8. Форматирование данных

При работе с ЭТ особое значение имеет формат ячейки таблицы. От формата зависят способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке (шрифт, размер символов, способ выравнивания; форма представления чисел и т. д.).

Формат ячейки не отображается на экране, устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.

Изменить формат в отдельной ячейке, блоке ячеек или всей таблице можно с помощью:

• кнопок панелей инструментов Стандартная и Форматирование.

• командой Формат>Ячейки.

• командой контекстного меню Формат ячеек.

В MS Excel имеется специальная группа кнопок, которая позволяет быстро изменять форматы числовых данных (устанавливать в ячейках и диапазонах разделители тысяч, присваивать числам денежный или процентный форматы, увеличивать или уменьшать разрядность чисел). Кроме того, очень удобно использовать кнопку Формат по образцу.

Для объединения по горизонтали нескольких ячеек и расположения текста заголовка по центру таблицы существует специальная кнопка Объединить и поместить в центре.

Для отмены объединения ячеек нужно выделить эти ячейки, ввести команду Формат>Ячейки и на вкладке Выравнивание снять переключатель Объединение ячеек.

Диалоговое окно Формат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек:

• Число.

• Выравнивание.

• Шрифт.

• Граница.

• Вид.

• Защита.

На вкладке Число можно выбрать нужный формат для данных.

На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста.

На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке:

• по горизонтали,

• по вертикали,

• ориентация,

• по вертикали.

Для оформления ячеек электронной таблицы линиями и рамкой используется вкладка Граница, а также кнопка панели инструментов Границы.

С помощью вкладки Вид, а также кнопок Цвет заливки и Цвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном, выбрать цвет и узор.

На вкладке Защита можно скрыть отображение введенных в ячейку формул, а также установить защиту ячейки – запретить изменение помещенных в нее данных. Ячейки, для которых установлены эти параметры, могут быть блокированы или скрыты только после установки защиты всего Рабочего листа или всей Книги. Эта защита выполняется с помощью команды Сервис>Защита.

В MS Excel имеется Автоформатирование – ряд стандартных образцов оформления таблицы с использованием различных шрифтов, способов обрамления и заливок.

Для выполнения Автоформатирования необходимо выделить нужный диапазон ячеек, ввести команду Формат>Автоформат и в диалоговом окне Автоформат выбрать подходящий вариант оформления.

Кроме того, в MS Excel имеется так называемое Условное форматирование. Оно позволяет выделять в таблице отдельные ячейки, удовлетворяющие определенным условиям, и применять к ним оформление, отличное от форматирования всей таблицы.

Если значение ячейки изменяется и перестает удовлетворять заданным условиям, то программа автоматически отменяет (скрывает) примененное к этим ячейкам форматирование. Например, можно закрасить ячейку другим цветом, если содержащееся в ней значение превосходит определенную величину и т.д.

Формулы используются в качестве критериев условного форматирования для оценки данных или условий, отличных от значений выделенных ячеек. Формула должна принимать логическое значение Истина или Ложь.

Для одной ячейки или группы ячеек может быть задано до трех условий форматирования.

Для применения условного форматирования (выделения ячеек, удовлетворяющих определенным условиям) нужно:

• Выделить необходимые ячейки.

• Ввести команду Формат>Условное форматирование.

• В диалоговом окне Условное форматирование выполнить одно из следующих действий:

• выбрать параметр Значение и ввести нужное значение или формулу,

• выбрать параметр Формула и в поле справа ввести нужную формулу,

• выбрать тип шрифта, цвет, подчеркивание, рамку, цвет заливки и узор.