А.С. Смирнову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору ОАО “Эталон”

И.Н. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:

а) без указания должности и инициалов руководителей:

СПК "Нива"

Руководителям структурных подразделений

б) без указания адреса: Директорам предприятий и

руководителям организаций

или: Администрации районов

Омской области

• При адресовании документа физическому лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Сергееву Ю.С. Морозовой О.В.

ул. Горная, д.3, кв.5, ул.Центральная, д.8,кв.2,

г. Омск, 644008 с. Журавлевка,

Тюкалинский р-н,

Омская обл., 646852

Допускается центрировать каждую строку реквизита “Адресат” по отношению к самой длинной строке.

Например:

СПК “Тепличный” Заместителю директора по коммерческим вопросам А.И. Петрову

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, который подшивается в дело, а на каждом документе указывается только один адресат.

16.Гриф утверждения документа – является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов: уставы, акты, планы, инструкции, отчеты, положения, программы, сметы, стандарты и т.п.

Этот реквизит располагается в правом верхнем углу документа.

Утверждение документов производится двумя способами:

а) при утверждении документа должностным лицом (должностными лицами) гриф утверждения состоит из четырех элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименование должности лица, утверждающего документ; его личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия); дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО “Контакт”

Подпись А.А.Сидоров

15.11. 2006

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

б) при утверждении документа специально издаваемым документом - постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ); наименования утверждающего документа в творительном падеже; его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ректора университета

от 15.11.2006. № 176

или

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 07. 10. 2006 №24

Если документ имеет несколько грифов утверждения, то их располагают на одном уровне. В таких документах, как “Структура и штатная численность”, “Штатное расписание” гриф утверждения дополнительно удостоверяется печатью.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕЖДАЮ Генеральный директор ЗАО “Контакт” Личная подпись А.А. Сидоров 15.11. 2006. или УТВЕРЖДЕНО Приказом председателя Правления банка От 01.11.2006 №82

17. Резолюция – выраженное в краткой форме мнение руководителя о характере и сроках исполнения документа. Резолюция пишется руководителем (или соответствующим должностным лицом) в правом верхнем углу документа:

• на письмах – под адресатом:

• на других документах – напротив заголовка.

Резолюция включает в себя:

• фамилии, инициалы исполнителей;

• предписываемые действия (содержание поручения)- при необходимости;

• срок исполнения;

• подпись;

• дату.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственность возлагается на первого из них.

Например: Зайцевой.Ю.Ю

Семеновой Т. В.

Прошу подготовить прейскурант

к 06.10.2006.

Личная подпись

03.10.2006.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18.Заголовок к тексту – грамматически согласовывается с наименованием вида документа и указывает на его краткое содержание, например: приказ “О реорганизации структуры предприятия” (Отвечает на вопрос “о чем?”, “о ком?”),

правила “Внутреннего трудового распорядка” (Отвечает на вопрос “ чего?”,“ кого?”). На документе заголовок пишется без кавычек.

. Он располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19.Отметка о контроле – проставляется на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву “К” или слово “Контроль”, расположенное на верхнем поле документа в правом углу.

20.Текст документа – речевая информация, зафиксированная любым типом письма.

Обычно текст печатается на одной стороне листа.

При составлении текстов рекомендуется придерживаться следующих правил:

• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого истолкования;

• структурирование текста документа, деление его на разделы, подразделы, пункты, на смысловые части, как введение, доказательство, заключение.

• широкое использование трафаретных и типовых текстов документов анкетной формы, содержащих постоянную информацию, таблиц.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили")

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

21.Отметка о наличии приложения.

ПРИЛОЖЕНИЕ – различные официальные и справочные материалы, дополняющие основной текст. Если документ имеет приложение, названное в тексте, под основным текстом помещается отметка о наличии приложения, оформляемое следующим образом: Приложение: на 7л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1.Акт приема- передачи дел на 3л. в 2 экз.

2.Приказ о проведении ревизии на 2 л. в 1 экз.

Отметка о приложении пишется двумя строками ниже последней строки текста: под словом “Приложение” ничего не пишется. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Министерства сельского хозяйства и

продовольствия Омской области от 10.05.2006

№ 14- 8/87 и приложение к нему, всего на 4 л.

Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз. только в первый адрес.

На самом приложении к распорядительному документу(приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения и т.п.) на его первом листе в правом верхнем углу указывается, приложением к какому документу он является. Например:

Приложение №1

к приказу ректора ОмГАУ

от 09.09. 2006 № 172

Допускается выражение “ПРИЛОЖЕНИЕ № ” печатать прописными буквами, а также центрировать отметку о приложении относительно самой длинной строки. Например: