2. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т.Д.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишут с большой буквы от левого поля).

К переменной информации относятся И.О. Фамилия председателя, секретаря, присутствующих.

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет один интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.

К фамилии приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня (от левого края). С красной строки начинается запись пунктов повестки дня. Нумерация арабскими цифрами. Вопросы располагаются по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное».

Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили). Эти слова пишут прописными буквами с отдельной строки.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждается несколько вопросов.

С красной строки пишут И.О.Фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то пишут: «Доклад прилагается».

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут И.О.Ф. выступающих, после тире с большой буквы пишут содержание выступления.

Выступления могут излагаться от первого лица - «я осуществляю...», от третьего лица - «Петров сказал, что ...», безотносительно к лицу говорящего - «бухгалтерский учет в группах освоен удовлетворительно», в безличной форме - «Ивановым было предложено...».

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают — «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Записывают И.О.Ф. выступающего.

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ.

Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение, должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты. Каждый пункт начинается с красной строки. Протокол подписывает председатель и секретарь. Датой протокола является дата его проведения. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончание заседания (16 - 21.10.2003).

Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года. Образец протокола см. приложение 2.

Выписка из протокола – представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня по которому готовят выписку. При этом воспроизводятся все реквизиты бланка, вводная часть текста, а из основной берется та информация, которая необходима в конкретном случае. Выписка не подписывается теми лицами, подписавшими подлинник, а только заверяется проставлением реквизита «Отметка о заверении копии», состоящего из слова «Верно», наименовании должности лица, сделавшего выписку, его личной подписи, расшифровки, даты. Проставляется отметка ниже реквизита «Подпись». Образец выписки из протокола см. приложение 3.