В. П. Егоров

В. Н. Слиньков

Документоведение и документационное

обеспечение управления

Учебное пособие

г. Москва

2010 г.

Рассмотрено и рекомендовано к изданию кафедрой социально-политической истории, документоведения и архивного дела Московского государственного университета путей сообщения (МИИТ) в качестве учебного пособия по специальности 032001.65 (Протокол №10 от 17 июня 2010 г.)

Авторский коллектив

В.П. Егоров, доктор военных наук,

профессор - Введение. Главы 1, 2, 3, 4, 5, 7, 10, 11, 12, 13,

14, 16, 17, 18, 19, 20. Заключение.

В.Н. Слиньков, методист учебно-

методического Центра - Главы 6,8,9,21. Приложения.

Рецензенты:

Кузнецова Т.В. - кандидат исторических наук, профессор, заведующая кафедрой «Документоведение» Российского Государственного Гуманитарного Университета.

Кюнг П.А. – кандидат исторических наук.

Рапуто А.Г. – доцент, кандидат технических наук.

«Документоведение и документационное обеспечение управления», учебное пособие (В. П. Егоров, В. Н. Слиньков) – М.: 2010. - 300с.

В учебном пособии, состоящем из системы теоретических сведений и конкретных документов, показано, как грамотно готовить документ, организовать переписку, работать с документом, хранить его, как освоить делопроизводство - инструмент управления, и на этой основе организовать коммуникативные связи между людьми и предприятиями.

Книга рекомендуется студентам высших и средних учебных заведений, обучающихся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Менеджмент организации», «Управление персоналом», а также руководителям и специалистам сферы управления и производства, поставивших для себя цель – организовать работу организации, предприятия любой формы собственности, их документооборот и на этой основе управлять.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В СПЕЦИАЛЬНОСТЬ

Глава 1. История развития профессии

1.1. От древнего Египта к древней Руси

1.2. Делопроизводство в Древней Руси

1.3. Приказное делопроизводство

1.4. Коллежское делопроизводство

1.5. Министерское делопроизводство

1.6. Делопроизводство в СССР в ХХ веке

Глава 2. Государственный стандарт высшего профессионального образования по специальности документовед

2.1. Общие положения

2.2. Государственный образовательный стандарт

2.3. Циклы государственных образовательных программ

2.4. Требования к уровню подготовки выпускника по специальности

2.5. Виды профессиональной деятельности при овладении программой

Глава 3. Документ и его место в системе управления

3.1. Понятия «документ», «информация»

3.2. Способы документирования

3.3. Система документации и управления

3.4. Источники в документоведении

РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Глава 4. Документоведение как научная дисциплина

4.1. Понятие о документоведении как научной дисциплине, Объект и предмет документоведения

4.2. Основные этапы развития документоведения

4.3. Структура документоведения

4.4. Взаимосвязь документоведения с другими науками

4.5. Источники в документоведении

Глава 5. Системный подход к документу как объекту исследования

5.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ»

5.2. Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»

5.3. Свойства, признаки и функции документа

Глава 6. Методы и способы документирования

6.1. Общие положения и понятия документирования

6.2. Понятия о языках

6.3. Знаковый метод фиксирования информации

6.4. Способы и средства записи информации

Глава 7. Классификация документов

7.1. Понятие о классификации документов

7.2. Классификация по информационной составляющей документа

7.3. Классификация по материальной составляющей документа

7.4. Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде

Глава 8. Системы документации

8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации

8.2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации

8.3. Унифицированные системы документации

8.4. Электронные системы документации

Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления

9.1. Унифицированные системы документации

9.2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

9.3. Основы стандартизации:

9.3.1. Общие положения

9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации

9.3.3. Государственная система стандартизации

9.3.4. Задачи стандартизации

9.3.5. Основные понятия и определение в системе стандартизации

9.3.6. Органы и службы стандартизации

9.3.7. Нормативные документы по стандартизации

РАЗДЕЛ 3. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

(ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)

Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления

10.1. Основные виды документной деятельности

10.2. Информация в управленческой деятельности

10.3. Управление документацией

10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения

Глава 11. Документационное обеспечение управления (ДОУ). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

11.1. Документационное обеспечение управления (ДОУ).

11.2. Понятие «делопроизводство»: цели и задачи.

11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Организационно-штатное построение ДОУ.

11.4. Культура труда делопроизводственного персонала.

11.5. Компьютер и делопроизводство.

11.6. Автоматизированные системы обработки документов.

Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

12.1. Инструкция по делопроизводству. Общие положения. Основные понятия

12.2. Бланки документов

12.3. Оформление реквизитов документов

12.4. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

12.5. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

12.6. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти:

12.6.1. Состав документов федерального органа исполнительной власти

12.6.2. Приказ, распоряжение

12.6.3. Положение, правила, инструкция

12.6.4. Протокол заседания (совещания)

12.6.5. Служебная переписка

12.6.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

12.7. Делопроизводство по обращениям граждан

Глава 13. Организация документооборота

13.1. Принципы организации документооборота

13.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

13.3. Предварительное рассмотрение документов

13.4. Регистрация поступающих документов

13.5. Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей

13.6. Организация работы с отправляемыми документами

13.7. Регистрация отправляемых документов

13.8. Отправка документов

13.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

13.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

13.11. Учет и анализ объемов документооборота

13.12. Контроль за исполнением документов

Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

14.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

14.2. Формирование дел и их текущее хранение

14.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

14.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

14.5. Передача дел на архивное хранение

Глава 15. Особенности работы с электронными документами

15.1. Порядок создания, получения, обработки электронных документов

15.2. Обязательные сведения об электронном документе

15.3. Систематизация дел электронных документов

Глава 16. Работа исполнителя с документами

16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами

16.2. Сроки исполнения документов

Глава 17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

17.1. Учет печатей и штампов

17.2. Учет бланков документов

Глава 18. Международная переписка.

18.1. Международные стандарты по оформлению документов

18.2. Форматы бумаги

18.3. Проектирование бланков

18.4. Реквизиты международного письма

Глава 19. Конфиденциальность информации и конфиденциальность документов

19.1. Понятия о конфиденциальности информации и конфиденциальности документов

19.2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну

19.3. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Глава 20.Терминология и понятия, применяемые в документоведении и документационном обеспечении управления

20.1. Общие понятия

20.2. Документирование

20.3. Информационная составляющая документа

20.4. Организация работы с документами

20.5. Архивное дело

20.6. Обеспечение сохранности документов

Глава 21. Этикет в практике деловых отношений. Психологические основы взаимоотношений людей

21.1. Этикет, его понятия

21.2. Психологические основы взаимоотношения людей

21.3. Профессиональная этика работника службы ДОУ

21.4. Правила общественного поведения

21.5. Этика поведения в различных условиях обстановки

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ТЕМАТИКА РЕФЕРАТОВ И КУРСОВЫХ РАБОТ ПО КУРСУ «Документоведение и документационное обеспечение управления»

НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ИСТОЧНИКИ, НАУЧНАЯ И УЧЕБНАЯ ЛИТЕРАТУРА

ПРИЛОЖЕНИЯ:

1. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (приложение: Правила).

2. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 г. №754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (приложение: Положение).

3. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. №536 г. Москва «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (приложение: Типовая инструкция).

4. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Росархива №76 -2009 г.).

5. ГОСТ 51148-98.

6. ГОСТ Р 6.30 – 2003.

7. ГОСТ Р 51511- 2001.

8. Извлечение из Инструкция по кадровому делопроизводству в ОАО «РЖД».

9. ГОСТ Р 51506 – 99. « Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля» (извлечения).

10. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать.

11. Извлечения из Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93. Класс 0200000 «Организационно-распорядительная документация» (Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. №299 (с изм. и доп. 1999 – 2002 гг.).

12. Приказ от 5 января 2006 г. №1 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги»

13. Извлечения из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.).

14. Перечень типовых сроков исполнения документов.

15. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению.

16. Извлечение из Федерального закона «О связи» (от 7.07.2003 г. № 126-ФЗ).

17. Извлечения из Федерального закона «О почтовой связи» (от 17.07.1999 № 176-ФЗ).

18. Извлечения из Правил оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725).

19. Федеральный закон «О федеральной фельдъегерской связи» (от 16.10.1994 № 67-ФЗ, с изм. от 03.12.1999 и 27.11.2001).

20. Положение о государственной фельдъегерской Службе Российской Федерации (утв. Указом Президента Российской Федерации от 10.08.2000 № 1485).

21. Правила радиосвязи морской подвижной службы и морской подвижной спутниковой службы Российской Федерации (утв. Приказом Минтранса РФ № 137, Минсвязи РФ № 190, Госкомрыболовства РФ № 291 от 04.11.2000).

22. Извлечения из Руководящего документа отрасли «Телематические службы» (утв. Приказом Министерства Российской Федерации по связи и информатизации от 23.07.2001 № 175).

23. Рекомендации по стилистическому оформлению приказов и распоряжений.

24. Извлечения из Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

25. Извлечения из «Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).