3. Виды записок: докладная, объяснительная, служебная.

Докладная записка- документ, адресованный руководителю данной организации или вышестоящей организации, содержащей обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и назначения ДЗ делятся на информационные и от­четные.

В зависимости от адресата ДЗ бывают внутренние и внешние.

Внутренние оформляют на листе бумаги (допускается рукописный способ создания доку­мента) формата А4 или А5, подписывает их автор-составитель.

Внешние оформляют на общем бланке организации формата А4.

Подписывает их руководитель организации.

Дата документа - дата его подписания.

ДЗ может быть составлена по инициативе автора, так и по указанию руководителя организации. Цель инициативной записки ДЗ - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполняемой работы должны поставляться руководителю постоянно.

Текст ДЗ делится на две части.

1. Изложение фактов, послуживших причиной созда­ния документа.

2. Выводы, мнения составителя.

Реквизиты внутренней ДЗ.

1. наименование структурного подразделения - автора документа

2. наименование вида документа

3. дата, номер (не обязательно)

4. адресат

5. заголовок

6. текст

7. приложение (если есть)

8. подпись

9. отметка об исполнении документа и направление в дело

Реквизиты внешней ДЗ такие же, что и предыдущие, но 1. Наименование организации (на­именование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора докумен­та. 2. Место издания. (Образец докладной записки см. приложение 4).

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных поло­жений основного документа (плана, программы, отчета), или объясняющий причины нару­шения трудовой дисциплины, невыполнении какого-либо поручения. Оформляются на общих бланках и подписывается руководителем.

Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата регистрационный номер, место составления или издания, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличие приложений, подпись.

Объяснительные записки, где объясняют причины поведения, поступки, ситуации, составляют отдельные работники. Они могут быть оформлены рукописным способом. Под­писывается составителем. Образец объяснительной записки см. приложение 5.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки. На­правляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внут­ри организации, кроме прямых руководителей.

СЗ могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного ли­ца. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и может быть адресована любому непрямому руководителю, в т. ч. вышестоящему. Подписывает руководить подразде­ления или составитель. Образец служебной записки см. Приложение 6.

4. Служебные письма.

Деловая переписка - это средство связи организации, предприятия с внешними орга­низациями. Она осуществляется посредством писем и факсов. Письма

Письма - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылае­мых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позво­ляет сообщать различные сведения.

Письма используются тогда, когда нет возможности решить вопрос другим спосо­бом (нет телефона, недосягаемость собеседника для личной беседы).

Оформляют на специальных бланках для писем А4 и А5 в зависимости от объема. Если письмо не превышает 10 строк - А5 (заголовок не пишут, интервал 1-1,5; название «письмо» не пишут).

Если письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности указывают наименование предприятия.

При отправлении письма частному лицу вначале пишут адрес, затем Ф.И.О. Элементы реквизита адресат отделяют друг от друга 1,5-2 интервалом.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и кор­ректным. Письмо освещает один вопрос, что упрощает работу с документами. Несколько во­просов в одном письме допустимы, если они взаимосвязаны. Факты излагаются объективно, ясно. Неточность изложения может лишить документ юридической силы. Текст состоит из двух частей. В вводной части - причины составления письма, приводятся ссылки на факты, документы. В основной части излагается цель: просьбу, предложение, со­общение, отказ. Письмо может состоять только из основной части. Текст излагается:

• от 1-го лица ед. числа: «Прошу Вас...», «Сообщаю Вам...»;

• от 1-го лица множ. числа: «Направляем Вам...»;

• от 3-го лица ед. числа: «Колледж предлагает...», «Предприятие просит...».

Письма оформляют в двух экз. (направляют адресату, второй подшивают в дело). К тексту письма могут прилагаться документы. Тогда через 1-1,5 интервала после текста пишут слово Приложение (в столбик, через интервал). Если приложений несколько, то их нумеруют араб­скими цифрами, через два интервала.

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными лицами. Визы простав­ляют на лицевой стороне последнего листа копии документа, которая остается на предпри­ятии.

На входящих документах ставят отметку о поступлении в организацию и резолюцию руко­водителя.

Реквизиты письма

1. Наименование организации - автора документа

2. Справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке)

3. Дата, номер

4. Адресат

5. Ссылка на регистрационный номер и дата запроса только на бланке для письма

6. Заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки (пишут через один интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят точку и кавычки.

7. Отметка о наличие приложений

8. Подпись

9. Печать (если нужно)

10. Отметку об исполнителе (Фамилия и телефон исполнителя проставляют от левого по­ ля, внизу бланка)

11. Отметка об исполнении документа (Ф.И.О. машинистки, количество экз.)

12. Гриф ограничения доступа к документу («секретно», «конфиденциально» и т.д.)

5. Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата - телефакса по телефонным каналам связи.

Информация, полученная по факсу является копией переданного документа. Факсо-грамма оформляется аналогично письму. Аппарат сам проставляет дополнительные данные: код отправителя, дату и время, длительность передачи, № самого аппарата и количество страниц - для организации получателя; для организации - отправителя - код получателя, № аппарата получателя, дату, время, длительность передачи, количество листов и результат (является ли полученная информация читабельной).

Доклад как документ имеет применение при поведении заседаний, совещаний, конференций. Может преследовать две цели:

• информирование;

• информирование и убеждение.

В докладе должны присутствовать элементы:

- Вступление, (цели и назначение доклада).

- Основная часть (основные факты, использование материала для доказательства и убеждения).

- Выводы (в виде положений).

- Рекомендации (предложение действий, вытекающих из выводов).

Тест должен состоять из коротких предложений (в предложении не более 20 слов). Для использовании в докладе цифр, нужно найти эффективный способ их подачи, чтобы слушающий и читающий доклад пришли к нужному Вам выводу сами.

Текст доклада пишут через два интервала. Указывают название документа - ДОКЛАД, тему доклад. Если доклад является приложением, то в правом верхнем углу нужно сделать помет­ку: Приложение к протоколу №4 собрания трудового коллектива.

6. Телеграмма - документ, выделяемый из других способом передачи (по телеграфу).

Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным счетом, посы­лаемая на специальном бланке.

По срочности доставки адресату телеграммы подразделяют: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. Телеграмму строят из двух частей, разделенных чертой.

Первую часть передают по телеграфу (оплачивают); печатают крупным шрифтом, через два интервала (кроме знаков препинания, каждый реквизит начинают с новой строки без абзаца. Адресат отделяется от текста 3-4 интервалами. Переносы слов и исправления не допускаются.

Вторую под чертой - не передают и не оплачивают. Пишут обычным шрифтом. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, при этом смысл не искажается. При необходимости знаки препинания указываются словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка), зпт (запятая), двтч (двоето­чие), квч (кавычки). Только словами указываются знаки: тире, восклицательный, вопроси­тельный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение HP).

Текст ответных телеграмм следует начинать номером документа, на который дается ответ. Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, они могут быть при­няты адресатом как делопроизводительные номера. Цифровые данные указываются в тексте словами.

Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителем. Дата подпи­сания телеграммы - дата ее отправления.

Реквизиты первой части телеграммы:

• Отметка о категории или особом виде телеграммы (при необходимости)

• Адресат

• Текст

• Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму (может быть указана его должность)

• Наименование организации - отправителя телеграммы (сокращенное или условное) Реквизиты второй части телеграммы: Наименование организации - отправителя телеграммы (с указанием адреса); Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит (указание должности); Печать; Дата

7. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем). Рекомендации для передачи телефонограмм:

• Передавать только краткую и срочную информацию

• Поверять правильность записи повторным чтением

• Не передавать сложные тексты (не более 50 слов)

• Не использовать трудно выговариваемые и редкие слова

• Записывать их в специальный журнал или оформлять на пишущей машине с после­ дующей регистрацией.

Телефонограмму составляют в одном экз. Ее подписывает руководитель или исполнитель. Секретарь руководителя присваивает документу регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.

Реквизиты: Наименование организации - отправителя - автора документа; Адресат; Наименование вида документа; Дата, номер; Место составления; Текст; Подпись; Должность фамилия, передавшего документ, № телефона, время передачи; Должность, фамилия, принявшего документ, № телефона, время приема.

Приложение 1.

Министерство торговли РФ

Курская оптово-торговая контора

АКТ

2006. № 65

Курск

О ревизии кассы конторы

Основание: приказ начальника конторы от 07.02.2006 № 51 «О ревизии кассы Курской оптово-розничной торговли».

Составлен комиссией в составе:

Председатель – заместитель главного бухгалтера И.К. Сверидов

Члены комиссии: старший бухгалтер Н.Д. Умнов, бухгалтер Р.П. Ковалева.

Присутствовали: главный бухгалтер Г.В. Кравцова, кассир Е.Ю. Алексеева.

В период с 06.02.2006 по 08.02.2006 комиссия провела ревизию кассы Курской оптово-торговой конторы по состоянию на 06.02.2006.

В ревизии комиссия установила:

1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 06.02.2006 согласно данным бухгалтерского учета 3 150 000 руб.

2. Фактический остаток наличных денег 3 150 000 руб.

3. Недостачи наличных денег по вине кассира не обнаружено.

Акт составлен в трех экземплярах:

1-й экз. направлен директору,

2-й экз. – главному бухгалтеру,

3-й экз. – в дело № 05-12

Председатель комиссии подпись И.К. Сверидов

Члены комиссии подписи Н.Д. Умнов

Р.П. Ковалева

УТВЕРЖДАЮ

Начальник конторы

_______________ Л.В. Васин

12.02.2006

Приложение 2.

Приложение 2.

Приложение 2 а.

Приложение 3.

Приложение 4.

Производственный Директору

участок № 1 ЗАО «Инвестиции»

Рудакову Н.К.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

20.07.2006

Тракторная бригада № 1 через 5 дней приступит к уборке зерновых культур. Однако до сих пор механизаторы не знают конкретных условий материального стимулирования их труда.

Прошу обязать главного экономиста довести нормы и расценки по видам работ до всех участников, занятых на уборочных работах и вывесить их на полевом стане.

Начальник цеха подпись И.О. Бровкин

Приложение 5.

Бухгалтерия Директору ЗАО «Инвестиции»

Рудакову Н.К.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ

ЗАПИСКА

15.05.2006

13.05.2006 не выплачена заработная плата работникам фермы по откорму крупного рогатого скота в связи с несвоевременным предоставлением документов заведующей фермой Крыгиной Н.Г. Отчеты о привесах скота за прошедший месяц предоставлены только 13.05.2006 в 10 часов вечера.

Главный бухгалтер подпись И.И.Осипова

Приложение 6.

Заместителю директора

поАХЧ

г-ну Петрову Н.Г.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

15.10.2003

В соответствии с планом подготовки лицея к новому учебному году прошу провести следующие работы в каб.23:

• отремонтировать столы учащихся (№ 5, 10, 12);

• заменить перегоревшие лампы (4 шт);

• покрасить рамы окон и подоконников (5 окон).

Преподаватель ПЭВМ А.И. Сидорова

Приложение 7.

Министерство сельского

Хозяйства и продовольствия

Российской Федерации

Закрытое акционерное

Общество «Инвестиции»

301011, Курская область,

Золотухинский район,

Село Свобода

Тел. 2-12-48

18.05.2006 № 05-12/18

На № ___________ от ____________

Об участии в выставке

Уважаемый Геннадий Николаевич!

Ознакомившись с рекламой и программой вашего выставочного центра, опубликованным в № 56 газеты «Курская правда» от 05.05.2006, убедительно просим Вас включить нашу организацию в число участников выставки согласно нашей заявке.

Приложение: заявка на участие в выставке на 2 л. В 1 экз.

Директор подпись Н.К. Рудаков

Директору

выставочного центра

«Экспо–бизнес »

Соколову Г.Н.

305017, г. Курск,

ул.Энгельса,55

Вопросы для самооценки:

1. Назовите виды информационно-справочных документов.

2. Укажите особенности составления и оформления информационно-справочных документов.

3. В чем особенности составления и оформления Протокола?

4. В чем особенности составления и оформления Акта?

5. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?

6. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок?

7. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебных писем?

8. Каковы разновидности писем?

9. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению телеграмм?

10. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению телефонограмм?

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 167 – 188.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.