Раздел 2. Общие правила оформления документов.

Тема: Требования к тексту служебных документов.

План:

1. Требования к тексту документа.

2. Нормы официально-делового стиля.

1. Требования к тексту документа.

Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.

Для рационализации составления текста документы оформляются в виде анкеты (применяются для получения определенных сведений), таблицы (применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.), связного текста или комбинации этих форм.

Этапы составления документа:

1. Уточнение целесообразности, цели документа и круг вопросов, подлежащих разрешению.

2. Изучение законодательных актов, решений правительства, регулирующих порядок решения вопросов такого рода.

3. Сбор информации по существу поставленного в документе вопроса.

4. Составляют проект документа.

В практике делопроизводства сложились общие требования, предъявляемые к текстам документа:

- Краткость изложения. Тексты писем, факсов и др. документов не должны быть больше одной страницы, сложные предложения заменяются простыми, исключаются повторения и излишние подробности.

- Безупречность в юридическом отношении. Формулировки служебных документов должны быть точными, не допускающими двоякого толкования.

- Достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе. Т.е. непредвзятое описание и оценка событий.

- Полнота информации. Предполагается, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе.

- Тон служебного письма должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

- Если поводом для создания документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводят его полные данные.

Например:

В соответствии с Приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации учета особо ценных документов….»

При составлении текстов документов следует избегать тавтологий. Например: следует отметить следующее, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

В служебных документах должно быть ограничено наличие профессиональных терминов, в случае если его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение. Недопустимо использовать разговорные и устаревшие слова.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документа, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица (приказываю, предлагаю, прошу).

Используются также следующие формы:

- от третьего лица, единственного числа: решил (о) (в решениях);

- от первого лица множественного числа: решили, постановили, предлагаем.

Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания. Рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку.

Тексты большинства документов состоят из двух частей:

- вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

- основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Например:

В январе 2006 г. институт проводит конференцию «Проблемы НДС». Будут обсуждены проблемы исчисления и уплаты данного налога.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета Р.Д. Кореневский

Или:

Прошу выделить тыс. руб. на приобретение ПК для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организацию справочной работы. Количество ПК в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части:

Прошу принять меня на работу бухгалтером с 15 сентября 2006 года.

Текстовые документы должны удовлетворять требованиям, изложенным в ГОСТах 2.105-95, Р 6.30-2003.

Текстовый документ, выполняемый машинописным способом, должен иметь поля следующих размеров:

Левое – 30 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм, верхнее – 30 мм.

Первая строка текста оформляется с абзаца. Абзацный отступ равен пяти печатных знакам или 15-17 мм. С абзаца оформляется каждая новая мысль текста.

Для лучшего восприятия текст делится на абзацы. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив 5 печатных знаков. Тексты большого объема делят на разделы, подразделы, подпункты.

Разделы и подразделы внутри документа должны иметь заголовки. Пункты и подпункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов. Печатают их с заглавной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно 3-4 интервала (15 мм), а между заголовками раздела и подраздела – 2 интервала (8 мм).

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Пример: