2.8. Ввод и редактирование данных

Необходимо открыть базу данных с таблицами, в которые нужно ввести записи.

Чтобы вывести список таблиц базы данных, необходимо щелкнуть по вкладке Таблицы в окне базы данных.

Двойной щелчок по имени таблицы откроет ее для ввода. Другой способ открытия таблицы для ввода – щелчок по имени таблицы и по кнопке Открыть.

Таблица отобразится в режиме Таблицы, где имена столбцов – это имена полей, строки таблицы – это записи.

Чтобы удалить запись, нужно щелкнуть по маркеру выделения слева от удаляемой строки, кнопке Удалить запись на панели инструментов и кнопке ДА, если надо удалить запись.

Чтобы скопировать запись, нужно щелкнуть по маркеру выделения копируемой строки, кнопке Копировать, маркеру выделения строки, в которую будет скопирована запись, кнопке Вставить.

Чтобы переместить запись, нужно щелкнуть по маркеру выделения перемещаемой строки, кнопке Вырезать, маркеру выделения строки, в которую будет перемещена запись, кнопке Вставить.

2.9. Создание базы данных, таблиц и схемы данных в Access 2007

После запуска Access в окне Приступая к работе с Microsoft Office Access выбирают значок Новая база данных. В панели справа в поле Имя файла задают имя файла и выбирают место его сохранения, затем щелкают по кнопке Создать.

Окно базы данных имеет несколько вкладок или панелей, с помощью кнопок которых производят все действия с объектами базы данных.

На панели Главная находятся кнопки стандартного назначения, большинство из которых присутствуют на стандартной панели инструментов любой офисной программы.

На панели Создание находятся кнопки для создания и редактирования основных объектов базы данных: таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов, модулей и т.д..

Для описания структуры таблицы поступают следующим образом:

выбирают вкладку Создание, щелкают по кнопке Конструктор таблиц на панели инструментов;

открывается окно, аналогичное окну в Access 2003;

вносят имя, тип, размер и другие характеристики каждого поля; задают ключевое поле, закрывают окно конструктора и задают имя таблицы.

Для создания схемы данных выбирают вкладку Работа с базами данных и щелкают по кнопке Схема данных.

Дальнейшие действия по созданию схемы данных осуществляют аналогично Access 2003.

2. Формы данных

3.1. Общие сведения о форме

Access предоставляет широкие возможности по конструированию графического диалогового интерфейса пользователя для работы с базой данных. Основой такого интерфейса являются формы.

Форма – это основа разработки диалоговых приложений пользователя для работы с базой данных. Через формы можно осуществлять первоначальную загрузку данных во взаимосвязанные таблицы, просмотр данных, а также их корректировку. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно осуществлять контроль вводимых данных, устанавливать ограничения на доступ к данным., выводить необходимые сообщения, обрабатывать события, которые возникают по инициативе пользователя или наступают в процессе работы с формой. Типовые процедуры работы с формой формируются автоматически при создании элементов формы. Такими элементами, например, являются кнопки, с которыми могут связываться события следующих категорий:

переходы по записям, обработка записей (добавление, удаление, печать, восстановление);

работа с формой (закрытие, открытие, изменение фильтра, обновление данных, печать формы);

работа с отчетом (печать, просмотр, отправка, вывод в файл);

запуск макроса, запроса.

Пользователь может сам программировать макросы и процедуры VBA для обработки различных событий, наступающих при работе в форме.

Для формы и ее элементов управления в Access определен набор событий, для которых могут быть разработаны процедуры обработки события. Примерами таких событий являются: «Открытие формы», «закрытие формы», «Текущая запись», «До обновления», «После обновления», «Нажатие кнопки», «Двойное нажатие кнопки».

Формы, прежде всего, создаются для ввода и редактирования данных.

При разработке форм, обеспечивающих загрузку взаимосвязанных таблиц, следует придерживаться определенных требований к последовательности их загрузки в соответствии со схемой данных. Эти требования можно сформулировать следующим образом:

независимо могут загружаться таблицы, которые не подчинены каким-либо другим таблицам в одно-многозначных связях;

таблицы, подчиненные каким-либо другим таблицам, могут загружаться либо одновременно с ними, либо после загрузки главных таблиц, в противном случае, не могут установиться связи загружаемых в подчиненную таблицу записей с записями главных таблиц;

в базу данных сначала загружаются из соответствующих документов справочные данные, а затем учетные.

Например, для базы данных «Учебный процесс» последовательность загрузки таблиц может быть следующей:

загрузка трех объектов ГРУППЫ и СТУДЕНТЫ, КАФЕДРЫ и ПРЕПОДАВАТЕЛИ, ПРЕДМЕТЫ может производиться в любой последовательности, так как эти группы таблиц на схеме данных не находятся в подчиненных отношениях;

загрузка таблицы ИЗУЧЕНИЕ должна производиться после загрузки таблиц ГРУППЫ, ПРЕДМЕТЫ, ПРЕПОДАВАТЕЛИ, так как таблица ИЗУЧЕНИЕ в схеме данных подчинена этим таблицам;

загрузка таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ может производиться только после загрузки таблиц СТУДЕНТЫ и ИЗУЧЕНИЕ, так как таблица УСПЕВАЕМОСТЬ в схеме данных подчинена этим таблицам.