ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ, БИЗНЕСА И ПРАВА

Кафедра Информационных технологий

РОЗИН В.Г.

Практические занятия

по курсу «Делопроизводство»

Часть 3.

Тема :

«Справочно-информационные документы»

Ростов-на-Дону, 2008

Вид: Практические занятия

Тема: Составление и оформление справочно-информационных документов

Цели занятия:

1. Познакомиться с назначением и требованиями к оформлению служебных писем, актов, докладных и объяснительных записок, справок.

2. Изучить формуляр и место расположения реквизитов справочно-информационных документов .

3. Изучить требования к составу отдельных реквизитов и правилам их оформления (форматирования).

4. Овладеть навыками оформления отдельных реквизитов и документов в целом.

5. Изучить структуру текста и требования к тексту служебного письма, акта, докладной и объяснительной записки, спрвки.

6. Овладеть навыками составления текстов справочно-информационных документов.

Подготовка к выполнению задания:

1. Познакомиться с требованиями к реквизитам документов, их офоормлению, требованиям к тексту служебного документа.

2. Изучите следующие темы:

• Служебные письма;

• Акты;

• Докладные и объяснительные записки;

• Справки.

• Текст документа, его структура и требования к составлению.

Содержание задания :

Тема 1. Составление служебных писем :

Составить и оформить реквизиты служебного письма в соответствии с заданием.

Организация Автор документа, для всех видов документов, является единым, т.е. документы оформляются от имени:

Наименование организации: ОАО «САТУРН»

Справочные данные:

почтовый адрес: д.15, ул. Погодина, г.Ростов-на-Дону, 344068

тел. 45-68-95, факс 45-78-88

банковские реквизиты: Расч.сч. № 1012023034 5056067078

в КБ ГазПромбанка, БИК 046015377

ИНН 6066345487,

Корр.сч.№ 3014015016 7018019377

Директор - Пономарев В.А. Главн.бухгалтер – Селезнева Н.К.

Все остальные реквизиты, если в тексте задания их содержание отсутствует, выполняются студентом произвольно.

Задание 1

Составить сопроводительное письмо генеральному директору ЗАО «Вымпел» г-ну Павлову В.С. с просьбой рассмотреть претензию на полученные ( в соответствии с контрактом № 463-47 от 00.00.00, транс № 483, по железнодорожной накладной № 887-75) товары (наименование товара, количество), в которых согласно акту экспертизы обнаружены дефекты производственного характера.

Задание 2

Составьте сопроводительное письмо о направлении ОАО «Алекс» подписанного и заверенного печатью договора № 345-23 от 00.00.00 с сообщением о том, что календарный план поставки будет выслан Вами в минимальный срок. Вежливо предупредить, что в случае возврата договора с незаполненными реквизитами, договор будет считаться неоформленным по их вине. Письмо является неотъемлемой частью договора.

Задание 3

Составьте письмо-просьбу директору ООО «Гарант» г-ну Кобзеву А.П.:

• о срочной оплате инкассо № 8273 в сумме 350800 рублей за поставку товара по контракту № 825-12 от 00.00.00, срок которого наступил;

• сообщить дату произведенной оплаты;

• подтвердить по телефону получение грузовых документ

Задание 4

Составьте письмо-просьбу Главе Администрации Ки

ровского района г.Ростова-на-Дону г-ну Сомову Алексею Викторовичу о принятии мер в отношении СК «Исток» (президент Кузин В.С.), чье представительство было размещено в здании по ул.Суворова, 15 по ходотайству Администрации на период проведения спортивных соревнований с 00.00.00 по 00.00.00 (письмо от 00.00.00 № 000). По вине президента г-на Кузина В.С. помещения до сих пор не освобождены, несмотря на то, что срок договора аренды № 000 от 00.00.00 истек, а новый договор не заключен.

Задание 5

Составьте гарантийное письмо в Регистрационную Плата Октябрьского района г.Ростова-на-Дону о том, что в связи с государственной регистрацией ООО «Гарант», ему предоставляется гарантия на аренду помещения под офис по адресу: оф.213, д.12, ул. Погодина, г.Ростов-на-Дону в здании, принадлежащем Вам на правах частной собственности (Регистрационное удостоверение № 000 от 00.00.00) с 00.00.00.

Задание 6

Составьте гарантийное письмо директору ОАО «СКИФ» г-ну Агееву В.С. на оплату стройматериалов – плитка кафельная (Италия) в количестве 2000 кв.м. в заводской упаковке с доставкой Его автотранспортом на Ваш склад по адресу: д.15, ул. Новаторов, г.Ростов-на-Дону .

Задание 7

Составьте письмо-подтверждение директору ЗАО «Транс-Сервис» г-ну Алексееву Н.А. о произведенной Вами оплате партии 251 лакокрасочных материалов по контракту № 000 от 00.00.00 в день поступления груза в г.Ростов-на-Дону. Для подтверждения направить Ему копию платежного поручения № 0000 от 00.00.00 и выразить намерения на продолжение сотрудничества в ближайшее время.

Задание 8

Составьте письмо-предложение директору ООО «РостПродКонтракт» г-ну Иванову С.П. о взаимозачете взаимных требований в АПРЕЛЕ на сумму 00000 рублей, включая НДС(00%) в счет Его задолженности за приобретенные у Вас электротовары по накладной № 000 от 00.00.00 на сумму 10000 рублей, включая НДС(00%) и Ваших обязательств по договору аренды № 000 от 00.00.00 за аренду помещений в январе-марте на сумму 12000 рублей, включая НДС(00%).

Задание 9

Составьте письмо-претензию генеральному директору ОАО «Сервис-Плюс» г-ну Панову В.Г., который нарушил обязательства по п.1.5 договора аренды № 000 от 00.00.00 и не внес своевременно арендную плату. На настоящее время Его задолженность по арендной плате составляет:

• за октябрь-декабрь 0000 г - 00 000 рублей, вкл. НДС

• за март 0000 г - 0 000 рублей, вкл. НДС

п.3.6 договора аренды предусматривает, в случае нарушения

сроков оплаты Арендатором, уплату пеню в размере 0.0% за каждый день просрочки, что составляет на день предъявления претензии, согласно прилагаемого расчета – 0 000 рублей. Общая сумма претензии – 00 000 рублей.

Предложить погасить признанную сумму задолженности в срок

до 00.00.00. Предупредить, что в случае непогашения задолженности в указанный срок Вы обратитесь с иском в суд, для принудительного взыскания причитающейся суммы. Приложить к письму соответствующие документы.

Задание 10

Составьте письмо-разъяснение директору ооо «Меркурий» г-же Васильевой И.Н. в ответ на письмо № 00-00/000 от 00.00.00, которым предлагалось произвести взаимозачет по договору подряда № 000 от 00.00.00.

Разъяснить, что взаимозачет возможен только после подписания акта приема-передачи выполненных работ по договору подряда в связи с письмом Минфина РФ от 17.04.96 № 04-02-14М, которое устанавливает порядок отнесения затрат на себестоимость по оказанию услуг сторонними органиазциями. Кроме того, преджложение взаимозачета требует дополнительно подпись главн.бухгалтера, так как этот документ является расчетным ( п.3 ст.7 ФЗ РФ «О бухгалтерском учете»).

Задание 11

Составьте письмо-заказ директору ОАО “Альфа-Плюс” г-ну Маркину Е.Г. в котором подтвердить заказ, ранее согласованный по телефону с г-ном Патрушевым И.Е. на поставку 1000 штук калькуляторов с принтером “Триумф”, которые должны быть отосланы в две партии на обычных условиях платежа и поставки в период с 00.00.00 по 00.00.00. Запросить подтверждение принятия заказа.

Задание 12

Составьте письмо-запрос директору ООО «Маяк» г-ну Попову А.С. о разработке предложения в Наш адрес, без обязательств с Нашей стороны, на поставку товара: напольное ковровое покрытие (Германия) в количестве 20 000 кв.м, с поставкой в сроки : апрель-июнь 0000 года. Качество товара по образцам, высланными Нами ранее. Условия оплаты – инкассо. Просить сообщить о разработанном предложении в минимальный срок.

Задание 13

Составьте письмо-предложение (оферту) директору ОАО «Максим» г-ну Перову А.К. о конкретнгй поставке 2 револьверных станков, 1 токарного станка и 1 карусельного станка, из числа неустановленного оборудования, технические характеристики которых приложить. Оборудование реализуется по балансовой стоимости с прибылью 10% и НДС (00%). Прейскурант приложить. Просить подтверждение принятия предложения в срок до 00.00.00.

Задание 14

Составьте письмо-ответ на запрос директору НПП «Полюс» г-ну Макарову А.Н. в котором выразить благодарность за сделанный в Наш адрес запрос и сожаление о том, что в настоящее время Мы не имеем возможности выдать конкретное предложение на поставку материалов в том количестве. Возможна поставка в августе-октябре 0000 года лакокрасочных материалов перечень и количество которых Мы прилагаем. Просить сообщить о принятии предложения в срок до 00.00.00. Выразить пожелание о дальнейшем сотрудничестве.

Задание 15

Составьте письмо-запрос директору ООО «Спецмонтаж» г-ну Титову А.В. о разработке предложения на поставку Нам запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.

Просить указать :

• полное наименование, тип, технические характеристики, материал, цену и массу по каждой позиции;

• сроки и общий объем поставки в куб.м;

• стоимость упаковки и транспортировки;

• более точную дату высылки предложения.

Выразить пожелание о том, что в случае если не смогут разра

тать предложение, то сообщить об этом в минимальный срок.

Задание 16

Составьте письмо-претензию директору ООО «Маяк» г-ну Федорову И.Н. который нарушил обязательства договора поставки от 00.00.00 № 000-00 отгрузив партию 235 лакокрасочных материалов на судно «Новороссийск» полностью несоответствующую по качеству спецификациям, на основании которых был заключен Договор. Указать, что п.6 Договора дает право Покупателю полностью отказаться от приемки партии товара. Предложить: дать согласие на предоставление скидки 10% на всю партию товара взамен на наше согласие принять товар. Для принятия решения предоставить Поставщику 15 дней.

Задание 17

Составьте письмо-просьбу директору ОАО «Альфа» г-ну Кузнецову А.Н. об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции, определении стоимости проектных работ и оформления договорных отношений. Указать на то, что монтаж насосной станции уже ведется в связи с чем необходимо :

• работы начать немедленно;

• работы произвести непосредственно на строительной площадке.

Гарантировать оплату стоимости работ со своего расчетного счета № …

Задание 18

Составить письмо-напоминание директору ООО «Мираж» г-ну Овсееву Н.И. о том, что ранее Мы направляли письмо от 24.07.99 № 03-02/197 которым сообщали о возможности изготовить и поставить в 2000 году различные химреактивы на сумму 500 тыс.руб сверх утвержденного графика по договору поставки от 00.00.00 № 000, в связи с увеличением производственных мощностей. Просить подтвердить согласие на … в 10-дневный срок. В случае нарушения срока, сверхплановая продукция будет поставлена другим предприятиям-покупателям. Приложить к письму копию письма от 24.07.99.

Задание 19

Составить письмо-ответ на запрос директору ЗАО «Партнер» г-ну Пескову А.Г. в котором выразить благодарность за запрос и предложить им на реализацию товар: стиральный порошок «…..» в количестве 1800 упаковок. При этом указать:

• качество – в соответствии с ТУ 02314-23;

• упаковка – по 20 упаковок в коробке;

• Цена – 600 рублей за одну коробку;

• Срок поставки – 2 квартал 2000 г

• Условия платежа – инкассо

Предупредить, что предложение действительно до 1.02.2000.

	ЮЖНЫЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОКРУГ Москва ОАО “МЕТРАКОМ” д.23, кор.2 ул.Мытная Москва, 113162 тел. 978-23-45
	1 июня 2003 № 03-12/451 На № __________ от _____________
			ООО “АЯКС” Директору г-ну В.А.Косову д.34 пр.Октября г.Ростов-на-Дону
	О сроках по договору № 162-11
	Уважаемый г-н Косов В.А. Напоминаем Вам, что согласно договору № 162-11 от 12.02.03, Ваша фирма должна закончить работы по проектированию и монтажу насосной станции к 12.06.03. Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 10.08.03. В противном случае мы будем вынуждены подать иск в арбитражный суд. Приложение: Копия договора на 4 л. в 1 экз. Календарный план работ на 2 л. в 1 экз. Директор Н.Н.Куприянов
	Семенов Николай Алексеевич тел: (095) 978-34-22

Рис.1 Образец оформления реквизитов служебного письма