Глава 23

в приобретении продукции нужного ассортимента, требуемого количества. На ярмарке сосредоточиваются товары весьма широкого профиля и ассор­тимента.

Зональные ярмарки привлекают к участию значительное количество пред­приятий, организаций ряда близлежащих регионов. По причине схожести социальных, географических, климатических условий, структуры транспорт­ных коммуникаций ассортиментный состав предлагаемых на таких ярмарках товаров несколько уже.

Региональные (областные, краевые, республиканские) ярмарки функцио­нируют для оперативного удовлетворения потребителей необходимыми това­рами. В организационном плане они более доступны для участников. Эти ярмарки находят должный интерес у предприятий, организаций региона только в случае сосредоточения на них разнообразных товаров регионального применения, быстрой четкой работы по их реализации конкретному потре­бителю.

2. Организация проведения ярмарки

Место, время проведения, тематика оптовой ярмарки определяются соот­ветствующими ведомствами с участием коммерческих структур предприятий и объединений. Проведению ярмарки обычно предшествует работа по изуче­нию спроса, предложения, конъюнктуры рынка, состояния рыночной инфра­структуры, хозяйственных связей, определению объемов и ассортимента про­дукции, предполагаемой для продажи на ярмарке, выявлению неустановлен­ного оборудования и неиспользованной продукции, вторичных ресурсов.

Оптовые ярмарки, как правило, работают по графику с предварительной установкой времени и места. При координации графиков следует добиваться недопущения совпадения сроков проведения ярмарок, чтобы избежать па­раллельной их работы в близлежащих районах. Практика показывает, что равномерное территориальное распределение ярмарок позволяет иметь ши­рокий круг участников, разнообразить товарный ассортимент, рационализи­ровать потоки информации и товародвижения, поднять товарный оборот каж­дой ярмарки и их экономическую эффективность. Оптовые ярмарки, как правило, проводятся в областных, краевых, республиканских, районных ад­министративных центрах с соответствующими коммуникациями, обеспечива­ющими участникам должные транспортные и бытовые условия, позволяющие вести им плодотворную работу.

Для общего руководства конкретной ярмаркой образуется ярмарочный комитет, наделенный широкими полномочиями и несущий ответственность за выполнение стоящих перед ней задач. В состав ярмарочного комитета входят представители государственных, коммерческих структур, отраслей производ­ства, торговли, предприятий, объединений, научно-исследовательских и дру­гих организаций. Возглавляет комитет лицо из состава ведомства, под эгидой которого устраивается ярмарка. Ярмарочный комитет является коллегиаль­ным органом. Решения с оформлением протокола принимаются большинст­вом его членов на периодически устраиваемых заседаниях, Ярмарочный ко­митет определяет состав участников ярмарки, создает рабочие органы (дирекцию, арбитраж, группы по маркетингу, учету договоров и др.), необ­ходимые для выполнения поставленных задач, согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных по-

Ярмарки и выставки 259

м ещений и режиму их работы, прибытию участников, встреч представителей продавцов и покупателей для согласования развернутого ассортимента про­дукции, оформления документации, условий поставок, вносит министерствам, предприятиям предложения о снятии с производства продукции, не пользу­ющейся спросом, изготовлении новых видов продукции повышенного спроса, обеспечивает информационное, техническое, консультационное, бытовое и культурное обслуживание участников, определяет размер и порядок распре­деления расходов на организацию и проведение ярмарки.

На постоянно действующих ярмарках, а при необходимости и периоди­чески организуемых, ярмарочный комитет образует дирекцию. Дирекция сле­дит за ведением бухгалтерской, оперативной, статистической отчетности, за­ключает договоры, необходимые для обеспечения деятельности ярмарки, издает приказы и распоряжения, назначает и увольняет работников ярмарки. Дирекция ярмарки руководит рабочими органами ярмарки, осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность, состоящую из: аренды помещения и смотровых площадок с последующим их обеспечением, оборудованием, оснащением оргтехникой и АСУ; приема и размещения при­бывших на ярмарку участников; организации сохранности представленных на ярмарку образцов, моделей продукции; оказания участникам содействия при заключении договоров купли-продажи; организации учета и регистрации договоров.

Проведение финансовых операций, контроль за расходованием средств, ведение установленной отчетности, представление на рассмотрение и утвер­ждение ярмарочного комитета (или дирекции) отчета о деятельности и ба­ланса возлагается на бухгалтерию, создаваемую на период подготовки и функционирования ярмарки.

На оптовых ярмарках целесообразно создавать группу маркетинга. Спе­циалисты по маркетингу главным образом оценивают существующую ситу­ацию (конъюнктуру) и разрабатывают прогноз развития рынка (спрос) по каждому виду товара. К числу их основных обязанностей можно отнести:

изучение товара (новизна и конкурентоспособность, удовлетворение по­требностей потенциальных покупателей, соответствие требованиям местных условий и др.);

анализ рынка как такового (географическое положение, острота конку­ренции, конъюнктура и ее прогноз, каналы товародвижения и др.);

изучение потенциальных покупателей (сегментация, побудительные моти­вы спроса, типичные способы использования предлагаемого товара, харак­терные для потенциальных покупателей, и др.);

использование рекламы (для закрепления имеющихся сегментов рынка и завоевания новых контингентов покупателей).

На основе получения и обработки информации, анализа необходимых данных служба маркетинга проводит прогнозные расчеты, в том числе спро­са и предложения, на уровне данной ярмарки.

Ход торговых операций на ярмарках контролируют и частично регули­руют соответствующие группы (бюро) — арбитражная, информационная, по учету и регистрации договоров.

Арбитраж при ярмарочной комиссии (или дирекции) обеспечивает пра­вовое обслуживание ярмарки: рассматривает преддоговорные споры и раз­ногласия между участниками ярмарочной торговли, осуществляет консуль­тации участников по правовым вопросам. Другие группы производят проверки полномочий представителей участников ярмарки на заключение

17*

260 Глава 23

д оговоров, ежедневный контроль за ходом торговли, учет документации, ре­гистрацию оформленных договоров, составление конъюнктурных справок о результатах продажи за день, итоговых отчетов, анализ работы ярмарки, подготовку для ярмарочного комитета (или дирекции) соответствующих ана­литических справок, записок, предложений.

В сложном процессе подготовки и проведения оптовой ярмарки прини­мают участие в той или иной степени министерства, ведомства, предприятия, региональная администрация. Налаженная организация подготовки и про­ведения оптовой ярмарки во многом определяет эффективность всей системы хозяйственных взаимоотношений между производителями продукции, потре­бителями, посредниками.

Успех торговли на ярмарке зависит от того, насколько тщательно учтены рыночный спрос, требования к ассортименту, качеству, внешнему оформле­нию, упаковке намечаемых к производству и поставке товаров, а также ранее изготовленных и находящихся в запасах.

За несколько месяцев до открытия ярмарки определяются примерный перечень предприятий и организаций — участников, объем, ассортимент предлагаемой для продажи продукции, количество и структурный состав обслуживающих ярмарку работников, осуществляется планировка площадей, необходимых для расположения соответствующих служб, экспозиций. С целью предотвращения поступления на ярмарку продукции, не соответствующей условиям спроса, требованиям стандартов, технических условий, дизайна производится предварительный осмотр образцов, макетов, фотографий, чер­тежей, технических характеристик представляемых товаров. Ведется работа по: подготовке рабочих мест для участников; обеспечению транспортными средствами; регистрации участников ярмарки; обеспечению их местами в комфортабельных гостиницах; разработке графика дежурств членов ярма­рочного комитета (или дирекции). Органами, ответственными за организацию и проведение ярмарки, составляются планы мероприятий, проводимых до начала ярмарки и в период ее работы.

Информационные письма с приглашением принять участие в ярмарке ярмарочный комитет направляет руководителям министерств, ведомств, предприятий, объединений, отраслевых научно-исследовательских и конструк­торских организаций, торговым представительствам зарубежных стран. Ре­клама о ярмарке передается через центральные и региональные органы массовой информации. Ярмарка проводится за счет поступления средств от участников в виде денежных взносов. Последние используются для аренды площадей, оплаты транспортных расходов, оформления стендов, рекламно-информационного обслуживания, работы персонала.

Для участия в ярмарке юридическое (или физическое) лицо перечисляет на расчетный счет ведомства, под эгидой которого предполагается проведе­ние ярмарки, денежные средства на покрытие своей части расходов, свя­занных с организационными работами. В адрес ярмарочного комитета сле­дует направлять заявку на участие в ярмарке, перечень и количество продукции, предлагаемой для реализации с указанием ее ориентировочной стоимости, а также перечень продукции, предлагаемой для реализации в обмен. Научно-исследовательским, конструкторским, проектным организаци­ям необходимо сообщить перечень и количество разработок, выставляемых для демонстрации. Это позволяет заблаговременно сформулировать банк

Ярмарки и выставки

261

данных для того, чтобы обеспечить участников ярмарки необходимой ком­мерческой информацией.

3. Выставки на товарном рынке

Изготовители, потребители продукции, посреднические организации нуж­даются в беспрерывном информационном обеспечении. В связи с этим на товарном рынке немалая роль отводится постоянно действующим выставкам продукции производственно-технического назначения и народного потребле­ния. Функционирование таких выставок преследует многие цели:

оказание предприятиям, организациям, арендаторам, лицам, занимаю­щимся индивидуально-трудовой деятельностью, выставочно-информационных услуг;

развертывание рекламной деятельности. На договорных началах осуще­ствляется рекламирование новой продукции, научно-исследовательских, кон­структорских, технологических разработок, различных работ и услуг, а также вторичных ресурсов и изделий из них;

информирование потенциальных потребителей о новой продукции, сферах ее применения и возможностях приобретения. Совместно с предприятиями и организациями на выставке создается региональная информационно-спра­вочная система и в ее составе банк данных о новой продукции, ее изгото­вителях, возможностях приобретения и реализации, другой коммерческой ин­формации;

обмен коммерческой информацией с другими регионами, что способствует рационализации хозяйственных связей;

освещение достижений и перспектив развития в области науки и техники, освоения и внедрения новой технологии, прогрессивных технологических про­цессов и т.д. При этом используются печать, радио, телевидение, кино, маг­нитофонные записи лекций и бесед и др.

Проведение маркетинговой работы на выставке связано с изучением конъ­юнктуры рынка и рыночных связей, организацией рекламы, оказанием услуг, подбором экспонатов, поиском и подбором зарубежных фирм, способных стать партнерами в поставках конкурентоспособной продукции.

На базе экспозиций павильонов, смотров, выставок организуются крат­косрочные курсы, научно-технические семинары и конференции, встречи с целью обмена опытом, консультации посетителей. Подготавливается и обес­печивается издание проектов по тематическим выставкам и другой литера­туры, технической документации на образцы новой техники, приспособлений и усовершенствований. В организации выставок важное значение имеют по­каз машин, оборудования, техники, изготовляемых внешнеэкономическими партнерами (инофирмами), систематическое изучение выставочного дела и методов показа экспонатов на зарубежных выставках с целью использования современных научно-технических средств в оформлении экспозиций.

Выставка функционирует за счет денежных поступлений от взносов ее участников, входной платы посетителей, посреднических услуг, проводимых консультаций, сдачи в аренду экспозиционной площади, оплаты рекламы, изданий коммерческо-информационных материалов, заказов на художествен­но-оформительские работы, издательской деятельности и средств, поступив­ших по договорам с вышестоящими организациями.

Таким образом, оптовые ярмарки и выставки принимают активное уча­стие в формировании товарного рынка, рационализации хозяйственных свя­зей. Основное назначение ярмарок и выставок состоит в рекламе и озна-

262

к омлении потенциальных потребителей с новой продукцией с целью опреде­ления реального спроса и предложения. Ярмарки и выставки взаимодейст­вуют с системой товарных бирж — после апробации на них новой продукции информация о предложении ее на рынок должна поступать на товарные биржи.

Контрольные вопросы

1. Место оптовой ярмарки и выставки на товарном рынке.

2. Назовите цели и задачи ярмарок.

3. Какие существуют виды оптовых ярмарок?

4. Укажите основные функции ярмарок.

5. Какова организационная структура ярмарки?

6. Назовите задачи и основные функции выставки.

4

263