", оценивается прогнозное финансовое состояния предприятия.

По понятным причинам наиболее остро проблема бюджетирования стоит перед крупными предприятиями. В процессе составления бюджета вводится информация по различным подразделениям, продуктам, проектам и другим направлениям деятельности. Зачастую у крупного предприятия, например, холдинга есть филиалы или заводы расположенные по всей России. Решение проблемы бюджетирования в данном случае следующее – в зависимости от используемого для бюджетирования программного обеспечения, возможны разные пути. Если бюджетирование производится в центральном офисе и работа ведется с единой базой данных, то существуют две возможности - либо искать возможности подключения всех своих удаленных филиалов к единой базе данных, либо посылать по электронной почте таблички, которые должны быть заполнены

16

бюджетными данными на уровне конкретного завода. Во втором варианте реализовать единый корпоративный стандарт программного обеспечения не удастся. Еще большие проблемы возникнут при желании центрального офиса изменить бюджет филиалов: сначала данные из электронных таблиц надо будет ввоть в единую базу, затем там анализировать, экспортировать из базы в электронные таблицы, отдельно писать замечания, все это отправлять на завод и так до тех пор, пока стороны не придут к консенсусу. Первый вариант позволит избежать данных проблем, но будет связан со значительными дополнительными затратами (в особенности, если филиалов много). Может быть, при составлении бюджета существует альтернативный вариант, позволяющий использовать единое программное обеспечение во всех подразделениях компании.

Есть два основных подхода к решению проблем бюджетирования. Один базируется на развитии средств пользовательского интерфейса и стремлении устранить основные проблемы Excel. Фактически, все приложения такого типа -это трехмерные электронные таблицы, различным образом оформленные. Такие системы ориентированы на небольшие бюджеты и стоят, обычно, недорого.

Другой тип - системы, базирующиеся на принципах групповой работы и реализующие различные методы сбора информации. Они способны решать вопросы бюджетирования на предприятиях любого масштаба и обладают стандартными характеристиками крупных систем: открытостью, масштабируемостью и т.п. Внедрение таких систем требует существенных затрат, как временных, так и денежных, но является единственным перспективным вариантом для крупных предприятий.

Проблема западных систем бухучета - несоответствие российскому законодательству. Вопросы же стратегического планирования в компании регулируются не законами, а принципами, принятыми руководством компании. Поэтому имеет смысл использовать наиболее проверенные подходы, не обращая внимания на то, откуда они пришли.

При выборе системы бюджетирования следует учитывать следующие факторы

17

1. Сколько человек имеет непосредственное отношение к работе над бюджетом?

2. Какова степень интеграции ваших подразделений?

3. Каковы требования к детализации бюджета?

4. Каков объем данных, обрабатываемых при подготовке бюджета?

Ответы на эти вопросы помогут сформулировать свои первоначальные требования к системе и оценить технологические и функциональные решения, предлагаемые поставщиками.

Общий же список факторов, определяющих пригодность системы, состоит из четырех элементов:

1. Технологичность (открытость решений, масштабируемость)

2. Функциональность (групповая работа, аналитические возможности)

3. Гибкость (возможность настройки под ваши условия работы)

4. Надежность поставщика (история работы, число внедрений)

Систему управления предприятием часто изображают в виде пирамиды, разделенной на три слоя. В нижнем слое располагаются модули, работающие с первичной информацией: счетами, платежными поручениями, данными кассовых аппаратов и проч. Это слой оперативного учета. На данных оперативного учета строится работа бухгалтерии и некоторых других модулей. Их задача -составление детальной отчетности о деятельности предприятия. Слой, формирующий такую отчетность, называется слоем управленческого учета (термин "управленческий учет" понимается здесь несколько шире, чем обычно, он охватывает все виды отчетности, служащие источником данных о состоянии компании). И, наконец, самый верхний слой состоит из подсистем, предназначенных для создания укрупненных отчетов и планов. Это слой стратегического анализа.

Реализация первых двух слоев известна - это классические корпоративные информационные системы, интегрированные в едином информационном пространстве. Естественно предположить, что и верхний слой интегрируется в общую систему таким же образом.

18