3. Требования к шрифту документов

ГОСТ Р 6.30-2003 не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование ко всем используемым шрифтам: они должны быть хорошо читаемыми.

Наиболее важными показателями шрифта являются: гарнитура- характер рисунка литер и размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт- 0,376 мм).

С точки зрения эргономики- науки, изучающей трудовые процессы и функциональные возможности человека с целью создания оптимальных условий труда, - наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки, поэтому в большинстве инструкций при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:

• Гарнитура Times New Roman, размеры - 13,14,15;

• Гарнитура Arial, размеры 12,13,14.

Наиболее оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го размера. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го кегля.

Реквизит "Отметка об исполнителе" в письмах допускается печатать шрифтом меньшего размера, чем текст, например размером 12 или 11.

Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

В большинстве инструкций по делопроизводству при установлении требований к шрифтам не делается различий между изготовлением каких то отдельных документов, поэтому можно сказать, что это общие правила, применимые ко всем документам.

4. Требования к тексту документа

Текст является основной составной частью документа.

Содержание текста должно строго соответствовать наименованию документа.

Приводимые в документе факты должны быть достоверными, то есть не должны представлять действительность в лучшем или худшем виде, чем она есть.

Тескт документа должен быть изложен ясно и сжато. В тексте не допускается возможность двоякого (неточного) толкования слов и выражений, не должно быть лишних слов, повторений.

Тон документа при любом его содержании должен быть спокойным и выдержанным. Грубость и резкость не допустимы (особенно в деловых письмах).

В документах не допускается применение устаревших слов и выражений (“к сему”, “оных”", “таковой” и другие); диалектизмов (местных слов и выражений), которые могут быть понятны только ограниченному числу людей. Иностранные слова должны употребляться лишь в меру необходимости, если они не могут быть заменены словами русского (или другого родного) языка, означающими то же самое.

В тексте допустимы только общепринятые термины и обозначения, сокращения слов и выражений: РФ, с.г. (сего года) и другие. Встречающиеся в докумекнтах сокращения "т.к." (так как), "т.о." (таким образом), "п.ч." (потому что), "т.н." (так называемый) не

являются общепринятыми, и поэтому употребляться не должны.

Нельзя применять такие сокращения слов, как “з-д” вместо “завод”, “пр-з” вместо “приказ” и т.п. Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования конкретного учреждения, такое сложносокращенное название пишется прописными буквами: Омский государственный аграрный университет – ОмГАУ. Сокращенные нарицательные имена существительные пишут строчными буквами: высшее учебное заведение – вуз.

В документе, безусловно, недопустимы орфографические и стилистические ошибки, помарки, подчистки, он должен быть написан ясным и разборчивым почерком (шрифтом) с расположением текстового материала в соответствии с установленным стандартом.

Допускается делить текст на составные части (разделы, подразделы, пункты), их следует нумеровать арабскими цифрами.

Адресуется документ по точному адресу с правильным наименованием учреждения или предприятия, структурного подразделения и указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, к которому обращаются с вопросом, изложенном в документе.

Документы лучше писать простыми предложениями, при употреблении сложных предложений нужно стараться, чтобы они были короткими и имели как можно меньше придаточных предложений: - они в деловой речи могут быть сокращены с помощью причастных и деепричастных оборотов.

Цифровой материал сводится в таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, таблицы должны быть пронумерованы, и на следующей странице печатаются только номера этих граф.

Документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, который определен ГОСТом Р.6.30-2003"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Максимально возможный перечень реквизитов включает 30 наименований (в отдельных документах меньше).

Реквизит – отдельный стандартный элемент документа.

При составлении документов следует соблюдать формы оформления реквизитов, т.к. неправильно составленный реквизит делает документ недействительным.