VI. Учет расходов по заграничным командировкам.

Согласно Постановлению Госкомтруда СССР № 365 от 25.12.74 г. командируемому за границу работнику предоставляется аванс в иностранной валюте в размере исходя из предварительного расчета с учетом страны – места выполнения служебных обязанностей и срока командировки. Запрещено выдавать денежные средства для покупки иностранной валюты самим командируемым.

Порядок покупки и выдачи иностранной валюты и дорожных чеков для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации регулируется Положением ЦБ РФ № 62 от 25.06.97 г. «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов».

На основании заявки Клиент (юридическое лицо) приобретает в уполномоченном банке в безналичном порядке иностранную валюту, которая зачисляется на текущий валютный счет и может быть использована для оплаты командировочных расходов через кассу, либо переводом за пределы РФ.

После предоставления Клиентом заявки в уполномоченный банк, последний выдает запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты Клиенту, либо дорожные чеки командируемому лицу с одновременной выдачей справки по форме № 0406007 (бланк строгой отчетности). Эта справка является основанием для вывоза наличной иностранной валюты за пределы РФ.

Форма и порядок заполнения заявки и бланка строгой отчетности Справки ф. № 0406007 приведены соответственно в приложении № 1 и № 2 Положения ЦБ РФ № 62 от 25.06.97 г. «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов».

Запрещается использовать выданные на командировку средства в иностранной валюте на другие цели.

В командировочные расходы входят:

• суточные на период командировки;

• затраты на оплату проживания;

• затраты на перемещение;

• представительские расходы.

Работнику выдается аванс и отчет о командировке. По возвращении работник в течение 10 календарных дней представляет авансовый отчет. В случае отмены командировки, наличная валюта и дорожные чеки возвращаются из кассы в уполномоченный банк в течение 5 рабочих дней с момента предполагаемого убытия в служебную командировку. Оставшиеся от командировки валютные средства возвращаются в кассу организации и в течение 10 дней сдаются в уполномоченный банк с занесением на текущий валютный счет.

Датой совершения хозяйственной операции считается дата утверждения авансового отчета. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы, подтверждающие фактически произведенные расходы в иностранной валюте и рублях.

Пример.

Организация направляет работника в командировку, связанную с основной производственной деятельностью за границу сроком на три дня. Расходы подотчетного лица на оформление визы составили 600 руб. Подотчетному лицу было выдано: 2000 условных единиц, 15000 руб.

По возвращении работником был предоставлен авансовый отчет с приложенными оправдательными документами на сумму 1600 у.е., в том числе расходы по проживанию – 800 у.е. (400 х 2 дня), суточные за 2 дня – 700 у.е., проезд до аэропорта – 100 у.е., авиабилет стоимостью 13500 руб.

Курс ЦБ РФ на дату выдачи денежных средств – 37,65 руб. за 10 у.е. Курс на дату утверждения авансового отчета – 37,80 руб. за 10 у.е.

1. Выданы из кассы денежные средства на оформление визы. Основание - расходный кассовый ордер.

Д 71.1 К 50.1 – 600 руб.

2. Приняты к учету расходы на оформление визы. Основание – Квитанция к приходному кассовому ордеру.

Д 20 К 71.1 – 600 руб.

3. Выдана из кассы валюта на командировочные расходы (2000 / 10 х 37,65). Основание – расходный кассовый ордер.

Д 71.2 К 50.4 – 7530 руб.

4. Выданы из кассы денежные средства на командировочные расходы в рублях. Основание – расходный кассовый ордер.

Д 71.1 К 50.1 – 15000 руб.

5. Списаны командировочные расходы в иностранной валюте (1600 / 10 х 37,80). Основание – служебное задание и его отчет, авансовый отчет.

Д 20 К 71.2 – 6048 руб.

6. Отражен возврат работником неиспользованных валютных средств ((2000 – 1600) / 10 х 37,80). Основание – приходный кассовый ордер.

Д 50.4 К 71.2 – 1512 руб.

7. Отражена курсовая разница по расчетам с подотчетным лицом (2000 х (37,80 – 37,65) / 10). Бухгалтерская справка-расчет.

Д 71.2 К 91.1 – 30 руб.

8. Списаны командировочные расходы в рублях. Основание – служебное задание и отчет о его выполнении, авансовый отчет.

Д 20 К 71.1 – 13500 руб.

9. Списаны суточные за день возврата в РФ. Основание – служебное задание и отчет о его выполнении, авансовый отчет.

Д 20 К 71.1 – 100 руб.

10. Отражен возврат работником неиспользованных денежных средств в рублях (15000 – 13500 – 100). Приходный кассовый ордер.

Д 50.1 К 71.1 – 1400 руб.