4. Форматы бумаги и поля.

В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ «Бумага. Потребительские форматы», для подготовки управленческой документации в настоящее время используются стандартные форматы бумаги. Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на бумаге формата А3 (297х420).

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа и текстом. Поля, согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, должны быть не менее:

20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

5. Бланки документов и требования предъявляемые к ним.

Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами документа, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страница документа, для всех остальных страниц используют стандартные листы бумаги.

Бланки изготавливаются в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

В любой организации создается как минимум два вида бланков: для писем (для общения организации с внешним миром) и общий бланк (для оформления документов, используемых внутри организации).

Не допускается:

- размещение на бланке только сокращенного наименования организации; отсутствие информации о ведомственной принадлежности организационно-правовой форме;

- составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации;

- украшение бланка рисунками;

- размещение на бланках справочных данных, не соответствующих данным государственной регистрации;

- произвольного расположения реквизитов;

- размещения дополнительных элементов в оформлении.

6. Требования к изготовлению документов.

Управленческие документы изготавливаются только на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, без помарок и исправлений, составляться грамотно. Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

Вопросы для самооценки:

1. Какова область применения ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»?

2. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?

3. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждениях.

4. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

5. В чем отличие бланка для письма от общего бланка?

6. Какие требования предъявляются к оформлению реквизитов «дата документа»?

7. Какие требования предъявляются к оформлению реквизитов «наименование организации»?

8. Что входит в состав реквизита «Справочные данные об организации»?

9. Каков порядок адресования документа?

10. Каким образом оформляется утверждение документа?

11. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?

12. Как оформляются приложения к документу?

13. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления.

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 56 – 88.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.