Лабораторна робота №6

Тема: Робота в СУБД Access. Створення запитів та звітів.

Мета: Навчитися використовувати запити та фільтри для пошуку інформації, сортувати дані та створювати звіти. Використовувати агрегатні функції та будувати вирази.

Теоретичні відомості

Призначення та види запитів

Запит – це інструмент, що дозволяє відбирати необхідні дані з однієї чи декількох взаємозалежних таблиць, робити обчислення й одержати результат у вигляді таблиці. Через запит можна робити відновлення даних у таблицях, додавання і видалення записів.

Запит є структурним елементом бази даних, доступ до яких виконується за допомогою кнопки Запросы головного вікна БД.

У Access може бути створено декілька видів запиту:

•  Запит на вибірку – вибирає дані із взаємозалежних таблиць та інших запитів. Результатом його є таблиця, що існує до закриття запиту. На основі цього виду запиту будуються запити іншого виду.

•  Запит на створення таблиці – використовує запит на вибірку, але на відміну від нього, результат запиту зберігається в новій таблиці.

•  Запити на відновлення, додавання, видалення є запитами дії, в результаті виконання яких змінюються дані в таблицях.

•  Перехресний запит – запит, результат роботи якого нагадує зведену електронну таблицю.

•  Повторювані записи – запит на виявлення записів, що повторюються.

•  Записи без підпорядкованих – запит на виявлення записів, що не мають підпорядкованих записів у якійсь іншій таблиці.

Порядок створення запиту

Основою будь-якого запиту є запит на вибірку або звичайний запит.

Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою Майстра запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.

Для створення запиту вручну треба:

1. У вікні База данных обрати об’єкт Запросы і натиснути кнопку Создать. У вікні Новый запрос вибрати Конструктор (рис. 1) . Інший шлях – вибрати команду Создание запроса в режиме конструктора.

2. У вікні Добавление таблицы вибрати використовувані в запиті таблиці і натиснути кнопку Добавить. Для виходу з вікна натиснути кнопку Закрыть.

3. У вікні конструктора запитів Запрос <номер>: Запрос на выборку (рис. 2) формують запит. Готовий запит закривають та зберігають з певною назвою у файлі БД.

Формування запиту у вікні конструктора

Вікно запиту у режимі Конструктор поділене на дві частини: верхня – містить схему даних запиту, нижня – бланк запиту (рис. 2).

У схемі даних запиту відображаються обрані таблиці зі списком полів і зв’язки між ними.

Бланк запиту поданий у вигляді таблиці, яка призначена для конструювання структури таблиці результату запиту й умов вибірки даних з базових таблиць. Спочатку ця таблиця порожня.

Кожний стовпець бланка належить до одного поля, з яким потрібно працювати в запиті. Поля можуть використовуватися для включення їх у таблицю, що є результатом виконання запиту, для виконання сортування по них, а також для задавання умов відбирання записів.

При заповненні бланка запиту:

•  у рядок Поле включаються імена полів, використовуваних у запиті. Включити потрібні поля з таблиць можна: методом перетягування поля зі списку полів таблиці в схемі даних запиту в перший рядок бланка запиту; вибрати зі списку у рядку Поле; двічі клацнути на імені поля таблиці в схемі даних запиту. Символ „*” означає вибір всіх полів таблиці.

•  у рядку Сортировка методом вибору зі списку обирається порядок сортування записів результату;

•  у рядку Вывод на экран відзначаються поля, що повинні відображатися у таблиці в результаті виконання запиту;

•  у рядку Условие отбора (Criteria) задаються умови відбирання записів;

•  у рядку або (or) задаються альтернативні умови відбирання записів.

Для видалення поля із бланку необхідно його виділити клацанням на області маркування стовпця та натиснути клавішу <DELETE> або виконати команду меню Правка/Удалить столбцы. Для переміщення поля в бланку запиту треба виділити відповідний стовпець і перетягнути його в нову позицію за допомогою миші.

Для виконання запиту у режимі конструктора натискають на кнопку запуску або використовують команду меню Запрос/Запуск. Для подальшого редагування запиту повернутися в режим конструктора можна командою Вид/Конструктор або кнопкою Вид .

В результаті виконання запиту на екрані з’являється тимчасова таблиця для перегляду відібраних полів та записів. Після закриття запиту таблиця зникає.

Зберігати результати запиту в постійній таблиці дозволяє запит на створення таблиці. Для побудови такого запиту необхідно:

1.  створити звичайний запит на вибірку записів;

2.  у конструкторі змінити тип запиту командою меню Запрос/Создание таблицы;

3.  запустити запит на виконання. Буде створена нова таблиця з відібраними записами.