48. Внутриорганизационная система коммуникации: определение, принципы создания, сущность, виды, проблемы.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации (учреждения) на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования организации (учреждения). При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Значительное влияние на реализацию технологических функций менеджмента имеет также система коммуникаций.

Коммуникация - это процесс обмена информацией, опытом и сведениями. Коммуникация является неотъемлемой частью функционирования предприятия, и менеджер тратит на нее от 50 до 90 % своего рабочего времени. Коммуникации позволяют координировать деятельность внутри предприятия и налаживать внешние контакты. Система коммуникаций позволяет доводить до сведения сотрудников решения руководства и влиять на слаженность их работы. От ее качества зависят оперативность и точность принимаемых решений и выполняемых заданий.

Коммуникации: внешние, внутри предприятия (вертикальные и горизонтальные).

Система коммуникации состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческая система коммуникации последовательно реализует принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов в математической статистики и моделей прогнозо-аналитических расчетов.

Принципы эффективной коммуникации: принцип ясности, принцип целостности, принцип целостности, принцип стратегического использования информационной организации.

Внутриорганизационная система коммуникации выполняет следующие функции:

-- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью организации;

-- определение потребностей в технических средствах организации в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

-- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

-- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);

-- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

-- разработка программных средств, прикладных программ.

Информация - это совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и в окружающей ее среде. Информационное обеспечение – это сбор и переработка информации, необходимой для принятия управленческих решений. При этом особое значение имеет обеспечение оперативности и достоверности сведений. Внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Информация играет роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является фактором, обеспечивающим снижение издержек производства и повешение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

В пpoцecce oбмeнa инфopмaциeй выдeляют чeтыpe бaзoвыx элeмeнтa: отправитель, сообщение, канал, получатель.