Структура письма

Не следует стремиться сделать письмо слишком длинным — одной страницы вполне достаточно. При этом следите за длиной предложений и абзацев. Общепринятый язык воспринимается легче, чем профессиональный жаргон, с которым адресат может быть и не знаком.

• письмо должно умещаться на одной странице;

• старайтесь, чтобы предложения состояли не более чем из 20 слов;

• абзац не должен состоять более чем из четырех предложений.

Структура письма должна быть следующей:

1. приветствие;

2. заголовок;

3. Введение;

4. информация;

5. действие;

6. Заключение.

Составление текста письма должно быть для вас таким же элементарным делом, как название букв алфавита. Предложения должны быть:

• точными;

• краткими;

• понятными.

Не стоит стремиться поразить адресата изысканным стилем. Письмо должно содержать понятную информацию и быть таким, чтобы его хотелось прочесть.

Точность

• проверьте достоверность фактов;

• проверьте правильность написания имен;

• правильно подбирайте слова.

Краткость

Краткость — сестра таланта. Время вашего адресата не менее драгоценно, чем ваше. Конечно, не хочется часами просиживать над написанием письма (адресату тоже не хочется тратить часы на его прочтение).

Постарайтесь составлять предложения, в которых не более 20 слов. Пользуйтесь короткими словами и фразами — они дают больший эффект.

Проверка

Проверка достоверности информации, содержащейся в письмах, перед подачей их на подпись — важная задача администратора. Менеджеров также следует поощрять к проверке — но не превращать ее в возможность внесения изменений!

Проверьте:

• оформление: хорошо ли оно, везде ли одинаковы интервалы?

• пунктуацию и орфографию: нет ли ошибок?

• имена/звания/адреса: все ли верно?

Не полагайтесь исключительно на компьютерную систему проверки. Она проверит орфографию, но не сможет определить, правильно ли слово употреблено и поставлено в предложении. Прочтите письмо вслух или попросите кого-нибудь прочесть его вам, в то время как вы проверяете свой собственный экземпляр. Бывает трудно заметить ошибки в письмах, составленных собственноручно. Убедитесь, достаточно ли у вас экземпляров писем.

2.5.Процесс составления отчета

Так же, как и при написании письма, первое, о чем вы должны подумать, приступая к работе над отчетом, это:

• кто будет его читать?

• что он/она уже знает об этой теме?

• каковы цели отчета (я хочу продать, убедить и т. д.) Можно поразмышлять над тем, почему вас попросили составить отчет:

• являетесь ли вы специалистом в этой области?

• вы лучше всех в организации пишете отчеты?

• вас попросили потому, что вы оказались "под рукой"?

СТРУКТУРА

Рекомендуется следующее:

• титульный лист;

• содержание;

• краткое содержание;

• введение;

• полученные данные;

• заключение;

• рекомендации;

• приложения, ссылки на источники, справочные материалы, библиография

• алфавитный указатель

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ

Должен включать:

• название

• имя автора

• информацию о том, для кого подготовлен отчет

• дату выхода отчета

• при необходимости — номер отчета

СОДЕРЖАНИЕ

И следовательно перечисляется и нумеруется по порядку с учетом сносок.

КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ

Краткое резюме всего отчета, включая рекомендации.

ВВЕДЕНИЕ

Из него читатель узнает общую идею отчета, и оно должно включать:

• имя человека, поручившего написание отчета;

• имя человека, выполнившего исследовательскую работу;

• цель отчета;

• перечисление источников информации;

• краткую предысторию темы отчета;

ПОЛУЧЕННЫЕ ДАННЫЕ (ОСНОВНОЙ ТЕКСТ)

Это раздел отчета, представляющий собственно информацию. На основе записей, сделанных ранее, подробно изложите информацию языком, доступным для понимания. Чтобы текст интереснее и легче читался, дайте каждой новой теме подзаголовок и соответственно пронумеруйте получившиеся отдельные абзацы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В этом разделе вы обобщаете все полученные данные и, как предполагает заглавие, "приходите к заключению". Здесь вы демонстрируете, что выводы являются вашими собственными, полученными в результате исследований, предшествующих отчету.

РЕКОМЕНДАЦИИ

В этом разделе вы предлагаете читателю свое решение проблемы. Основанные на полученных данных и выводах отчета, ваши рекомендации являются действиями, которые, по вашему мнению, необходимо предпринять. Рекомендации не должны содержать профессиональных терминов.

Рекомендаций может быть одна или несколько. Составьте их список. Если мероприятия должны быть проведены конкретными лицами, назовите их и определите время выполнения мероприятий и составления отчета.

Так же, как и при написании письма, очень важен эмоциональный тон отчета! Вы даете рекомендации, поэтому, пытаясь заручиться поддержкой или получить одобрение, будьте доброжелательны!

"Исходя из сделанных выводов о…. Я могу порекомендовать… "