58

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОГНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ

_______________________________________________________

О.А. ЖУРОВА

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ

ОМСК 2006

УДК 651. 4/9

ББК 65.9(2)218

Рецензенты:

Волкова И.А., к.с.-х. н., декан факультета управления Омского экономического института

Артемьева Л.Н., генеральный директор ООО «Омега-Аудит»

Журова О.А.

Основные требования к работе с документами : Лекция / О.А.Журова. – Омск: Изд-во ФГОУ ВПО ОмГАУ, 2006.- 50с.: ил7

В лекции рассматриваются основные требования, без которых организационно-распорядительные документы и делопроизводство в целом не были бы единой системой. Это требования к бланкам документов, к составу и оформлению реквизитов, а также к содержанию документа. Даны рекомендации по написанию некоторых имен собственных, применение которых вызывает затруднения.

Материал подготовлен в помощь студентам специальности 060800(080502) при изучении дисциплины «Документирование управленческой деятельности», которая является федеральным компонентом ГОС от 2000 г. Лекция будет способствовать изучению и оформлению управленческих документов в процессе подготовки студентов других специальностей, а также может являться пособием для специалистов-практиков.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Предисловие .............................................................................…....4

Введение .................................................................................…......5

1. Область применения ГОСТ Р 6.30 - 2003………………….….6

2. Требования к бланкам документов………………………..……7

3. Требования к шрифту документов……………………………10

4. Требования к тексту документа……………………………….11

5. Состав реквизитов документов………………………………..12

6. Требования к оформлению реквизитов документов…………14

7. Требования к написанию имен собственных…………………32

7.1 Написание и склонение фамилий ………………… ……32

7.2 Употребление и склонение географических названий……..35

7.3 Написание некоторых названий……………………………...39

Заключение ………………………………………………………...42

Библиографический список………………………………………43

Глоссарий………………………………………………………….44

Приложение А "Схемы расположения реквизитов"……………46

Приложение Б " Образцы бланков документов"………………..48

Приложение В "Примерный перечень документов, на которых

ставится гербовая печать"…………………….53

Приложение Г "Список слов делового языка, вызывающих

трудности в употреблении"…………………….54

Приложение Д "Примерный перечень документов,

подлежащих утверждению"……………………56

Предисловие

В любой организации, как бы она ни была мала, обращается большое разнообразие видов документов различного назначения. Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью предприятия. Велико и правовое значение документов. Они имеют юридическую силу в качестве письменного свидетельства только в случае, если составлены своевременно и оформлены в соответствии со всеми предъявляемыми к ним требованиями.

Цель данного издания: помочь в освоении требований, предъявляемых к организационно-распорядительным документам на современном этапе.

Задачи: - познакомить слушателей с ГОСТ Р 6.30-2003 и областью его применения;

- рассмотреть требования, предъявляемые к бланкам документов;

- охарактеризовать реквизиты документов и рассмотреть правильное их оформление;

- ознакомиться с возможными вариантами написания и использования имен собственных в документах.

Предлагаемая к изданию лекция разработана в соответствии с Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования по специальности 060800 (080502) – «Экономика и управление на предприятии АПК» и представляет одну из основополагающих тем дисциплины «Документирование управленческой деятельности». Ее содержание учитывает программные требования к подготовке менеджеров аграрных высших учебных заведений.

Материал подготовлен в помощь студентам специальности 060800(080502) «Экономика и управление на предприятии АПК», однако он может быть использован всеми, кто хотел бы научиться правильно и грамотно составлять и оформлять документы.

Автор лекции – Журова Оксана Алексеевна, старший преподаватель кафедры экономики и управления с.-х. производством института экономики и финансов Омского государственного аграрного университета, расположенного по адресу: 644008, г. Омск, ул. Физкультурная,8 Е.

Просьба отзывы и замечания присылать по указанному адресу.

Введение

В современном мире огромную роль играет информация. Кто владеет информацией, тот и имеет успех – будь то в производстве, науке или других сферах деятельности.

Средством материализации информации, закрепления ее является документ. Он же служит и средством ее передачи в процессе информационной коммуникации – важнейшей характеристики позитивного общественного бытия.

Документирование управленческой деятельности (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, а также организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Любое отклонение, всякая малейшая неточность в оформлении документа превращают его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий права на существование.

Среди разнообразия видов документов, обращающихся в организации, особое место занимает основной вид управленческой документации – организационно-распорядительная документация (ОРД), которая является наиболее распространенным видом.

Таким образом, документирование управленческой деятельности, в конечном счете, сводится к фиксации на бумаге и других носителях информации по установленным правилам и требованиям. Оформление ОРД осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Знания, полученные при изучении этой темы, необходимы при составлении и оформлении документов, при использовании имен собственных в них, а также при оформлении бланков документов.