0. Создание вычисляемых элементов

Вычисляемые элементы могут находиться в заголовке и примечании отчета, в заголовке и примечании группы, в области данных.

Если вычисляемый элемент находится в заголовке или примечании отчета и содержит групповую функцию, то вычисление осуществляется для всех записей таблицы или запроса.

Если вычисляемый элемент находится в заголовке или примечании группы, то вычисление осуществляется для группы записей.

Если вычисляемый элемент находится в области данных, то вычисление будет осуществляться для каждой записи таблицы или запроса.

Чтобы создать вычисляемый элемент, необходимо:

щелкнуть по кнопке Поле на панели элементов и в том месте отчета, где оно будет находиться;

выделить щелчком поле “свободный” и щелкнуть по кнопке Свойства на панели инструментов;

в диалоговом окне выбрать щелчком вкладку Данные;

щелкнуть по кнопке Построитель выражений;

в диалоговом окне Построитель выражений задать формулу вычисления (формула начинается со знака =, имена полей заключают в квадратные скобки, текст заключают в кавычки). Для задания формулы в диалоговом окне можно использовать кнопки арифметических и логических операций, выбирать двойным щелчком имена таблиц, запросов и имена полей или функций (или одинарным щелчком по имени и щелчком по кнопке Вставить) из списков в нижней части диалогового окна;

щелкнуть по кнопке OK, чтобы вставить выражение в поле.

Для отображения результатов вычисления в нужном формате поступают следующим образом:

в режиме Конструктор щелкнуть по полю, содержимое которого надо отформатировать, и на панели инструментов щелкнуть по кнопке Свойства;

в появившемся диалоговом окне перейти во вкладку Макет, щелкнуть в строке Формат поля и по стрелке раскрывающегося списка; в появившемся списке выбрать требуемый формат данных;

если форматируется число, в поле Число десятичных знаков можно ввести нужное число знаков после запятой;

закрыть диалоговое окно.

В отчетах можно вывести значения некоторого поля записи или итогового поля группировки нарастающим итогом. Для этого выделяют вычисляемое поле, открывают окно его свойств (например, с помощью кнопки Свойства на панели инструментов) и во вкладке Данные в строке Сумма с накоплением выбирают из списка значение Для группы.

0. Группирование записей в отчете

Группирование записей осуществляется следующим образом:

отобразить отчет в режиме Конструктор;

на панели инструментов щелкнуть по кнопке Сортировка и группировка;

щелкнуть по полю в столбце Поле/Выражение, затем - по стрелке раскрывающегося списка; выбрать из списка имя поля, по которому будет производиться группирование;

щелкнуть по правой стороне поля в столбце Порядок сортировки и выбрать тип сортировки записей в группе;

щелкнуть по правой стороне поля Заголовок группы и выбрать из списка Да, чтобы включить в начало каждой группы записей заголовок;

щелкнуть по правой стороне поля Примечание группы и выбрать Да, чтобы включить в конец каждой группы записей область примечаний. Примечание группы используют, если нужно включить в состав каждой группы записей строку итога или промежуточного итога;

для дополнительной сортировки внутри каждой группы используют второе поле. Щелкают по правой стороне первого пустого поля в столбце Поле/Выражение и выбирают имя второго поля, по которому будет производиться сортировка. Затем щелкают по правой стороне поля в столбце Порядок сортировки и устанавливают тип сортировки – по возрастанию или по убыванию;

закрыть диалоговое окно.

В результате в макете отчета появляются две области – заголовок группы и примечание группы.

Если необходимо, чтобы сведения о каждой группе печатались на отдельной странице, в примечание группы вставляют разрыв страницы. Для этого используют кнопку Разрыв страницы на панели элементов.