17. Средства автоматизации ввода и редактирования данных. Заполнение ячеек

В последних версиях MS Excel имеются разнообразные средства ддя автоматизации ввода данных в ячейки электронной таблицы. К ним относятся:

• Автозавершение;

• Автозамена;

• Автозаполнение.

Автозавершение используется для ускорения ввода текстовых данных в столбцы электронной таблицы. Табличный процессор способен предвидеть (угадывать) намерения пользователя. При вводе текста в некоторый столбец MS Excel формирует список слов, содержащихся в этом столбце, и пытается завершить набор повторяющихся слов после ввода лишь его первых символов. Пользователь может либо принять вариант автозавершения и зафиксировать его обычным способом, либо продолжать вводить другой текст, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

В контекстном меню любой ячейки столбца с текстовыми данными имеется команда Выбрать из списка, с помощью которой можно просмотреть весь список слов, введенных в данный столбец, и выбрать любое из них для вставки в активную ячейку (рис. 4.18). фрагмента так, чтобы он превратился в наклоненную стрелку • перетащить фрагмент в необходимое место другого документа. В табличном процессоре MS Excel мышь используется также Д"

перетаскивания маркера автозаполнения (см. ниже).Операцию автозавершения удобно использовать при создании таблиц, содержащих большое количество строк с повторяющимися текстовыми данными. Чтобы использовать возможности автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд (без пустых ячеек между ними). Режим автозавершения не используется для ввода даты и времени, чисел, формул и функций.

Автозамена используете* в MS Excel, как и в других приложениях Microsoft Office, для исправления наиболее распространенных опечаток и ускорения ввода часто используемых фрагментов.

Настройка параметров, добавление, удаление элементов в список автозамен MS Excel производятся в диалоговом окне Автозамена, которое можно вывести на экран с помощью команды меню окна MS Excel СЕРВИСА Автозамена (рис. 4.19).

Заполнение ячеек служит для упрощения ввода в электрон–^ таблицу однотипных данных и формул. Для заполнения пус–_1Х ячеек данными, содержащимися в ранее заполненных ячей–_каХ) используются:

• команда меню ПРАВКА^Заполнить (вверх, вниз, впра–

• „_0; влево, по листам);

• маркер автозаполнения.

Значения в заполняемых ячейках зависят от типа исходных данных, их шага и предельного значения.

При вводе команды меню ПРАВКА^Заполнить^Прогрес–сия в диалоговом окне Прогрессия можно задать точные параметры заполнения ячеек:

• Расположение – по строкам или по столбцам;

• Шаг – значение, на которое будет увеличиваться или

• уменьшаться элемент ряда. Если введено положительное число,

• то ряд будет возрастать, а если отрицательное, то убывать;

• Тип прогрессии (арифметическая, геометрическая, даты,

• автозаполнение). При установленном переключателе Автоза

• полнение происходит заполнение выделенных пустых ячеек ря

• дом, основанным на данных, включенных в выделение. При вы

• боре этой команды игнорируются все установки окна Шаг;

• Предельное значение – значение, на котором ряд должен

• быть закончен (это окно можно и не заполнять);

• Автоматическое определение шага. Если установлен

• этот флажок, то значение окна Шаг игнорируется (рис. 4.20).В MS Excel существует возможность создания пользовательского списка автозаполнения либо из существующих на листе элемен, тов, либо с помощью непосредственного ввода данных.

Для использования функции автозаполнения необходимо при настройке программы MS Excel ввести команду СЕРВИС ^Параметры и на вкладке Правка установить переключатель Авто–заполнение значений ячеек.

Автозаполнение может использоваться:

• для одновременного ввода одного и того же значения или

• формулы в несколько ячеек;

• для ввода данных на несколько рабочих листов одновременно;

• для автозаполнения ячеек таблицы данными предвари

• тельно сформированных списков или формулами с помощью

• маркера автозаполнения.

Для одновременного ввода одного и того же значения или формулы в несколько ячеек одного рабочего листа необходимо:

• выделить ячейки, в которые следует ввести данные, при

• чем можно выделять как смежные, так и несмежные ячейки и

• диапазоны;

• в активную ячейку выделенного диапазона, которая отме

• чена белым цветом, начать ввод нужного значения;

• завершить ввод нажатием комбинации клавиш Ctrl+Enter.

Нужное значение будет помещено во все выделенные ячейки.

Если в активную ячейку вводится не постоянное значение, а

формула с относительными ссылками, то при выполнении этой операции в формулах будет происходить автоматическая настройка адресов в соответствии с правилом относительной ориентации ячеек.

Программа MS Excel позволяет вводить и редактировать данные на нескольких рабочих листах одновременно. Для одновременного ввода или редактирования одних и тех же данных на нескольких рабочих листах эти листы нужно предварительно выделить (сгруппировать), а затем ввести данные в ячейки активного рабочего листа. Эти данные будут автоматически внесены в соответствующие ячейки всех выбранных листов, а любые операции, выполняемые на одном из сгруппированных листов, будут пр°" дублированы на остальных рабочих листах. Напомним, что выделение нескольких смежных рабочих лисов производится щелчком мыши по ярлычкам листов при одно–ременно нажатой клавише Shift, а выделение несмежных рабо–_чих листов – при нажатой клавише Ctrl. Для отмены выделения нескольких рабочих листов книги нужно щелкнуть правой кноп–_КОЙ мыши по ярлычку любого выделенного листа и ввести ко–манДУ Разгруппировать листы.

Если данные введены только на одном листе, а требуется быстро скопировать их в соответствующие ячейки других листов, то нужно выполнить следующую последовательность действий:

• выделить одновременно лист, содержащий нужные дан

• ные, и листы, на которые необходимо произвести копирование;

• выделить ячейки, содержащие копируемые данные;

• ввести команду ПРАВКА^Заполнить^По листам и в

• диалоговом окне установить нужный переключатель (рис. 4.21).