Параметри запиту
Для введення через діалогове вікно конкретного значення в умову відбирання записів використовують параметр запиту.
Ім’я параметра запиту задається безпосередньо в рядку Условие отбора у квадратних дужках (рис. 4). При виконанні запиту це ім’я з’явиться в діалоговому вікні Введите значение параметра.
Наприклад:
Between [початкова дата] and [кінцева дата]
Like “*”+[Назва постачальника]+”*”
[Введіть номер накладної]
Якщо у запит вводиться декілька параметрів, то порядок їх уведення через діалогові вікна визначається порядком розташування полів з параметрами в бланку запиту.
Призначення та види звітів
Звіт – форма об’єднання інформації однієї чи декількох таблиць, що дозволяє отримати статистичний звіт по матеріалам певної бази. Звіт є кінцевим результатом виконання процедур із базою даних і дає змогу отримати дані в будь-якому форматі з різною деталізацією. До нього можна включити елементи оформлення, схеми, діаграми, верхні та нижні колонтитули, що містять службову інформацію, графічні елементи, в тому числі фотографії чи ілюстрації та інше.
Усі звіти, що створюються в MS Access, поділяються на три категорії:
рядкові, в яких дані відображаються рядками в кожному окремому рядку;
стовпцеві, в яких усі поля розміщені одним стовпцем і вирівнюються по лівому краю;
поштові наклейки, призначені для друкування поштових наклейок у різноманітних форматах.
Створення звітів
Є такі засоби створення звітів:
Мастер автоотчетов будує простий звіт (у вигляді стовпця чи рядка за даними обраної таблиці чи запиту;
Конструктор дозволяє опрацювати створений звіт або почати його побудову з нуля;
Мастер отчетов дозволяє створити прості, підсумкові, одно- і багато табличні звіти і т.д.
Оптимальним є комбінований спосіб створення звітів: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформлюють його вручну за допомогою конструктора.
Створення звіту за допомогою майстра звітів Порядок створення звіту за допомогою Мастера отчетов:
У вікні База данных обрати об’єкти Отчеты, клацнути кнопку Создать, а потім двічі – рядок Мастер отчетов або виконати команду Создание отчета с помощью мастера.
Клацнути стрілку списку Таблицы/Запросы і вибрати потрібну таблицю чи запит. Задайте поля, які потрібно включити у звіт (кнопка
).
Їх можна вибрати з різних таблиць чи
запитів. Обрати всі поля з таблиці
допомагає кнопка
.
Для продовження клацніть кнопку
Далее.Вибрати основну таблицю для звіту. Далее.
Визначити рівні угрупування записів. Можна задати від одного до десяти полів, що утворять рівні угрупування. Далее.
Вибрати зі списків поля, за якими необхідно сортувати записи у кожній групі та визначити для них порядок сортування. Сортування можна виконувати не більш ніж по чотирьох полях одночасно. Якщо потрібно підрахувати і вивести в звіті підсумки, клацнути кнопку Итоги і вибрати: суму, середнє, максимальне чи мінімальне значення. Підсумки створюються тільки за числовими полями. Далее.
Визначити зовнішній вигляд звіту: розташування інформації на сторінці й тип сторінки. Далее.
Задати тип форматування і зовнішні атрибути звіту. Далее.
Ввести ім’я створюваного звіту і визначити подальший режим: перегляд чи конструктор (для зміни структури звіту). Готово.
Мастер отчетов допомагає визначити інформацію, що відображається у звіті, і задати стиль форматування, що визначає зовнішній вигляд звіту. На відміну від Мастера автоотчета, Мастер отчетов дозволяє обрати конкретні поля, що входять у звіт (у тому числі з різних таблиць чи запитів). Крім того, Мастер запам’ятовує установлені раніше стиль форматування й атрибути оформлення, що дозволяє швидше проходити діалогові вікна з вже обраними параметрами.