9.3.4. Создание схемы данных
Для создания схемы данных можно воспользоваться вкладкой Работа с базами данных/Схема данных. В появившемся диалоговом окне надо выбрать таблицы, включаемые в схему. После этого появится схематическое изображение таблиц в виде прямоугольников, содержащих список полей (см. рис. 9.3). После этого остается с помощью мыши соединить поля Код об, Код раб, Код орг таблицы Затраты с ключевыми полями других таблиц – на схеме появятся стрелки с указанием типа связи (см. подраздел 9.2). Если по стрелке щелкнуть правой клавишей мыши, то всплывет меню, позволяющее изменить свойства связи: например, можно, выбрав метод Изменить связь, установить в очередном диалоговом окне флажок Обеспечение целостности данных (см. подраздел 9.2), либо выбрать вкладку Работа со связями/Конструктор/Изменить связи. На рис. 9.3 схема данных изображена не в момент ее создания, а при создании запроса – схема данных используется всегда, когда данные берутся из нескольких связанных таблиц.
9.3.5. Создание формы
На рисунке 9.3 форма Затраты изображена справа, вверху. Если в таблице мы видим сразу много записей, то в форме видны поля только одной записи, но зато сразу видны все поля – даже если запись очень длинная. Кроме того, в форму Затраты можно включить поля не только из таблицы Затраты, но и из других таблиц, если, например, мы хотим видеть в форме не только коды (объекта, вида работ, организации), но и соответствующие названия (см. рис. 9.3). Для этого и потребовалось перед созданием формы создать схему данных.
Для создания формы Затраты в окне базы данных выберем вкладку Создание и нажмем кнопку Мастер форм. После этого откроется диалоговое окно, позволяющее выбирать таблицы (или запросы), а из них – поля, включаемые в форму. Далее форма создается автоматически, почти без участия пользователя. При вводе данных с помощью формы для перехода к очередной, предыдущей, к первой или последней записи таблицы используется навигатор – как и при работе с таблицей. Важно понимать, что форма – это не самостоятельный информационный объект, а только удобный способ визуализации записей таблиц, ввода в них данных и их корректировки. Конструкцию формы можно изменить после ее создания – в режиме конструктора. Например, поля Объект, Работа, Организация можно передвинуть, поместив их рядом с соответствующими кодами, справа от них.
Схема данных
Рис. 9.3. Использование формы для ввода просмотра и корректировки данных. Формирование или корректировка запроса в режиме конструктора
9.3.6. Создание запросов
Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, выполнять простейшие вычисления и т. д. Особенность запросов состоит в том, что происходит отбор данных из базовых таблиц по некоторым критериям и создается на их основе результирующая таблица. Запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных.
Виды запросов:
запросы на выборку;
запросы на выборку с параметрами (критерий отбора может задать сам пользователь, путем ввода нужного параметра при вызове запроса);
итоговые запросы;
запросы на изменения позволяют автоматизировать заполнение полей таблицы;
перекрестные запросы, позволяющие создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц:
запросы SQL – это запросы, написанные на языке запросов SQL.
Запросы на выборку создаются с целью отбора данных из таблиц по некоторым критериям. Например, создадим запрос Затраты за период, содержащий данные о затратах за любой период, который выберет пользователь с помощью параметров Дата1 и Дата2. Чтобы создать запрос, выберем вкладку Создание и нажмем кнопку Конструктор запросов. В следующем диалоговом окне выберем таблицы, из которых собираемся отбирать данные, и получим окно, изображенное на рис. 9.3, внизу. В этом окне в полях со списками Имя таблицы и Поле надо выбрать поля, включаемые в запрос, ниже можно выбрать вариант сортировки записей и указать условия их отбора. Закрыв окно, можно запомнить созданный запрос. При его просмотре мы видим виртуальную таблицу (представление [11]), включающую только те данные, которые мы отобрали. Если изменить данные в исходных таблицах, то результат просмотра запроса также изменится.
Результаты запроса удобно использовать в качестве источника информации для составления отчета.