- •Учебно-методический комплекс
- •080110.51, 080110.52 Экономика и бухгалтерский учет (в промышленности), 080501. 51 Менеджмент (по отраслям) среднего профессионального образования. Содержание
- •Раздел 1. Организация делопроизводства
- •Раздел 2. Общие правила оформления документов
- •Раздел 3. Организация работы с документами
- •Раздел 1. Организация делопроизводства. Тема: Документ и система документации. Понятие о делопроизводстве.
- •Основные понятия:
- •Виды документов:
- •Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
- •Раздел 1. Организация делопроизводства. Тема: Организация службы документирования управленческой деятельности
- •Общие требования организации служб делопроизводства.
- •Организационные формы работы с документами.
- •Типовые организационные структуры службы делопроизводства.
- •Задачи и функции службы делопроизводства.
- •Структурные подразделения службы делопроизводства.
- •Группа писем.
- •Нормативная регламентация службы делопроизводства.
- •Раздел 2. Общие правила оформления документов. Тема: Требования к оформлению реквизитов документов.
- •Понятие «документ» и «реквизит документа».
- •Общие требования к оформлению документов.
- •Форматы бумаги и поля.
- •Бланки документов и требования предъявляемые к ним.
- •Требования к изготовлению документов.
- •Раздел 2. Общие правила оформления документов.
- •Требования к тексту документа.
- •Общие положения
- •Подраздел
- •Нормы официально-делового стиля.
- •Раздел 2. Общие правила оформления документов Тема: Организационные и распорядительные документы
- •Организационные документы.
- •Распорядительные документы
- •Раздел 2. Общие правила оформления документов Тема: Информационно-справочные документы. Современное деловое письмо
- •2. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т.Д.
- •3. Виды записок: докладная, объяснительная, служебная.
- •4. Служебные письма.
- •Раздел 2. Общие правила оформления документов Тема: Договорно-правовая документация
- •1.Понятие договора.
- •2. Структура договора.
- •Раздел 2. Общие правила оформления документов Тема: Документы по внешнеэкономической деятельности
- •Структура контракта по внешнеэкономической деятельности.
- •Раздел 2. Общие правила оформления документов Тема: Претензионно - исковая документация
- •Претензия.
- •Раздел 3. Организация работы с документами Тема: Основные принципы организации документооборота
- •Раздел 3. Организация работы с документами Тема: Регистрация документов
- •I. Значение регистрации документов
- •2. Общие правила регистрации документов.
- •Раздел 3. Организация работы с документами Тема: Контроль исполнения документов
- •1. Значение и виды контроля.
- •2. Технология ведения контроля над сроками исполнения документов.
- •Раздел 3. Организация работы с документами
- •1. Понятие номенклатуры дел
- •2. Общие требования к номенклатуре.
- •3. Виды номенклатур.
- •4. Составление номенклатуры
- •5. Подготовка дел к архивному хранению
- •Глоссарий
- •Список использованной литературы
Раздел 3. Организация работы с документами
Тема: Организация текущего хранения документов. Подготовка дел к архивному хранению
План:
Понятие номенклатуры дел
Общие требования к номенклатуре
Виды номенклатур
Составление номенклатуры
Подготовка дел к архивному хранению
1. Понятие номенклатуры дел
После исполнения документы определенное время хранятся организации. Для того чтобы их можно было быстро находить использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
2. Общие требования к номенклатуре.
Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:
охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
раздельная группировка в дела документов постоянноговременного сроков хранения;
конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
3. Виды номенклатур.
Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.
4. Составление номенклатуры
Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.
Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного лечения управления, Типовая инструкция по делопроизводствах министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов. Архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатур дел.
К процедуре составления номенклатуры дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года.
Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года, и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз пять лет, или при изменении функций и структуры организации — заново составляться и согласовываться.