Практическое упражнение 3

Создайте однотабличную пользовательскую форму для ввода и редактирования данных таблицы СТУДЕНТ. Ознакомьтесь с возможностями ввода данных в форму.

1. Откройте ранее созданную базу данных СТУДЕНТ.

2. Создайте простую форму. Для этого:

• в окне "[СТУДЕНТ:База данных (формат Access 2000)]" нажмите кнопки Формы, Создать

• выберите режим Мастер форм, затем нажмите ОК.

• в диалоговом окне "Создание форм", в списке "Доступные поля" выберите все перечисленные поля, нажав на кнопку " >>" , обратите внимание, что в окне "Выбранные поля" появятся все выбранные вами поля, нажмите кнопку Далее.

• выберите внешний вид формы Табличный, нажмите Далее.

• выберите требуемый стиль Стандартный, нажмите Далее.

• Задайте имя формы: СТУДЕНТ.

• В дальнейших действиях выберите "Открыть форму для просмотра и ввода данных", затем нажмите Готово.

3. Добавьте запись:

3333, Петухов Федор Абрамович, 15.04.1990, 122 уч. Гр.

4. Сохраните и закройте файл.

2. Порядок обработки данных

Access выводит информацию из базы данных в виде отчета (распечатки содержимого базы данных). Все отчеты подразделяются на три категории:

Простая распечатка содержимого базы данных из режимов таблицы или формы;

Детальные отчеты - хорошо подготовленные отчеты, предназначенные в любом удобном для пользователя виде и включающие в себя ряд дополнительных элементов;

Специальные отчеты - позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем.

Способ вывода на печать таблиц и форм удобен для построения быстрого чернового варианта отчета.

Преимущество таких отчетов - быстрота и простота их получения. Недостатком является вывод данных точно в таком же виде, в каком они содержаться в таблице или форме.

Разработка детального отчета

Для получения отчета улучшенного внешнего вида необходимо подготовить детальный отчет. Он должен иметь наглядную форму и содержать больше информации, чем простая распечатка таблицы. Целесообразно для создания обычного детального отчета использовать мастера отчетов.

Access включает следующие мастера отчетов: в один столбец; табличный; выровненный.

При создании простого отчета выводятся все поля и записи из таблицы или запроса, причем каждое поле - на отдельной строке.

При выборе отчета, требуется определить стиль (простой, строгий, черно-белый и т.д.), его ориентацию на странице (книжная, альбомная), присвоить имя отчету и ввести заголовок отчета.

Если созданный мастером отчет не полностью Вас удовлетворяет, измените его в режиме конструктора или создайте специальные стили, которые мастер будет использовать при создании следующих отчетов.

Практическое упражнение 4

С помощью мастера создайте детальный отчет для вывода данных таблицы СТУДЕНТ.

1. Откройте ранее созданную базу данных СТУДЕНТ.

2. Создайте отчет с помощью мастера, для этого:

• в окне [СТУДЕНТ:База данных (формат Access 2000)] нажмите кнопки Отчеты и Создать.

• в окне выберите режим "Создание отчета с помощью мастера" и нажмите ОК

• как и в предыдущем задании осуществите выбор полей

• макет отчета задайте Табличный

• ориентация должна быть Книжной

• выберите стиль Строгий

• задайте заголовок ОТЧЕТ

После выполненных вами действий, Access выходит в окно предварительного просмотра отчета

3. Сохраните файл под именем ОТЧЕТ.