2. Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на принципах единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

По содержанию приказы делятся на два вида: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказ – основной распорядительный документ

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий.

Подготовка проекта приказа включает следующие стадии:

1. изучение существа вопроса, знакомство с законодательными актами, проработка информационно – справочных документов предпрития.

2. подготовка текста документа

3. согласование текста

4. подписание приказа

5. доведение до сведения исполнителей.

Текст приказа состоит из конструирующей и распорядительной частей.

В конструирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Эта часть может и отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словами ПРИКАЗЫВАЮ (которое пишут прописными буквами от левого поля. Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строят:

1. исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация)

2. действие

3. срок. Оформляют так: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия)

Дата приказа – это дата его подписания, начала его действия.

К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения, организации, должностные лица, которых касается приказ.

Проект приказа до подписания согласовывают (виза) с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, юрист.

Виза включает элементы: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.

Формуляр – образец ПРИКАЗА включает реквизиты:

1. наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа.

2. наименование вида документа – ПРИКАЗ

3. дата, номер – (в пределах календарного года)

4. место издания (город) – если указано в наименование организации, то не пишется

5. текст

6. заголовок (начинают с предлога «О» или «Об» , например «Об итогах…»)

7. подпись

8. визы согласования

9. отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказы оформляются на общих или специальных бланках, его типографическим способом нанесено название документа – ПРИКАЗ.

Можно сделать копии приказов и выписки из них согласно списку на рассылку. Подлинники приказов хранят в канцелярии и не выдают для пользования.

Выписка из приказа – это копия части документа. Констатирующая часть в выписке записывают полностью.

Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА:

1. наименование организации (наименование министерства, ведомства)

2. наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

3. дата, номер (индекс) – те же, что у приказа.

4. место составления

5. заголовок

6. часть теста

7. подпись (кроме личной)

8. заверительная надпись (делают от подписи 2-3 интервалами)

Включают слово Верно, название должности, дату (пишут от левого поля), расшифровку подписи.

Распоряжение

Распоряжение – правый акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организацией, которым оно адресовано.

Оформляют на бланка формата А4.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный и кратковременные сроки.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой указывают причину распоряжения (применяются формулировки «в связи», «в соответствии», «в целях»), а во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия.

Формуляр – образец распоряжения состоит из реквизитов:

1. наименование организации – автора документа

2. наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ

3. дата, номер (в пределах календарного года)

4. место издания

5. заголовок

6. подпись текст

7. гриф согласования

8. отметка об исполнении документа и направление его в дело.

Указание

Указание – распорядительный документ организационно – методического характера, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок).

Оформляют на бланках формата А4 и на листе бумаги с указанием всех реквизитов документа.

Указания издают руководители, заместители.

Констатирующая часть – раскрывают причины издания документов и назначается фразами: «Во исполнение…», «В целях…», «В соответствии…».

Распорядительная часть начинается со слов «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме: исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) – действие – срок исполнения.

В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Датой указания является дата его подписания.

Формуляр – образец УКАЗАНИЯ состоит из реквизитов:

1. наименование организации – автора документа

2. наименование вида документа – УКАЗАНИЕ

3. дата, номер (в пределах календарного года)

4. место издания – город

5. заголовок

6. текст (пишется через полуторный интервал)

7. подпись

8. визы или гриф согласования

9. отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Постановление

Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Постановления бывают организационного характера (для решения организационных вопросов деятельности комиссий, комитетов – распределение обязанностей, утверждение планов) и адресуемы для исполнения другим органам (для исполнения предприятиями, должностными лицами).

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные) принимают постановления, обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие такими полномочия, принимают постановления рекомендательного характера («Предложить», «Рекомендовать»).

Реквизиты постановления:

1. наименование организации – автора документа

2. наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ

3. дата, номер (в пределах календарного года)

4. место издания – город

5. заголовок

6. текст

7. подпись

8. гриф (визы) согласования

9. отметка об исполнении документа и направление его в дело.

Решение

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.

В констатирующей части указываю причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа то в этой части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ на отдельной строке.

Решение оформляется на бланках А 4.

Формуляр – образец РЕШЕНИЯ состоит из реквизитов:

1. наименование организации – автора документа

2. наименование вида документа – РЕШЕНИЕ

3. дата (принятия решения на заседании коллегиального органа), номер

4. место издания

5. заголовок к тесту

6. текст

7. подпись (председатель, секретарь)

8. визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсультанта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения)

9. отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Вопросы для самооценки:

1. Назовите виды организационных документов.

2. Укажите особенности составления и оформления организационных документов.

3. Назовите виды распорядительных документов.

4. Укажите особенности их составления и оформления распорядительных документов.

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 149 – 166.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.