14. Изменение ширины столбцов и высоты строк

Ширина столбца измеряется в символах и может иметь величину от 0 до 255 символов. Например, ширина столбца 8 означает, что в ячейку данного столбца помещаются 8 символов стандартного шрифта.

Высота строки измеряется в пунктах (от 0 до 409). Чтобы записать в ячейку длинный текст или формулу, приходится изменять ширину столбца или строки. Для изменения размеров столбца (строки) в MS Excel предусмотрено несколько способов – с использованием команд меню или "вручную".

Чтобы изменить ширину одного или нескольких столбцов или высоту строк, их надо выделить и использовать команды меню ФОРМАТ^СтолбецсФШирина (Автоподбор ширины, Стандартная ширина) или ФОРМАТ^Строка^Высота (Автоподбор высоты), а затем в открывшихся диалоговых окнах можно:

• задать точную ширину столбцов (высоты строк);

• осуществить автоподбор в соответствии с введенными данными;

• задать стандартную ширину выделенным столбцам (как при создании новой книги).

Для быстрого автоподбора ширины столбца по ширине введенных в него данных нужно сделать два щелчка по правому разделителю в строке заголовка столбца. Для быстрого автоподбора высоты строки нужно сделать два щелчка по нижнему разделителю строки.

Чтобы изменить ширину столбца "вручную" (с помощью мыши), нужно:

• поместить указатель мыши на правую границу столбца в

^строке с заголовками столбцов (А, В... и т.д.) (при этом указатель Мьщщ превратится в двойную стрелку, перечеркнутую верти кальной чертой +}•*•)• нажать левую кнопку и, удерживая ее нажатой, переместить границу между столбцами. При этом будет изменяться щирина столбца, расположенного слева от указателя мыши.

Для изменения с помощью мыши высоты строки нужно:

• поместить указатель мыши на нижнюю границу строки в колонке с заголовками строк (1, 2, 3 и т. д.) (указатель мыши превратится в двойную стрелку, перечеркнутую горизонтальной чертой);

• нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить границу между строками. При этом будет изменяться высота строки, расположенной выше указателя мыши.

При перемещении границ с помощью мыши рядом с указателем высвечивается текущая ширина столбца или высота строки.

15. Ввод и редактирование данных

Ввод данных в таблицу MS Excel 2000 можно начинать в том случае, если в строке состояния высвечивает индикатор режима Готово. Во время ввода данных в строке состояния появляется индикатор режима Ввод.

При проектировании таблиц и вводе данных следует по возможности использовать ячейки, расположенные в начале рабочего листа – ближе к левому верхнему углу таблицы.

На одном рабочем листе рекомендуется размещать не более одной таблицы.

Основным отличием ввода данных в электронные таблицы от ввода в текстовом процессоре Word является то, что после помещения данных в ячейки таблицы MS Excel эти данные необходимо зафиксировать, т.е. сообщить программе, что ввод данных в ячейку закончен.

Зафиксировать данные можно одним из способов:

• нажать клавишу Enter;

• щелкнуть мышью на другой ячейке;

• перейти к другой ячейке с помощью клавиш управления

• курсором;

• щелкнуть по кнопке Конец ввода в Строке формул;

• щелкнуть мышью на квадратике в нижнем правом углу

ячейки |Ввод [.

В двух последних вариантах активной остается та же самая ячейка.

Редактирование данных в MS Excel можно производить непосредственно в самой ячейке или в строке формул.

Попытка в режиме ввода данных внести исправления в ячейку, уже содержащую ранее введенные данные, приводит к потере этих данных. Чтобы этого не произошло, необходимо перейти в режим редактирования, который позволяет вносить изменения в содержимое ячейки без полного повторения его набора. В режиме редактирования все содержимое активной ячейки появляется в Строке формул. Этот режим особенно удобен, когда вносимые изменения невелики по сравнению с содержимым ячейки.

Для редактирования содержимого ячейки нужно:

• активизировать ячейку;

• нажать клавишу F2 или щелкнуть мышью в Строке фор

• мул (активизировать строковое поле);

• внести в данные необходимые изменения;

• зафиксировать ввод.

Двойной щелчок по ячейке позволяет произвести редактирование непосредственно в активной ячейке. Начало ввода данных после одинарного щелчка приводит к уничтожению содержимого ячейки, в ячейке появляется текстовый курсор и вместо редактирования текста его приходится набирать заново.

При вводе данных, например текста, выходящего по ширине за границы ячейки, он захватывает на экране поля соседних пустых ячеек (до первой занятой), физически оставаясь в одной ячейке. Если начать вводить данные в соседнюю ячейку (справа), то они накладываются на ранее введенный длинный текст и закрывают его, как бы занимая свое законное место. Чтобы увидеть весь текст, нужно либо перейти в режим редактирования, либо изменить ширину ячейки¹.

Если ширина ячейки недостаточна для размещения в ней числовых данных, то ячейка имеет следующий вид:

При двойном щелчке в строке заголовков столбцов (на правой границе столбца) происходит увеличение (автоматическая подгонка) ширины столбца по ширине введенных в ячейку данных.

Для отображения содержимого такой ячейки необходимо ув_е личить ширину столбца.

Текст в ячейки электронной таблицы можно вводить в вид_е нескольких строк.

Разделить строки в одной ячейке можно с помощью комбинации клавиш Alt+Enter или с помощью команды меню ФОРМАТ^Ячейки (в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание установить переключатель Переносить по словам). В этом случае вводимые данные будут заполнять ячейку в несколько строк, не выходя за боковые границы ячейки. Высоту этой строки нужно увеличить или включить автоподгон высоты.

Иногда возникает необходимость скрыть (спрятать на время) столбцы, строки или целые листы таблицы. Эта операция выполняется с помощью– команд меню ФОРМАТ^Строка (Столбец, Лист^Скрыть или с помощью аналогичных команд контекстного меню. Утолщенная граница разделителя столбца или строки, а также пропущенное название столбца (строки) указывает на наличие скрытого столбца или строки.

Для того чтобы показать скрытые ранее столбцы или строки, предварительно следует выделить столбцы (строки) по обе стороны от скрытого столбца (строки) и ввести команду ФОРМАТ ^Строка (Столбец, Л ист) ^Отобразить. Для того чтобы скрыть всю рабочую книгу, нужно установить курсор в любом месте книги и выполнить команду ОКНО^Скрыть. Показать скрытую книгу можно с помощью команды ФАЙЛ^Отобразить.

Добавление ячеек, строк, столбцов и листов. Для вставки пустых ячеек, строк, столбцов или листов в MS Excel используются команды меню окна ВСТАВКА^Ячейки (Строки, Столбцы, Лист) или команды контекстного меню Добавить ячейки (лист).

Команды ВСТАВКА'ФЯчейки и Добавить ячейки вызывают диалоговое окно Добавление ячеек, в котором нужно указать направление сдвига уже заполненных ячеек (рис. 4.15).

Добавить новые пустые ячейки можно слева или сверху от выделенной ячейки или строки. Например, для того чтобы вставить новые (пустые) ячейки с помощью контекстного меню, необходимо выполнить следующие действия:

• выделить ячейку, перед которой будет выполняться вставка; , щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенной ячейке; •

в раскрывшемся контекстном меню выбрать команду До–

ячейки¹;указать направление сдвига выделенной ячейки таблицы –_вниз или вправо.Добавление пустых столбцов происходит слева от выделенного объекта, а добавление строк – сверху от выделенной ячейки или строки, т.е. при вставке столбца остальные столбцы сдвигаются от места вставки на одну позицию вправо, а при вставке строки остальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз.

Операции удаления и очистки. В MS Excel для удаления выделенных ячеек, строк и столбцов используются команды меню ПР АВКА"=> Удалить или команды контекстных меню Удалить. Для удаления выделенных листов используется команда меню ПРАВКА!=>Удалить лист или команда контекстного меню листа Удалить. Перед выполнением команд удаления листа система ^п?едупреждает о том, что отменить удаление выделенных листов ^бУДет невозможно.

В контекстном меню имеется еще команда Вставить, которая в этом случае имеет блеклый (серый) цвет. Эта команда используется для вставки Фрагментов из буфера обмена Для удаления информации, находящейся в выделенных фп_а ментах электронной таблицы (ячейках, строках, столбцах или ли стах), в MS Excel используется команда меню ПРАВКА ^Очистить клавиша Delete или команда контекстного меню Очистить со' держимое.

При исполнении команд ПРАВКА "^Удалить происходит полное удаление фрагментов таблицы и смещение данных в со–седних ячейках, столбцах и строках с изменением (перенастрой–кой) их адресов, а при использовании команды ПРАВКА "^Очистить или клавиши Delete ячейки, столбцы и строки остаются на своем месте.

При вводе команды ПРАВКА "^Очистить появляется подчиненное меню, с помощью которого можно удалить:

• только содержимое выделенных фрагментов;

• только форматы данных, находящихся в выделенных фраг

• ментах электронной таблицы;

• только примечания;

• все данные – форматы, содержимое и примечания (рис. 4.16).

Использование команд контекстного меню Очистить содер–или клавиши Delete приводит к удалению из выделенных Фрагментов только значений (их содержимого). При этом формату ячеек остаются неизменными, так как MS Excel сохраняет в па–0гпи форматы данных, содержащихся в ячейке до выполнения этих команд. Сохранение в ячейках форматов ранее введенных данных может привести к ошибкам в расчетах, поэтому, начиная работать с новым рабочим листом, рекомендуется выделить весь _этот лист и выполнить команду ПРАВКА^ОчиститьФВсе.

Очистка ячеек отличается от вырезания содержащейся в них информации тем, что вырезание предполагает вставку изъятого материала в другое место, тогда как при очистке ячеек информация просто удаляется.