4. Состав реквизитов документов

Исполнитель документа, которому принадлежит основная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов.

При подготовке и оформлении организационно-распорядительной документацйии используют следующий установленный состав реквизитов, включающий 30 наименований

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 -подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих систему ОРД. Данный перечень составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01, 01,03, 04,05,06,07,08,09,10,11,12,16,22,23,24,25. реквизиты 13,14,15,17,18,19,21,26,27,28,29,30 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат.

Соблюдение ГОСТ Р 6.30-2003 обеспечивает раональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 20 «текст» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов.

5. Требования к оформлению реквизитов документов

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основная функция документа – сохранение информации. Но, кроме того, к документу «предъявляются» требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования (обработки, передачи, поиска и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартом к составу реквизитов и к оформлению каждого реквизита.

01.Государственный герб Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть 1, ст.5021). Данный реквизит ставится на особо важных государственных документах, на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляется.

02.Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 01 (02) располагают над серединой реквизита 08.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) –знак, символ, рисунок или сочетание, которые идентифицируют какого либо производителя. Данный реквизит помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Если организация имеет товарный знак (это фирменный знак, эмблема или имя, защищенное юридически), зарегистрированный в установленном порядке в государственных органах, то он может использоваться в качестве эмблемы и входить в состав бланков документов. Эмблему размещают над серединой реквизита 08 "наименование предприятия", или на одном уровне с этим реквизитом. Эмблема не заменяет наименования организации, предприятия.

04.Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Коды 04 и 05 располагаются в левом верхнем углу документа (при угловом расположении реквизитов) на одной строке, сначала код 04, затем код 05. При продольном расположении реквизитов коды располагаются вдоль верхней границы поля документа.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07.Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08.Наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Для предприятий, которые являются самостоятельными и не имеют вышестоящих организаций, этот элемент опускается.

Наименование организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках – русском и национальном.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование организации (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09.Справочные данные об организации - включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование структурного подразделения (отдела) обычно указывается только на внутренних документах: заявлениях, графиках отпусков и др.

Почтовые и телеграфные адреса оформляются в соответствии с требованиями, установленными правилами оказания услуг почтовой связи.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций.

10.Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование документа указывается на всех служебных документах, кроме писем (исключение составляют гарантийные, сопроводительные, рекомендательные письма). Оно дает первое общее представление о документе.

11.Дата обязательный элемент любого документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения или отправки, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или боле организациями, должны иметь одну (единую ) дату.

В документе может быть несколько дат – поступления, утверждения, исполнения, согласования, сдачи в архив, оформляющихся цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Цифры отделяют друг от друга двумя точками. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр; год - четырьмя арабскими цифрами. Если число состоит из одной цифры, то перед ней ставится ноль. Например: 02.09.2006. Допускается при оформления даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца: 2006.09.12.

Также допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты: 12 сентября 2006г (в основном, в текстах документов, содержащих сведения финансового характера).

12.Регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации и состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Например: 03-5/12. Здесь: 03-структурное подразделение; 5 – номер дела, куда помещен документ; 12 – порядковый регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа – необходима при составлении ответного документа. В ней указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ, например: “на № 03-5/12 от 02.10.2006”.

14.Место составления или издания документа – указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации"(08) и "Справочные данные об организации" (09). Данный реквизит указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. Реквизит располагается ниже даты и индекса документа. При оформлении учитывается административно-территориальное деление страны, которое включает в себя только общепринятые сокращения, например:

г. Красногорск Московской обл;

с. Александровка Саргатского р-на Омской обл;

Реквизиты 08,09,10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12,13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

15.Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Существует четыре основных способа оформления адресата:

• Документы адресуются организациям. В этом случае указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и т.д. являются условными):

ЗАО "Электронные технологии"

Садовая ул., д.47, г. Омск, 644012

• Их структурным подразделениям.

Например: ЗАО "Контакт"

Отдел маркетинга

Наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже.

• Конкретному должностному лицу.

В этом случае должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Инициалы указывают перед фамилией.

Например: ЗАО “Контакт”

Главному бухгалтеру