4.11. Запрос на обновление записей
Запрос на обновление позволяет изменить все записи таблицы или только те, которые соответствуют условиям отбора.
Порядок действий.
1. Создать, Конструктор, ОК.
2. Выбрать таблицу, в которой будут обновляться поля.
3. Выбрать обновляемые поля.
4. Преобразовать запрос на выборку в запрос на обновление записей, для этого выбрать пункты меню Запрос, Обновление; в результате этих действий в бланк запроса будет добавлена строка Обновление.
5. Для обновляемого поля в строке Обновление задать новое значение, которое может быть задано как формула. Например, увеличить стипендию на 10 %, для этого в строке Обновление для поля Стипендия можно записать =[Стипендия]*1,1; другой пример, увеличить стипендию на запрашиваемый процент, для этого в строке Обновление можно записать =[Стипендия]*(100+[Введите процент])/100 (рис. 4.7).
Рис. 4.7. Запрос на обновление данных
6. Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса, выйти из режима конструирования.
7. Запустить запрос, чтобы обновить записи в таблице, для этого выделить имя запроса и щелкнуть по кнопке Открыть, подтвердить обновление.
4.12. Создание запросов в Access 2007
Для создания запросов переходят во вкладку Создание и щелкают по кнопке Конструктор запросов.
Дальнейшее создание запроса осуществляют аналогично Access 2003. Для редактирования запроса вызывают на имени запроса контекстное меню и выбирают Конструктор.
ОТЧЕТЫ
5.1. Способы создания отчетов
Способы создания отчета. Отчет – форма объединения информации из одной или нескольких таблиц. Помимо данных, получаемых расчетным путем, отчеты могут включать элементы оформления, схемы и диаграммы, графические элементы оформления, в том числе фотографии и иллюстрации.
Для создания отчетов существует несколько способов. Чтобы создать отчет, нужно перейти во вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Затем из списка выбирают в качестве источника данных таблицу или запрос, а из меню – способ создания отчета. При этом можно воспользоваться помощью мастера отчетов или мастеров автоотчетов. В режиме Конструктор отчет создают самостоятельно или корректируют уже созданный отчет.
Разделы отчета. В режиме Конструктор макет отчета состоит из нескольких областей. Первоначально макет отчета имеет три стандартных области – верхний колонтитул, область данных и нижний колонтитул.
Верхний колонтитул выводится в верхней части каждой страницы отчета, как правило, в верхний колонтитул помещают названия граф. Нижний колонтитул выводится в нижней части каждой страницы отчета. В нижний колонтитул можно поместить нумерацию страниц.
Область данных используется для отображения информации из полей записи. Каждое поле из области данных в отчете повторяется столько раз, сколько записей в базе данных.
Заголовок и примечание отчета можно добавить в макет отчета с помощью пункта меню Вид, Заголовок и примечание отчета.
Заголовок отчета выводится в верхней части первой страницы отчета, примечание отчета – в нижней части последней страницы отчета. Обычно в заголовке отчета помещают заголовок документа. Обычно в примечании отчета выводят итоговые вычисления по всем записям отчета. Итоговые вычисления создаются как вычисляемое поле, обязательно включающее групповую функцию.
Заголовок и примечание группы можно добавить в макет отчета с помощью пунктов меню Вид, Сортировка и группировка или с помощью кнопки Сортировка и группировка стандартной панели элементов.
Заголовок группы выводится в начале каждой группы записей.
Примечание группы выводится в конце каждой группы записей.
Обычно в полосе Заголовок группы выводят общие для группы сведения (чаще всего – это поля, имеющие одинаковые значения в каждой группе записей).
Обычно в примечании группы выводят итоговые вычисления по группе записей. Итоги создаются как вычисляемые поля, обязательно содержащие групповую функцию.
Р
ис
5.1. Макет отчета