Тема 4. Документация и инвентаризация как метод бухгалтерского учета

План:

1. Реквизиты документа. Виды документов

2. Обработка документов в бухгалтерии. Способы устранения ошибочных записей

3. Организация документооборота. Бухгалтерский архив

4. Инвентаризация, ее виды, порядок проведения и отражение на счетах

1

Реквизиты документа. Виды документов

Документ – это письменное доказательство совершения хозяйственной операции.

Цели составления документов:

1.установить ответственность должностных лиц;

2.обеспечить возможность предварительного (во время подписания документа) и последующего (во время ревизии) документального контроля.

Документ становится документом, если записаны все обязательные реквизиты:

1) название документа;

2) дата составления;

3) место составления (обычно отражается с помощью печати);

4) содержание хозяйственной операции: прямым текстом или в закодированном виде (в банке);

5) измерители операции в количественном и стоимостном выражении;

6) личные подписи ответственных лиц.

Многие первичные документы составляются с использованием типовых

бланков. В них указывается код бланка по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации).

Дополнительные реквизиты (они упрощают работу бухгалтера):

1. порядковый номер документа;

2. названия и адреса организаций-участников операции;

3. контировка в специальной колонке или на поле;

4. подпись лица, обработавшего документ.

Выделяют виды документов по различным признакам.

I.Виды документов по назначению:

• распорядительные (содержат распоряжения, но не отражаются на счетах);

• оправдательные (обязательно отражаются на счетах; напр., авансовый отчет по командировке);

• комбинированные (содержат распорядительную и оправдательную часть, напр., расчетно-платежная ведомость);

• бухгалтерского оформления (являются основанием для записи на счетах и упрощают работу бухгалтера).

II.Виды документов по содержанию:

• простые (составляются на 1 операцию);

• сводные (обобщают много операций по экономическому признаку; напр., калькуляция на определенный вид деятельности).

III.По способу составления документы делятся на:

• разовые (составляются на конкретную дату);

• накопительные (обобщают информацию за отчетный период; напр., лимитно-заборная карта).

IV. По месту составления документы делятся на:

• внутренние (создаются на данном предприятии);

• внешние (приходят с других хозяйствующих субъектов; напр., выписка с расчетного счета).

V.По внешней форме документы делятся на:

• типовые (используются во всех отраслях хозяйства и организационных формах предприятия; напр., товарно-транспортная накладная);

• специализированные (используются для определенного вида деятельности; напр., акт ввода строительно-монтажных работ).

VI.По виду носителя документы бывают:

• в бумажной форме;

• в безбумажной форме.

2

Обработка документов в бухгалтерии. Способы устранения ошибочных записей

Обработка документов состоит из следующих последовательных фаз (стадий):

• проверка;

• расценка;

• обобщение;

• разметка.

Обработанные документы должны иметь специальную пометку и храниться в отдельной папке от необработанных, чтобы исключить двойной учет.

Проверка документов заключается в логической проверке (с юридической точки зрения, соответствует ли планам, задачам, сметам), с точки зрения полноты заполнения реквизитов, с арифметической точки зрения (если обнаруживаются ошибки, то документ отправляют на переделку).

Расценка заключается в исчислении и проставлении в документе денежного выражения операции.

Обобщение, или группировка, документов состоит в подборе и объединении документов в однородные по содержанию группы. В результате обобщения бухгалтер оформляет документы внутригруппировочного оформления:

• ведомости накопительные (составляются путем постепенного отражения операций за отчетный период в соответствии с датами их совершения, напр.: косвенные затраты);

• ведомости группировочные (составляются единомоментно, на определенную дату, напр.: расчетно-платежная ведомость).

Разметка заключается в проставлении на первичном документе кодов корреспондирующих счетов (контировка).

Способы оформления документов:

-ручной способ;

-на пишущей машинке;

-на компьютере (принтере).

В ходе оформления первичных документов возможны объективные и субъективные ошибки. Существуют различные способы их обнаружения (по сальдо, путем составления оборотных ведомостей и др.)

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Для остальных документов существуют следующие способы исправления ошибок:

1)Корректурный способ применяется там, где неверно написанная сумма не затрагивает корреспонденции счетов (напр., заготовленные справки или сводки по учетным категориям). В этом случае нужно зачеркнуть сумму 1 линией, написать верную, поставить подпись и дату (иногда,если есть место, «исправлено, верить__»).

2) Метод дополнительных записей на счетах применяется, если ошибка затрагивает корреспондирующие счета. Правило: цифра, записанная красным цветом, при сложении вычитается, черным цветом – прибавляется.

Пример: Получены материалы от поставщика

Д^Т10 К^Т60 =4000 (а надо было записать 1000)

Допишем: Д^Т10 К^Т60 =3000 (красным цветом)

Подобный метод применяется и при неправильной корреспонденции счетов.

Пример: Допустим, сделана запись

Д^Т10 К^Т60 =1000 (а в соответствии с учетной политикой предприятия надо записать на 15 счет)

Допишем: Д^Т10 К^Т60 =1000 (красным цветом)

Д^Т10 К^Т60 =1000

Если нужно скорректировать сумму в большую сторону, то дополнительная запись делается черными чернилами.

На каждую корректурную запись составляется бухгалтерская справка.

3