Создание вычисляемого поля в запросе
В запросе над полями могут производиться вычисления. Результат вычисления образует вычисляемое поле, которое пересчитывается при каждом выполнении запроса.
При вычислениях могут использоваться арифметические выражения и встроенные функции Access.
Порядок действий:
1. Создать, Конструктор, ОК.
2. Выбрать таблицы, участвующие в запросе (для выбора таблицы щелкают по имени таблицы и по кнопке Добавить, повторяют эти действия для каждой выбираемой таблицы), закрыть окно выбора таблиц (щелчок по кнопке Закрыть).
3. Выбрать поля, участвующие в запросе; для выбора поля дважды щелкают по имени поля или перетаскивают его в очередной пустой столбец, выбранное поле должно появится в пустом столбце в бланке запроса.
4. Стать (щелкнуть мышкой) в строке Поле пустого столбца (здесь будет находиться вычисляемое поле); щелкнуть мышкой по кнопке Построить на панели инструментов или вызвать контекстное меню в пустом столбце и выбрать; при этом мы попадаем в окно Построителя выражений (рис. 4.2).
Рис. 4.2. Выбор окна «Построить»
5. Создать формулу для вычислений, используя кнопки для набора знаков арифметических операций; для выбора полей, участвующих в вычислениях, поступают следующим образом – дважды щелкают по слову Таблицы, чтобы появился список таблиц базы данных, щелкают один раз по имени нужной таблицы, затем щелкают по имени нужного поля и по кнопке Вставить (поле при этом попадает в формулу); выбор таблиц и полей повторяют для каждого поля, участвующего в вычислениях, после того, как формула создана, щелкают по кнопке ОК. Например, формула, вычисляющая налог со стипендии будет следующей: =[Студенты]![Стипендия]*0,13 (рис. 4.3).
Рис. 4.3. Окно построения выражений
6. Для задания заголовка и формата вычисляемого поля (курсор находится в вычисляемом поле) щелкают по кнопке Свойства на панели инструментов или на столбце вызывают контекстное меню и выбирают Свойства, в строке Подпись задают имя вычисляемого поля, в строке Формат выбирают из списка нужный формат, в строке Число десятичных знаков выбирают из списка количество цифр после запятой.
7. Проверить работу запроса в режиме Конструктор (щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов); вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).
8. Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса, выйти из режима конструирования.
4.5. Создание запроса с групповыми вычислениями
Групповые операции позволяют выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для этих групп одну из статистических функций. В Access предусмотрено девять статистических функций:
Sum – сумма значений некоторого поля для группы;
Avg – среднее от всех значений поля в группе;
Max,Min – максимальное, минимальное значение поля в группе;
Count – число значений поля в группе без учета пустых значений;
Stdev – среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля в группе;
Var – дисперсия значений поля в группе;
First, Last – значение поля из первой или последней записи в группе.
Результат запроса с использованием групповых операций содержит по одной записи для каждой группы. В запрос включаются поля, по которым производится группировка, и поля, для которых выполняются групповые операции. Порядок действий:
1. Создать, Конструктор, ОК. Выбрать таблицы, участвующие в запросе (для выбора таблицы щелкают по имени таблицы и по кнопке Добавить, повторяют эти действия для каждой выбираемой таблицы), закрыть окно выбора таблиц (щелчок по кнопке Закрыть).
2. Выбрать поля, участвующие в запросе (для выбора поля дважды щелкают по имени поля или перетаскивают его в очередной пустой столбец, выбранное поле должно появится в пустом столбце в бланке запроса).
3. Преобразовать запрос на выборку в запрос с групповыми вычислениями, для этого щелкнуть по кнопке Групповые операции на панели инструментов, в бланк запроса добавится строка, где будет написано Группировка.
4. В столбце, участвующем в вычислении, заменить слово Группировка на нужную групповую функцию (Sum – суммирование, Count – подсчет количества и т. д.), выбор функции осуществить из списка; например, запрос для подсчета количества студентов в группе выглядит следующим образом (рис. 4.4).
Рис. 4.4. Запрос с групповыми вычислениями
5. Проверить работу запроса в режиме Конструктор (щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов); вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).
6. Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса, выйти из режима конструирования.