VI. Построение связанной таблицы.

1. Для удобства восприятия расчетной книги переименовать лист с построенной таблицей. Для этого из контекстного меню к ярлыку листа выбрать команду «Переименовать», слово «Лист1» будет отражено на темном фоне , с клавиатуры вводим «Прибыль» и нажимаем Enter.

2. Переходим на Лист2.

3. В ячейку А1 вводим название связанной таблицы «Итоговые данные».

4. Вводим названия столбцов:

- №пп (в А2);

- наименование продукции (в В2);

- количество произведенной продукции, тонн (в С2);

- количество бесплатно отгруженной продукции, тонн (в D2);

- прибыль от реализации продукции, рублей (в Е2):

5. Все данные для этой таблице содержатся в ранее построенной. Поэтому их можно просто перенести сюда, связав формулами таблицу с листа «Прибыль» и новую таблицу.

ЗАПОМНИТЬ! До этого момента мы использовали в формулах ссылки на ячейки текущего листа. При связывании таблиц, расположенных на разных листах, в формулах используются ссылки на ячейки не текущего листа. Следовательно, в такой ссылке кроме адреса ячейки нужно указывать название листа следующим образом: =название_листа!адрес_ячейки. Рассмотрим пример: найти сумму чисел в ячейках А1 и В1 с Лист1, А1 с Лист2 и А1 с Лист3; расчетную формулу записать в ячейку В1на Лист3:

а) выделяем ячейку A3, ставим знак =, щелчок левой клавиши мыши по ярлыку листа Прибыль, щелчок левой клавиши мыши по ячейке A3, нажимаем Enter:

Конечно, формулу, которую мы наблюдаем в строке формул, можно написать вручную, но щелчками удобнее и избегаем ошибки в ссылках;

б) выделяем ячейку B3, ставим знак =, щелчок левой клавиши мыши по ярлыку листа Прибыль, щелчок левой клавиши мыши по ячейке В3, нажимаем Enter:

в) аналогично заполняем ссылками ячейки C3, D3 и E3 таблицы «Итоговые данные»:

г) выделяем диапазон А3:Е3 и, используя маркер автозаполнения, копируем полученные формулы в нижние строки – до 6-ой строки включительно:

д) удаляем данные из ячеек В6, С6 и Е6. Формулу из D6 переносим (Вырезать – Вставить) в Е6. Поясним, почему сумма прибыли оказалась под количеством бесплатно отгруженной продукцией: при оформлении исходной таблицы для красивого расположения суммы прибыли мы объединяли две ячейки. Адресом объединенной ячейки является адрес левой. Поэтому сумма прибыли визуально отображается в ячейке G6 (в исходной таблице), а фактически она располагается в ячейке F6(исходной таблицы), т.е. под количеством бесплатно отгруженной продукции:

е) с учетом рекомендаций (V. Примерные правила форматирования таблиц MS Excel) оформляем таблицу:

VII. Построение диаграмм.

Для построения диаграмм выделяются данные с подписями (названиями) столбцов и без итоговых данных.

Построить диаграммы по прибыли - круговую, по количеству изготовленной и отгруженной в д/д продукции – гистограмму и смешанную. Начнем с круговой.

1. Построение круговой диаграммы.

Тип «Круговая» можно выбрать тогда, когда выделяется один столбец наименований (это могут быть фамилии, ассортимент, т.е. какие-либо названия) и один столбец числовых данных:

- выделяем диапазоны В2:В5 и Е2:Е5 и выполняем команду «Вставка – Диаграмма»

- на вкладыше «Стандартные» выбираем «Круговые» и в правой части отмечаем какую-нибудь диаграмму – «Далее»

- на втором шаге мастера диаграмм уточняются ряды данных. Нам остается нажать «Далее»

- на третьем шаге на вкладыше «Заголовки» автоматически задается название диаграммы и, если оно не нравится, задаем другое; на вкладыше «Легенда» отмечаем желательное ее расположение, например, «Внизу»; на вкладыше «Подписи данных» отмечаем те функции, которые сделают нашу диаграмму более наглядной, например, «Доли» и «Линии выноски» - «Далее»

- на последнем шаге указываем, где расположить диаграмму, выбираем в зависимости от цели задачи; в данном случае укажем «На отдельном»:

- полученную диаграмму можно форматировать «для красоты», для этого к каждому элементу (названию, области построения, долям и т.д.) из контекстного меню выбираем команду «Формат…» и отмечаем различные параметры:

2. Построение гистограммы

Тип «Гистограмма» можно выбрать тогда, когда выделяется один столбец наименований (это могут быть фамилии, ассортимент, т.е. какие-либо названия) и два и более столбцов числовых данных:

- выделяем диапазоны В2:D5 и выполняем команду «Вставка – Диаграмма»

- на вкладыше «Стандартные» выбираем «Гистограмма» и в правой части отмечаем верхнюю левую – «Далее»

- на втором шаге мастера диаграмм уточняются ряды данных. Нам остается нажать «Далее»

- на третьем шаге на вкладыше «Заголовки» задаем названия осей и диаграммы (назовите самостоятельно); на вкладыше «Подписи данных» отмечаем те функции, которые сделают нашу диаграмму более наглядной, например, «Значения» - «Далее»

- на последнем шаге указываем, где расположить диаграмму, выбираем в зависимости от цели задачи; в данном случае укажем «На отдельном»:

- теперь можно диаграмму форматировать:

3. Построение смешанной диаграммы.

Например, требуется, чтобы один ряд данных отражался гистограммой, а другой – графиком. Т.е., один из столбцов построенной гистограммы нужно заменить линией. Для этого щелкнем правой клавишей мыши по одному из столбцов, например, по среднему бардовому, и выбрать команду «Тип диаграммы». В открывшемся знакомом диалоге отмечаем, например, «График» - «ОК»: