Организация документооборота. Бухгалтерский архив

Документооборот – установленный порядок, сроки и этапы прохождения документов от места их составления до сдачи в архив. Каждый документ имеет свой документооборот, который может длиться от нескольких дней до нескольких лет.

Рациональный документооборот предприятия предполагает разработку следующих документов в положении об учетной политике:

1)Табель отчетности, который представляет собой всех утвержденных форм отчетности предприятия с указанием периодичности составления, сроков и адресов предоставления и способов отсылки.

2)План документации - это альбом образцов бланков всех видов, используемых на данном предприятии (в том числе инструкции по заполнению этих бланков).

3)Рабочий план счетов: из общего плана счетов выбирается 50-60% с соответствии с деятельностью предприятия.

4)Организационная форма бухгалтерского учета – это способ подготовки информации. Наиболее распространены мемориально-ордерная и журнально-ордерная.

5)График выполнения учетных работ – сроки и последовательность предоставления учетной информации всеми участниками учетного процесса на предприятии.

С уществует 3 вида графиков

Индивидуальные – это календарный план работы конкретного исполнителя	Структурные – графики предоставления документов структурным подразделением в целом	Сводные – графики, в соответствии с которыми оформляются документы бухгалтерии (часто имеют вид сетевой модели).
Ответственность за выполнение персональная	Ответственность возложена на руководителя структурного подразделения	Ответственность возложена на главного бухгалтера

Бухгалтерский архив

Документы должны храниться в хронологическом порядке.

Архив может быть текущим (содержит документы за текущий отчетный период, как правило, находится в самой бухгалтерии) и общий (содержит ретроспективные документы и должен располагаться в специально оборудованном помещении с архивариусом).

Изъятие документом из архива возможно лишь:

• с постановления руководителя;

• органами дознания.

При гибели документов руководитель организации в 3-дневный срок должен оформить акт утраты документов.

Сроки хранения документов различны. Центральная экспертно-проверочная комиссия Росархива разработала минимальные сроки хранения документов:

1)текущие балансы – не менее 3 лет;

2)балансы, характеризующие изменение статуса предприятия, хранятся постоянно;

3)карточки основных средств – не менее 3 лет после их выбытия;

4)исполнительные листы – не менее 5 лет;

5)лицевые карточки работников – не менее 75лет и т.д.

После чего часть документов уничтожается, а особо важные передаются в государственный архив.

4

Инвентаризация, ее виды, порядок проведения, документальное оформление и отражение на счетах

Инвентаризация – один из методов бухгалтерского учета (так как данные в документах с течением времени устаревают).

Инвентаризация – это выявление фактического состояния объектов учета путем их переписи и сверки с показателями бухгалтерского учета.

Инвентаризация корректирует, исправляет данные в соответствии с фактическим состоянием объектов. Она должна проводиться на всех предприятиях в соответствии со статьей 12 федерального закона «О бухгалтерском учете» и пунктом 27 «Положения по ведению учета и отчетности». Нормативный документ по проведению инвентаризации – «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Инвентаризация обязательно поводится в следующих случаях:

-передача имущества в аренду, выкуп, продажа;

-при реорганизации и ликвидации предприятия, при смене руководства;

-при обнаружении хищений, злоупотреблений;

-при стихийных бедствиях;

-при составлении годовой отчетности.

Инвентаризации могут быть полными (по всем статьям баланса) и частичными (ознакомление только с некоторыми учетными категориями; так, инвентаризация денежных средств проводится не реже1 раза в месяц, а основных средств – не реже 1 раз в год).

Для инвентаризации на предприятии приказом директора создается специальная инвентаризационная комиссия (на большом предприятии работает постоянно). Ее состав обычно включает представителя из администрации, бухгалтерии и узких профильных специалистов (в зависимости от того, какая сфера подвергается инвентаризации; так, при инвентаризации основных фондов должен присутствовать технолог или представитель инженерной службы).

Подготовительная работа (производится до начала инвентаризации):

1)завершают записи на всех первичных документах о приходах и расходах ценностей; 2)на аналитических и синтетических счетах выводят остатки;

3)все материально ответственные лица обеспечивают наглядность проведения инвентаризации (вывешивают на объектах ярлыки: название, измерение) и сдают в бухгалтерию специальную расписку о том, что первичные документы сданы в бухгалтерию и не оприходованных ценностей на вверенном участке нет.

В ходе работы создаются 2 документа:

1)инвентаризационная опись (опись всех объектов, обнаруженных на вверенном участке);

2)сличительная ведомость (если находятся расхождения между бухгалтерским учетом и фактически обнаруженными объектами, то они указываются в сличительной ведомости).

В день проведения инвентаризации составляется акт, который:

• фиксирует дату проведения инвентаризации;

• перечисляет всех членов комиссии;

• фиксирует объекты, которые подверглись инвентаризации.

Существует также протокол инвентаризации, в котором комиссия отражает все выявленные недостатки, выводы и предложения по устранению.

Между плановыми инвентаризациями могут быть проведены проверки.

Результаты инвентаризации находят следующее отражение на бухгалтерских счетах.

Отражение обнаруженных излишков на счетах

При обнаружении излишков их зачисляют на соответствующие счета учетных категорий (основные средства – на счет 08). Так, выявленные излишки записываются следующим образом:

1)По оборотным активам:

• материалы Д^Т10 К^Т91 (счет «Прочие доходы и расходы»);

• оборудование Д^Т07 К^Т91;

• готовая продукция Д^Т43 К^Т91;

• товары Д^Т41 К^Т91;

• денежные средства Д^Т50 К^Т91.

2)По внеоборотным активам: они зачисляются на счет 08 «Вложения во внеоборотные активы», а затем принимаются к учету Д^Т01 К^Т08.

Отражение недостачи на счетах:

Сначала до выяснения причин они отражаются на счете 94 (активный).

Когда выяснена причина:

1)Если обнаружена недостача в пределах норм естественной убыли, то списывают на затраты деятельности (либо в основное производство, либо в расходы на продажу, либо в косвенные затраты, вспомогательное производство и т.д.)

2)Если обнаружена недостача сверх норм естественной убыли и определен виновник (необходимо письменное его признание или решение суда), то делается запись Д^Т73²К^Т94.

3)Если обнаружена недостача сверх норм естественной убыли, но виновник не определен или судом отказано во взыскании, то недостачу списывают на финансовый результат деятельности: Д^Т91 К^Т94 или Д^Т84 К^Т94.

В случае потерь от стихийных бедствий недостачу списывают с материальных счетов непосредственно на счет финансовых результатов:

Д^Т99 К^Т01;10;41;43…(смотря, какая обнаружена недостача).