Реинжиниринг бизнес процессов.

Бизнес-процесс – совокупность технологических и организационно-деловых процессов, выполняемая целенаправленно в рамках заранее заданной организационной структуры.

Бизнес-процессы могут быть разного масштаба: масштаба предприятия (в него вовлечены работники нескольких подразделений, например, снабжающих предприятие материалами и комплектующими), внутрицеховые, внутрилабораторные (например, изготовить деталь). Внутри одного бизнес-процесса часть составляющих его технологических и организационно-деловых процессов может быть организована в отдельный вложенный бизнес-процесс меньшего масштаба. Отдельные технологические и организационно-деловые процессы могут раскладываться на операции (законченные части процесса, выполняемые на одном рабочем месте – выписать накладную, составить договор), которые в свою очередь делятся на переходы (законченные части операции, выполняемые одними и теми же средствами – позвонить, записать, фрезеровать).

Рис.4. Жизненный цикл продукта как взаимосвязь процессов

Бизнес-процессы также различаются по типу деятельности:

• основные бизнес-процессы (определяют основное направление деятельности предприятия: производитство продукции, сервисное обслуживание, оказание услуг и т. п.);

• вспомогательные бизнес-процессы (процессы, связанные с решением внутренних задач предприятия по обслуживанию основных бизнес-процессов);

• бизнес-процессы управления (планирование деятельности предприятия, организация производства, контроль);

• бизнес-процессы сети (взаимодействие с поставщиками и потребителями).

Анализ бизнес-процессов позволяет по-новому взглянуть на работу предприятия, уточнить обязанности работников, оценить эффективность использования ресурсов, увидеть недостатки, скрытые в организационной структуре. С момента введения термина «бизнес-процесс» появилось понятие «реинжиниринг бизнес-процессов» (Business Process Reengineering, BPR), которое подразумевает фундаментальное переосмысление и перепроектирование бизнес-процессов предприятия с целью повышения эффективности его работы. 

Суть заключается в том, чтобы разделить всё безобразие, что происходит на предприятии, на 7±2 основных процесса, в каждый из них вложить вспомогательные процессы и вообще алгоритмы реализации задачи, для которой этот процесс существует. В итоге получится целостная схема движения материальных и информационных потоков предприятия (простейшую схему мы рассматривали в практической №1) с детерминированными составляющими, с конечным числом учитываемых параметров и прочими радостями©. А такая подача информации открывает новые возможности работы с ней, как вы убедились на практической №1. Не обладая никакими специальными знаниями и не производя сложных вычислений, приблизительно за час вам удалось оптимизировать несложную цепь процессов.

Рассмотрим методику реинжиниринга бизнес-процесса.

В процессе оптимизации можно выделить два этапа: первый - на основе логического анализа модели, путем структурной оптимизации бизнес-процессов, введения обратных связей, устранения дублирования и т.д.; второй - на основе количественного анализа.

В соответствии с методом АВС (ФСА - функционально-стоимостной анализ) каждый процесс имеет определенную стоимость. Каждый вид ресурса, потребляемый (обрабатываемый) процессом, а также механизмы, участвующие в реализации процесса, увеличивают стоимость процесса. При этом учитываются элементы затрат, игнорируемые при обычном представлении предприятия как совокупности организационных структур. Следовательно, каждому процессу h можно поставить в соответствие значение затрат на выполнение этого процесса Ex(h).

Выполняемые процессы делятся на два вида:

• процессы, для которых вычисляется обрабатываемый ими поток информационно-материальных ресурсов и время выполнения;

• процессы, для которых вычисляется только время выполнения.

Для процессов первого вида вводится понятие величин "входного потока" и "выходного потока". Входной поток i-го процесса A^F_i – количество единиц информационно-материального обмена, поступившего на вход i-го процесса для обработки за период времени T. Выходной поток i-го процесса U^F_i – количество единиц информационно-материального обмена, полученных на выходе i-го процесса за период времени T.

Для одного и того же процесса за анализируемый промежуток времени T входной поток может быть не равен выходному потоку, так как, возможно, не все поступившие за заданный период времени единицы информационно-материального обмена обработаны процессом (некоторые находятся в обработке). В этом случае говорят о возникшем «узком» месте.

Дополнительно для процессов первого вида можно ввести следующие характеристики:

- производительность j-го механизма M^F_j – суммарное количество однородных единиц информационно-материального обмена, получающееся за период времени T на выходе всех процессов, использующих j-ый механизм;

M^F _ij =  U^F _i   _{i j} (1)

где

i = 1…I (I – количество анализируемых процессов),

j = 1…J (J – количество механизмов)

- мощность j-го механизма M^P_j – максимально возможное количество однородных единиц информационно-материального обмена, обрабатываемое данным j-ым механизмом за период времени Т;

мощность i-ого процесса U^P_i – количество единиц информационно-материального обмена, которое может быть получено на выходе i-го процесса за период времени Т при условии использования всей мощности всех механизмов, используемых в этом процессе.

Если для выполнения i - ого процесса используется один j - ый механизм, то мощность

i – ого процесса равняется

(2)

При использовании в процессе нескольких механизмов, мощность процесса будет определяться наименее мощным из них.

Для возможности сравнительной оценки, введем коэффициент использования механизма в процессе  и обобщенный коэффициент использования механизма Г. Коэффициент использования j-го механизма i-м процессом равен отношению производительности i-го процесса и мощности j-го механизма процесса. Коэффициент _ij показывает, какая часть мощности j-го механизма приходится на выполнение i-го процесса.

(3)

j = 1….J (J – количество механизмов),

i = 1....I (I - количество процессов).

Обобщенный коэффициент использования j-го механизма _j есть сумма коэффициентов использования j-го механизма всеми процессами.

Г_ij = ∑ ( _ij ∙δ _ij) (4)

i = 1…I (I – количество процессов)

Чем меньше коэффициент , тем меньше загружен соответствующий механизм. Обычно принимают:

- неполная загрузка механизма ( < 0.4),

- удовлетворительная загрузка механизма (0.4    0.8),

- полная загрузка механизма (0.8 <   1),

- перегрузка механизма ( > 1).

Для процессов второго вида также можно ввести коэффициент использования механизма в процессе β и обобщенный коэффициент использования механизма В.

Коэффициент использования j-го механизма в i-м процессе равен отношению затраченного на выполнение i-го процесса количества времени к величине нормативного времени работы j-го механизма за период T.

Обобщенный коэффициент загрузки j-го механизма В определяется как сумма всех коэффициентов использования j-го механизма всеми анализируемыми процессами.

В = ∑ (β _ij ∙ δ _ij) (5)

i = 1…I (I – количество процессов)

Р ис. Применение количественных характеристик бизнес-процессов

для анализа их эффективности.

По аналогии с коэффициентом Г классифицируется неполная, удовлетворительная, полная загрузка механизма и перегрузка механизма.

Введенный набор характеристик { Ex, M^F, U^F, M^P, U^P, γ, Г, β, B } позволяет анализировать модель бизнес-процессов предприятия, искать «узкие» места, выявлять источники необоснованных затрат, вносить изменения в модель в соответствии с выбранной целью реинжиниринга (сокращение затрат, уменьшение длительности производственного цикла, сокращение объемов незавершенного производства и т. п.) (см. рис.П2.1).

Один из возможных алгоритмов оптимизации на основе рассчитываемых характеристик, включает в себя следующую последовательность шагов:

1) определяем отчетный период времени Т отч., за который будут оцениваться характеристики (затраты, производительность, мощность, коэффициенты загрузки);

2) определяем затраты на выполнение каждой функции за Т отч.;

3) функции классифицируем по типам;

4) для функций первого типа определяем все введенные характеристики;

5) если обнаружены функции, для которых входной и выходной потоки не равны, то это означает возможное «узкое» место.

Ликвидировать его можно тремя способами:

а) увеличением мощности механизма выполнения функции M^P; ;

б) уменьшением производительности механизма выполнения функции M^F для данной функции за счет уменьшения его использования другими функциями;

в) вводом нового механизма выполнения функции взамен или в дополнение к старому;

Если обнаружены функции, использующие слабо загруженные механизмы ( < 0.4), то в этом случае оптимизация достигается:

а) путем высвобождения не полностью загруженных механизмов и перераспределения их нагрузки между другими механизмами (при условии не возрастания затрат на выполнение функций);

б) путем повышения обобщенного коэффициента использования механизма выполнения функции  и, по возможности, стремление его к единице.

Для всех функций определяют коэффициенты β и В.

Если обнаружены функции, использующие мало загруженные механизмы (В < 0.4), то в этом случае оптимизация достигается:

а) путем высвобождения не полностью загруженных механизмов выполнения функций и перераспределения их нагрузки между другими механизмами (при условии не возрастания затрат на выполнение функций);

б) путем повышения обобщенного коэффициента использования механизма выполнения функции В и, по возможности, стремление его к единице;

Проверка полученных результатов.

Для проведения однозначной проверки и выбора оптимального решения предложен коэффициент эффективности использования j - го механизма в i - м процессе K _{i j}, равный отношению коэффициента использования j-го механизма в i-м процессе к величине затрат на выполнение i-го процесса Ex (i). При этом в качестве коэффициента использования механизма может применяться как коэффициент γ, так и коэффициент β.

; (6)

Путем сравнения коэффициентов эффективности использования всех механизмов до изменения производительности процессов и после, можно установить, настолько ли эффективны вносимые изменения. Если сумма коэффициентов эффективности на i-й процесс, рассчитанная по всем механизмам, не изменилась или увеличилась, то внесенные изменения оправданы. Иначе, следует изменить другие механизмы.

Процесс реинжиниринга бизнес-процессов предприятия заключается не только в формализованном перераспределении нагрузки механизмов функциональной модели, но и в творческом подходе к перепроектированию связей между ними. Вычисляемые характеристики служат в качестве указателей на «болевые точки» предприятия. Выбор же оптимального решения осуществляется исходя из опыта специалистов по реинжинирингу, заданных критериев оптимизации и особенностей конкретной ситуации.

Анализ и реинжиниринг бизнес-процессов является серьезным инструментом повышения эффективности работы предприятия, т.к.:

- представление о работе предприятия как о выполнении совокупности бизнес-процессов позволяет руководителю предприятия по-новому взглянуть на процесс функционирования подчиненной ему структуры, а рядовым сотрудникам – осознать свое место и обязанности в системе;

- введенная система определений (процесс функционирования предприятия, бизнес-процесс, операцию и переход) позволяет осуществлять конечную декомпозицию при создании функциональной модели, наглядно иллюстрирующей структуру и взаимосвязи бизнес-процессов и их составляющих;

- модель бизнес-процессов предприятия служит источником информации о функциях и связях между ними (т.е. о бизнес-процессах и их взаимосвязях), причем эта информация может быть извлечена из модели и представлена в виде отдельной базы данных, которая может в дальнейшем использоваться для решения разнообразных задач.

Использование количественных характеристик (затрат на выполнение функции, производительности функции и механизма выполнения функций, мощности функции и механизма выполнения функции, коэффициентов загрузки) позволяет:

- оценить оптимальность организации бизнес-процессов и их составляющих,

- определить источники потерь,

- проконтролировать целенаправленно вносимые в систему изменения, которые ведут к организации оптимальной работы предприятия и взаимодействия работников предприятия при решении различных задач в рамках процесса функционирования предприятия,

- сократить объем и предотвратить образование незавершенного производства.

Построенная по результатам внесенных изменений обновленная модель бизнес-процессов может становиться предметом анализа и оптимизации любое количество раз до достижения наилучших результатов.

Методика анализа и реинжиниринга бизнес-процессов может быть использована не только на отдельном предприятии, но и в более сложных организационных структурах, деятельность которых связана с поддержкой жизненного цикла сложного изделия (изделий).

Здесь много букв. Но я решил дать развёрнутое объяснение. Формулы совершенно не заоблачные по сложности. Их использование даёт нам уверенность в том, что наш процесс действительно оптимален для данных условий и поиск лучшего решения следует пока прекратить. Тем не менее, результатов можно добиваться, не используя этих формул при условии удачного моделирования несложных систем. Суть: хотите построить автоматический обработчик вашей схемы бизнес-процессов? Ему нужны критерии эффективности. Извольте. Не хотите? Тогда нужно построить удачную математическую модель и мучать её вручную методом проб и ошибок.

P.S.

Формулы наизусть я спрашивать не буду, но знать об их существовании и пользоваться ими надо уметь.