Основні компоненти презентації
У процесі створення презентації ви можете зіткнутися з необхідністю розробки декількох допоміжних структур. Так на початку роботи було б дуже зручно написати зміст презентації та весь її текст, і лише тоді розподіляти його по слайдах. По-друге, вам може знадобитися зробити які-небудь нотатки, щоб підглядати в них під час виступу. Нарешті, для полегшення розуміння корисно буде роздання слухачам надрукованих матеріалів вашого виступу.
Всі ці проблеми легко вирішуються за допомогою використання MS PowerPoint. Як уже було сказано, основними компонентами його презентацій є слайди, але крім них будь-яка презентація містить у собі зміст, нотатки і роздатковий матеріал ("выдачи"). Всі чотири компоненти нерозривно пов'язані між собою, і будь-які зміни одного автоматично відбиваються на всіх інших, позбавляючи вас від необхідності відстежувати зміни.
Будь-який компонент може бути відображений на екрані або надрукований. За замовчуванням MS PowerPoint під час запуску перемикається в режим відображення слайдів. Зміст презентації нагадує собою зміст документа MS Word: заголовки вищого рівня вирівняні по лівому полю, а заголовки і тексти більш низького рівня друкуються з відступом. На сторінці із нотатками зображена зменшена копія слайда, під якою знаходиться поле для нотаток. Нарешті, сторінки роздаткового матеріалу можуть містити по дві, три або шість зменшених слайдів. MS PowerPoint не дозволяє відтворювати на екрані сторінки роздаткового матеріалу в завершеному вигляді (зазвичай, у цьому немає особливої необхідності). Побачити можна тільки зразок роздаткових матеріалів, на якому місця розташування слайдів позначені пунктирними лініями. Які саме слайди будуть надруковані на сторінці, задається безпосередньо при друку.
Для переходу в режим відображення слайдів необхідно вибрати команду Вид|Слайды, для переходу в режим відображення заміток - Вид|Страницы заметок, в режим змісту - Вид|Структура. Щоб побачити зразок роздаткових матеріалів, виберіть Вид|Образец, а потім з того підменю, що з'явиться - Образец выдач. Поточний режим відображення показується в рядку стану.
Використання шаблонів і зразків дозволяє оформляти всі слайди презентації в єдиному стилі. Всі елементи оформлення, що містяться в шаблоні та зразках, які застосовуються, будуть розповсюджуватися на кожний новий слайд. Природно, при цьому у вас залишається можливість змінювати будь-який з елементів оформлення, не тільки на слайдах, але й у самих шаблонах та зразках.
Будь-яка презентація має свої чотири зразки - зразок слайдів, зразок заголовків, зразок заміток і зразок роздаткових матеріалів. Як випливає з їх назв, кожний зразок відповідає своєму компоненту презентації. Всі елементи зразка будуть автоматично з'являтися на кожному примірнику відповідного компонента. Тому, якщо вам необхідно, щоб на кожному слайді були, наприклад, назва вашої фірми, зовсім не обов'язково розташовувати її на кожному слайді, досить розмістити її на зразку слайда. Так само замість назви фірми можна помістити її логотип, рядок з датою та часом, гриф "абсолютно секретно" або навіть який-небудь звуковий ефект.
Для перегляду та редагування зразків необхідно виконати команду Вид|Образец (див. рис.4). Потім з меню, що з'явилося, можна вибрати Образец слайдов, Образец заголовков, Образец выдач або Образец заметок. При цьому назва вибраного зразка відображається в лівій частині рядка стану.
Зразки можна редагувати тими самими прийомами, що й слайди. Однак зразки мають свою специфіку. По-перше, об‘єкти зразка можна редагувати тільки в режимі зразка. У режимі слайда вони будуть видимими, але їх редагування - неможливим. По-друге, для полегшення редагування зразків у MS PowerPoint передбачена команда Вид|Колонтитулы, яка управляє відображенням на слайдах дати й номерів слайдів, а також дозволяє задати єдині для всіх компонентів презентації верхні та нижні колонтитули.
Рис.4. Використання команди Вид|Образец для перегляду та редагування зразків
Використання шаблонів дизайну
Шаблон дизайну є майже закінченою презентацією, що зберігається у вигляді файла на диску і що містить зразки слайдів, колірні схеми та набір елементів оформлення. Шаблон вибирається, виходячи із загального задуму презентації. Застосувати шаблон можна як до щойно створеної, так і до вже існуючої презентації. При зміні шаблону презентації відбувається одночасна зміна всіх її слайдів. Якщо потрібно змінити вигляд одного або декількох слайдів (щоб виглядали не так, як інші), їх оформлення доведеться змінювати окремо.
Якщо при запуску MS PowerPoint ви вибрали “Создание пустой презентации”, буде використаний шаблон “Дизайн по умолчанию”. Цей шаблон, на відміну від решти, не містить у собі кольорів і графічних елементів оформлення, що дозволяє вам повністю визначити зовнішній вигляд презентації. З іншого боку, робота над такою презентацією потребує більшого часу. Пам'ятайте, що будь-який доступний шаблон завжди можна змінити відповідно до ваших вимог.
Об'єкти та їх розмітка
Кожний слайд MS PowerPoint, за своєю суттю, є певним набором об'єктів. Будь-який текст, графік, малюнок, таблиця з MS Word тощо, які розташовуються на слайді, стають об'єктами. Будь-яка операція (зміна розмірів, переміщення, копіювання, поворот, зміна кольору, видалення) проводиться тільки над поточним об'єктом. Таким чином, перед зміною об'єкта його необхідно виділити. Кожний об'єкт, крім типу, розміру і розташування на слайді, має так звані атрибути (колір, тіні тощо).
MS PowerPoint має функцію автоматичної розмітки, яка дозволяє позбутися необхідності ручного створення, розміщення й вирівнювання об'єктів. Для цього досить вибрати потрібну розмітку з 24 можливих. Кожна розмітка призначена для певної мети. Так, розмітка для титульного слайда містить два текстових поля: одне для заголовка, інше - підзаголовка (див. рис.2).
При створенні кожного нового слайда автоматично відкривається вікно діалогу "Новый слайд", в якому треба вибрати потрібну розмітку. Для зміни розмітки вже існуючого слайда натисніть кнопку Разметка слайда в рядку стану, або виберіть пункт меню Формат| Разметка слайда.
Розмітку мають не тільки слайди, але й нотатки та роздавальні матеріали, а також всі зразки. Тому при переході у відповідний режим відповідна команда меню Формат змінюється. Так, при переході в режим зразка слайдів цей пункт називається Разметка образца, і його вибір дозволяє оперативно додавати або видаляти деякі стандартні елементи (дати, колонтитули і т.п.).
Типи об'єктів
PowerPoint дозволяє вміщувати на слайди найрізноманітніші об'єкти, які привернуть увагу глядачів, внесуть свою частку гумору у виступ або дозволять підкреслити важливість якогось момента. Причому об'єкти можуть бути створені як в середовищі PowerPoint, так і імпортовані з інших додатків.
Для вставки об'єкта виберіть один з пунктів меню Вставка або натисніть відповідну кнопку на стандартній панелі інструментів. У меню Вставка включені типи об'єктів:
Графика (картинка з галереї Clip art);
Рисунок (графічний файл, створений в іншому додатку, формат якого розпізнає PowerPoint);
Кино (файл, створений з допомогою MS ADI або Quicklime for Windows);
Звук (звукові файли різних форматів);
Microsoft Graph (додаток, що дозволяє створювати діаграми за табличним даними. Даний додаток використовується при створенні діаграм у всіх продуктах Microsoft Office.);
Таблица Microsoft Word (може містити до 26 стовпців і до 5 рядків);
Объект (відкриває вікно “Вставка объекта”).