Раздел 2. Общие правила оформления документов Тема: Информационно-справочные документы. Современное деловое письмо

План:

1. Акт

2. Протокол

3. Виды записок

4. Служебные письма

5. Факс

6. Телеграмма

7. Телефонограмма

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными.

Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решения и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения.

1. АКТ - справочно-информационный документ.

Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризации, приема - передачи материальных ценностей, акты аварий). Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документа, подтверждающих их полномочия. Акты контрольно-ревизионного характера подлежат утверждению. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Во вводной части указывают основание для составление акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие). В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключение составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста. В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адреса, по которым они направлены.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата). При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются». Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланках. Реквизиты документа «АКТ»

• наименование организации-автора документа;

• наименование вида документа - АКТ;

• дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);

• номер (на одной строке с датой);

• заголовок документа;

• место издания;

• текст (пишут через полуторный интервал);

• приложение;

• грифы утверждения и согласования (если это необходимо);

• подпись (лиц, указных в вводной части, с расшифровкой фамилий, с указанием инициалов);

• отметка об исполнении документа и направления его в дело.

Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами. (Образец Акта см. Приложение 1)