Раздел 3. Организация работы с документами Тема: Основные принципы организации документооборота

План:

1. Документооборот

2. Организация работы с документами

3. Принципы и правила организации документооборота

1. Документооборот - это устанавливаемый хозяйствующим субъектом официальный порядок прохождения каждого документа по информационной цепочке между его инициаторами и исполнителями от момента создания документа до сдачи его в архив – подразделение предприятия или специальное учреждение для хранения документов по специальным правилам.

Основными этапами документооборота являются:

• Составление и оформление документов;

• Прием и обработка документов;

• Обработка и использование документов для дальнейших учетных записей;

• Передача документов в архив.

Конкретный порядок продвижения документа (по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ), а так же процедуры обработки в конкретных функциональных службах, указывается в Графике документооборота.

График документооборота разрабатывается по каждому структурному подразделению. График оформляется в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными работниками разных уровней, а так же всеми исполнителями с указанием всех сроков выполнения работ. Исполнителям вручаются выписки из графика, в которых перечисляются документы, относящиеся к их компетенции, указывается порядок составления документации, адреса и сроки ее передачи для последующей обработки.

Приложение № ___________ ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА к приказу директора _______

от «___» ___________200 __ г. №

Наименование документов	№ формы	Кол-во экз.	Кто составляет	Кто подпи-сывает	Кто предостав-ляет	Кому предостав-ляется	Срок предос-тавления	Исполь-зование	Срок хранения

2. Организация работы с документами - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки:

Прием входящих документов

Предварительное рассмотрение (разметка) секретарем

Регистрация документов

Доклад руководителю о полученных документах

Принятие решения руководителем

Направление документов на исполнение

Контроль исполнение документов

Исполнение документов

Формирование документов в дела

Передача в архив

Использование документов в информационно – справочной работе

Определение сроков хранения

Дальнейшее использование

Уничтожение документов

1. Принципы и правила организации документооборота.

Правила документооборота:

- оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов;

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов;

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основные принципы документооборота:

• Специализации;

• Возможности централизованного выполнения однородных технологических операций;

• Эффективности использования средств оргтехники и персонала.

Документооборот делится на несколько частей – потоков, обеспечивающую прямую и обратную связь в управлении.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению различают:

- горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня;

- вертикальные (восходящие (это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных) и нисходящие (это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным)), связывающие организации различных уровней.

По отношению к управленческому объекту:

- входящие (документов вышестоящих организаций; документов от подведомственных организаций; документов от несоподчиненных организаций, направляемых для согласования действий; обращений граждан);

- исходящие (состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы);

- внутренние (документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за ее пределы).

Входящие документы образуют 3 направления движения:

1. Руководству организации;

2. Руководству структурных подразделений;

3. Непосредственно специалистам.

Вопросы для самооценки:

1. Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается?

2. Что входит в понятие документооборота?

3. Что влияет на организацию движения документов?

4. Какие организационные документы определяют порядок движения документов о организации?

5. Каковы основные правила документооборота?

6. Какие основные потоки можно выделить в организации и в чем их особенность?

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 219-230.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Документооборот на предприятиях / А.В. Жеребенкова. Стр. 131-192

4. Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова.