Оформление и отражение в бухучете и при налогообложении предъявление претензии

Организация вправе предъявить претензию контрагенту, если он нарушил обязательства, возникшие согласно условиям договора или нормам законодательства (ст. 309 ГК РФ, ч. 5 ст. 4 АПК РФ и ст. 136 ГПК РФ).

Предъявить претензию – право организации, а не обязанность. Например, если поставщик отгрузил некачественный товар, покупатель вправе (но не обязан) выставить ему претензию (в частности, потребовать уменьшить цену, бесплатно устранить недостаток и т. п.). Это следует из статьи 475 Гражданского кодекса РФ.

Претензия предъявляется письменно в произвольной форме. При этом четко указывается, какие обязанности не исполнил контрагент, положения какого документа были нарушены (протокол, договор, соглашение и т. п.).

Если организация решила предъявить контрагенту претензию, необходимо своевременно известить его о том, что выявлено нарушение условий договора. В противном случае он может отказать в удовлетворении претензии (см., например, ст. 483 ГК РФ). Если организация решит не предъявлять претензию, а сразу обратиться в суд, ее исковое заявление не будет рассмотрено. Обращаться в суд, минуя стадию досудебного решения споров (например, сразу написать исковое заявление о взыскании неустойки), нельзя. Это следует из статьи 128 Арбитражного процессуального кодекса РФ и статьи 136 Гражданского процессуального кодекса РФ.

Например, предъявляя претензию, покупатель должен уведомить продавца о нарушении условий договора купли-продажи о количестве, об ассортименте, о качестве, комплектности, таре и (или) об упаковке товара в срок, предусмотренный законом, иными правовыми актами или договором. А если такой срок не установлен, – в разумный срок после того, как нарушение соответствующего условия договора должно было быть обнаружено исходя из характера и назначения товара. Такой порядок установлен в статье 483 Гражданского кодекса РФ.

Контрагент обязан рассмотреть претензию. Срок для этого может быть установлен:

– законодательством (см., например, п. 5 ст. 12 Закона от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ);

– договором;

– внутренним распорядком организации или обычаями делового оборота.

Это следует из статьи 309 Гражданского кодекса РФ.

При этом законодательством не установлено санкций за нарушение этого срока (см., например, ст. 12 Закона от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ или ст. 37 Закона от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ).

Не предусматривают каких-либо последствий и нормы судебного права (АПК РФ и ГПК РФ).

Финансовые санкции (например, штраф) за нарушение срока, в который должна быть рассмотрена претензия, могут быть предусмотрены в договоре с контрагентом (п. 4 ст. 421 ГК РФ).

В претензии можно предъявить одно или несколько требований. Например, это могут быть требования:

– оплатить санкции за нарушение условий договора (ст. 329 ГК РФ);

– возместить убытки. Например, связанные с вынужденной закупкой товара у другого поставщика по более высокой цене (ст. 393 ГК РФ);

– вернуть оплаченный, но не отработанный аванс (п. 5 ст. 453 ГК РФ);

– оформить возврат или замену продукции (товара). Например, если он бракованный (ст. 475 ГК РФ);

– устранить дефекты. Например, исправить качество ненадлежаще выполненных работ (п. 1 ст. 723 ГК РФ);

– снизить цену, то есть провести уценку объекта договора. Например, если был получен товар ненадлежащего качества (п. 1 ст. 475 ГК РФ).

Контрагент, которому организация выставила претензию, вправе:

– признать ее;

– отказаться от признания (например, при отсутствии его вины в нарушении обязательства);

– продолжить деловую переписку (например, с целью получить дополнительную информацию или доказать отсутствие вины в нарушении обязательства).

Это следует из статьи 401 Гражданского кодекса РФ.

В двух последних случаях (отказа и продолжения переписки) в бухучете никаких записей делать не нужно (ст. 1 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Непризнанные должником претензии не влияют и на налогообложение (гл. 25, 26.2 и 26.3 НК РФ). Это связано с тем, что при этом не происходит ни возникновения обязательства, ни каких-либо расчетов.

Однако, если есть большая вероятность, что контрагент признает претензию (например, по суду), необходимо отразить ее как условный факт хозяйственной деятельности – условный актив. То есть необходимо раскрыть информацию о такой претензии в Пояснительной записке к отчетности, если она является существенным показателем. Такой порядок установлен ПБУ 8/01.

Ситуация:  примет ли суд для рассмотрения исковое заявление организации к своему контрагенту. Ранее организация направила контрагенту претензию. Контрагент претензию оставил без рассмотрения (не ответил организации, или в ходе разбирательства стороны не пришли к согласию)

Да, примет.

Для того чтобы претензию к контрагенту рассмотрел суд, важен сам факт досудебного (претензионного) разбирательства между сторонами, а не его результат. Поэтому, если контрагент не рассмотрел полученную претензию, не ответил организации или в ходе разбирательства стороны не пришли к согласию, досудебный (претензионный) порядок решения споров будет считаться соблюденным (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 30 октября 2006 г. № А56-49658/2005, Уральского округа от 20 июня 2005 г. № Ф09-1757/05-С5). И суд примет исковое заявление организации к рассмотрению.

Это следует из части 5 статьи 4 Арбитражного процессуального кодекса РФ и статьи 136 Гражданского процессуального кодекса РФ.

В случае, когда должник признает претензию, выставленную организацией, бухучет и налогообложение такой операции зависят от характера требований, предъявленных контрагенту.

Расчеты по признанным контрагентами претензиям в большинстве случаев ведется с использованием счета 76 субсчета 2 «Расчеты по претензиям» (Инструкция к плану счетов).

Законодательством или договором могут быть предусмотрены, например, такие виды санкций за нарушение обязательств: неустойка (штрафы, пени), проценты за задержку уплаты и т. д. Это следует из статей 329 и 395 Гражданского кодекса РФ.

Кроме того, организация может потребовать, чтобы виновник возместил убытки, связанные с нарушением договорных обязательств, в том числе упущенную выгоду (ст. 15 ГК РФ). Например, если договор купли-продажи расторгнут по вине продавца, покупатель вправе применить нормы статьи 524 Гражданского кодекса РФ. А именно потребовать, чтобы контрагент возместил ему убытки, возникшие из-за необходимости приобретать товар у другого продавца по более высокой цене. Если новый контракт заключен в разумные сроки и по разумной цене, несостоявшийся продавец должен компенсировать покупателю разницу между стоимостью товара по условиям расторгнутого и нового договора.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении получения неустойки от контрагента за нарушение условий договора. Организация применяет общую систему налогообложения

В феврале 2011 года ООО «Полет» поставило ЗАО «Бета» товары стоимостью 120 000 руб. (в т. ч. НДС – 18 305 руб.). Срок их оплаты по договору – 20 февраля 2011 года.

При несвоевременной оплате поставленных товаров покупатель, согласно условиям договора, должен выплатить неустойку. Размер неустойки – 0,1 процента от суммы задолженности по оплате товаров за каждый день просрочки без учета НДС.

Оплату за поставленные товары «Бета» перечислила «Полету» только 24 марта 2011 года. 26 марта 2011 года «Полет» выставило в адрес «Беты» претензию на уплату неустойки за несвоевременный расчет по договору (просрочка составила 32 дня).

Сумма неустойки за просрочку оплаты товара составила:

(120 000 руб. – 18 305 руб.) × 0,1% × 32 дн. = 3254 руб. (в т. ч. НДС – 496 руб. (3254 руб. × 18/118)).

«Бета» признала претензию «Полета» и 27 марта выплатила неустойку.

27 марта 2011 года в учете «Полета» следует сделать записи:

Дебет 76-2 Кредит 91-1

– 3254 руб. – начислена неустойка за нарушение срока оплаты товара;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– 496 руб. – начислен НДС с суммы полученной неустойки, связанной с несвоевременной оплатой товаров;

Дебет 51 Кредит 76-2

– 3254 руб. – получена неустойка.

Налог на прибыль «Полет» платит ежемесячно, применяет метод начисления. 27 марта 2011 года сумму неустойки (3254 руб.) организация включил в состав внереализационных доходов организации.

НДС, начисленный на суммы выставленной неустойки, не уменьшает налогооблагаемую прибыль «Полета» (ст. 248, п. 19 ст. 270 НК РФ). Поэтому в марте организация должна начислить в учете постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– 99 руб. (496 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

Организация вправе потребовать вернуть аванс (часть аванса) по договору, если обязательства по нему не были исполнены (ст. 453 ГК РФ). Например, если поставщик не передал товар в срок, определенный договором, можно потребовать возврата уплаченной за поставку суммы (п. 1 ст. 463 ГК РФ).

В день признания претензии (т. е. обязательства по договору аннулированы или изменены) задолженность партнера перед организацией необходимо отразить в бухучете проводкой:

Дебет 76-2 Кредит 60 (76)

– отражена задолженность контрагента по возврату суммы аванса (на основании соглашения сторон).

У организаций, которые применяют общий режим налогообложения, такая операция повлияет на расчет налогов так.

При расчете налога на прибыль (и методом начисления, и кассовым методом) сумма возвращенного контрагентом аванса не повлияет на налоговую базу (ст. 41, 249–251, п. 1 ст. 272, п. 2 ст. 273 НК РФ).

Вместе с тем, такая операция окажет влияние на расчеты по НДС. В квартале, в котором аванс возвращен партнеру, НДС, ранее уплаченный с него, восстанавливается (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).

Пример отражения в бухучете операций по возврату неотработанного поставщиком аванса. Организация применяет общую систему налогообложения

20 сентября (III квартал) ЗАО «Бета» перечислило ООО «Полет» 100-процентную предоплату по договору от 1 сентября. Договором предусмотрена поставка «Бете» партии товаров на сумму 590 000 руб. (в т. ч. НДС – 90 000 руб.) в октябре (IV квартал).

Для учета расчетов с поставщиком организация использует субсчета, открытые к счету 60 (субсчет «Авансы выданные») и к счету 76 (субсчет «Расчеты по НДС с авансов выданных»).

В учете «Беты» следует сделать проводки:

Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51

– 590 000 руб. – перечислен аванс в счет предстоящей отгрузки товара;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов выданных»

– 90 000 руб. – принят к вычету НДС, уплаченный поставщику в составе аванса.

К сроку, установленному в договоре, «Полет» не успел закупить необходимое количество продукции и поставку не осуществил. 20 ноября «Бета» представила в адрес «Полета» претензию о нарушении срока исполнения договора с просьбой расторгнуть его.

21 ноября договор между «Полетом» и «Альфой» был расторгнут. В тот же день «Полет» вернул «Бете» полученный аванс в размере 590 000 руб. (в т. ч. НДС – 90 000 руб.).

В учете «Беты» следует сделать такие записи:

Дебет 76-2 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»

– 590 000 руб. – отражена задолженность поставщика в сумме аванса, подлежащей возврату из-за расторжения договора по выставленной претензии;

Дебет 51 Кредит 76-2

– 590 000 руб. – возвращен поставщиком неотработанный аванс;

Дебет 76 субсчет «Расчеты по НДС с авансов выданных» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– 90 000 руб. – восстановлен НДС, ранее принятый к вычету.

Возвратить приобретенный товар можно по основаниям:

– предусмотренным в законодательстве (например, п. 1 ст. 466, п. 1 ст. 468, п. 2 ст. 475 и п. 2 ст. 480 ГК РФ);

– указанным в договоре (п. 4 ст. 421 ГК РФ).

В бухучете и налогообложении претензия с требованием принять обратно товар считается признанной после проведения возврата (ст. 1 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и гл. 25, 26.2 и 26.3 НК РФ).

Если контрагенту предъявлено требование заменить возвращенный товар, то в бухучете и налогообложении удовлетворение такой претензии необходимо отразить двумя операциями: возвратом одних товаров и приобретением других.

Если контрагент признал право организации бесплатно исправить брак

Если организация получила бракованный товар, она вправе потребовать бесплатно устранить дефект (ст. 475 ГК РФ). Аналогичное правило действует при некачественном исполнении работ (см., например, ст. 723 ГК РФ).

Гарантийный ремонт (гарантийное обслуживание) могут проводить:

– изготовители продукции (работ, услуг) (п. 6 ст. 5 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1);

– торговые организации (в т. ч. импортеры) (п. 7 ст. 5 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1).

Гарантийному ремонту (гарантийному обслуживанию) подлежат товары (результаты работ), в отношении которых установлен гарантийный срок. Датой начала гарантийного срока является дата передачи товаров (результатов выполненных работ) покупателю (заказчику). То есть дата оформления товаросопроводительных документов или акта приемки выполненных работ. Такой порядок следует из положений статей 470, 471 Гражданского кодекса РФ, пункта 2 статьи 19 Закона от 7 февраля 1991 г. № 2300-1.

Для учета товаров, возвращенных для исправления брака, к счету 41 (08, 01, 10) можно открыть субсчет «Имущество на гарантийном обслуживании». Унифицированная форма первичного документа, которым стороны могли бы оформить приемку-передачу товаров на гарантийное обслуживание, законодательством не предусмотрена. Поэтому такой документ можно составить в произвольной форме, содержащей все обязательные реквизиты первичной учтенной документации. Это следует из пункта 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

У организаций, которые применяют общий режим налогообложения, такая операция повлияет на расчет налогов так.

«Входной» НДС по приобретенным материальным ценностям можно будет принять к вычету в общем порядке (п. 1 ст. 172, п. 2 ст. 171 НК РФ).

Налоговую базу по налогу на прибыль стоимость приобретенных и переданных на гарантийное обслуживание товарно-материальных ценностей не уменьшит.

Это связано с тем, что как при кассовом, так и при методе начисления одним из условий списания стоимости приобретенных товаров на расходы является их реализация (п. 1 ст. 272, п. 3 ст. 273, подп. 3 п. 1 ст. 268, ст. 320 НК РФ). Переданный для исправления брака товар не может быть реализован конечным потребителям, а значит, и списать его стоимость нельзя (ст. 470, 471 ГК РФ).

До списания в производство (эксплуатацию) не удастся учесть при расчете налога на прибыль и переданные контрагенту на исправление брака материалы (п. 2 ст. 272, подп. 1 п. 3 ст. 273, п. 1 ст. 254, подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). А также расходы на приобретение объектов основных средств (амортизационные отчисления), которые не введены в эксплуатацию из-за выявленного дефекта (п. 3 ст. 272, подп. 2 п. 3 ст. 273, п. 4 ст. 259 НК РФ).

Самостоятельное устранение дефектов приобретенных товаров отражаются аналогично потерям от внутреннего брака.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации (учреждения) (п. 3 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель должен издать приказ.

Не следует делать список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (п. 4 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация (учреждение) вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций сказано, что деньги под отчет можно выдать в размерах и на срок, установленный руководителем организации (учреждения). Таким образом, основанием для выдачи подотчетных сумм является документ, подписанный руководителем организации (учреждения).

Предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику. Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации (учреждения) сотрудник должен его соблюдать (письмо Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т). Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию (учреждение).

Специального бланка для документа, на основании которого сотруднику могут быть выданы деньги под отчет, нет. Но сумму, которую сотрудник может получить на служебные цели, устанавливает руководитель организации (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Поэтому единственное требование, которое нужно соблюдать при оформлении такого документа, – его должен утвердить руководитель организации.

Из нетиповых форм это может быть приказ руководителя или заявление самого сотрудника, подписанное руководителем. Такие документы нужно составлять, если подотчетные суммы сотрудник получает не из кассы. Например, когда для выполнения служебного задания ему выдается корпоративная банковская карта или на нее зачисляются деньги (если карта уже у сотрудника).

При выдаче подотчетных сумм наличными деньгами можно обойтись и без составления нетиповых форм. Расходный кассовый ордер (формы № КО‑2 (ОКУД – 0310002)), которым оформляется выдача денег из кассы, содержит все реквизиты, необходимые для передачи сумм под отчет. Во-первых, в нем указывается цель выдачи подотчетных средств. А во-вторых, этот документ визирует руководитель организации. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Деньги под отчет следует выдавать по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом в заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:

– назначение аванса;

– расчет (обоснование) размера аванса;

– срок, на который выдается аванс.

Об этом сказано в пункте 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Срок, на который организация (учреждение) выдает подотчетные суммы сотруднику, устанавливает руководитель (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Для этого он должен издать приказ.

Срок возврата подотчетных сумм можно прописать и в тексте учетной политики. Например, в одном из ее пунктов следует написать: «Срок возврата подотчетных сумм, выданных на хозяйственные расходы, составляет один месяц со дня их выдачи». Такой вариант подходит организациям (учреждениям), которые не пересматривают сроки возврата подотчетных сумм в течение года. Это связано с тем, что любые изменения в учетной политике начинают действовать только с начала очередного года (п. 4 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Устанавливать срок, на который сотрудники получают подотчетные деньги, – это право руководителя организации (учреждения). Такая обязанность Порядком ведения кассовых операций не предусмотрена. Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Изменить этот срок руководитель организации (учреждения) не может.

При выдаче денег под отчет необходимо соблюдать два требования, которые установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Во-первых, нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги. Во-вторых, сотрудник не может передавать полученные под отчет деньги другому сотруднику.

Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то следует выдать его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник должен вернуть деньги в кассу организации (учреждения).

Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации (учреждению) грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:

– наличными деньгами из кассы;

– при помощи банковской карты.

Первый способ выдачи денег под отчет предусмотрен пунктом 10 Порядка ведения кассовых операций. Суммы для выдачи под отчет можно получить:

– с текущего банковского счета (п. 4 Порядка ведения кассовых операций, письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190-Т);

– за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк. Это следует из положений пункта 2 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

Перечень целей, на которые можно потратить средства из кассы, приведен в пункте 2 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Организация может расходовать наличную выручку:

– на командировочные расходы;

– на зарплату, стипендии и другие выплаты работникам (в т. ч. социального характера);

– на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

– на возврат покупателям или заказчикам ранее оплаченных наличными авансов;

– на выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет следует делать запись:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.

Второй способ – выдача сотруднику для выполнения служебного задания корпоративной банковской карты. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»

– выданы сотруднику деньги под отчет.

Чтобы при приобретении товаров или услуг сотрудник мог действовать от имени организации, необходимо выдать ему доверенность. Ее можно выписать по форме № М‑2 или № М‑2а (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Однако, если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.

Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.

Выдать деньги под отчет можно при условии, что сотрудник отчитался за ранее полученный аванс (абз. 4 п. 11 Порядка ведения кассовых операций). При составлении одного авансового отчета по всем подотчетным суммам, выданным в течение месяца, это требование не выполняется.

Если сотрудник только оплатил расходы организации (без получения самого имущества), например, внес предоплату за услуги связи, следует отразить это так:

Дебет 60 Кредит 71

– внесена предоплата за товары (работы, услуги) через подотчетное лицо.

Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость следует делать такую проводку:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 71

– оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.

Если подотчетное лицо оплачивало товары (работы, услуги) непроизводственного характера (например, новогодние подарки), то следует оформить это такой записью:

Дебет 91-2 Кредит 71

– отражены расходы непроизводственного характера, понесенные через сотрудника.

Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, следует отражать без НДС. На сумму «входного» налога следует делать такую проводку:

Дебет 19 Кредит 71

– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

В зависимости от того, выполнены ли условия принятия НДС к вычету и является ли организация плательщиком этого налога, с «входным» НДС можно поступить одним из трех способов:

– поставить к вычету;

– включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг);

– списать за счет собственных средств организации.

Такой вывод следует из статей 170, 171, 172 Налогового кодекса РФ.

Предъявленный к вычету НДС в бухучете следует отразить так:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– предъявлен к вычету НДС, заплаченный поставщикам.

Невозмещенный НДС в бухучете нужно включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Например, такое правило предусмотрено для основных средств – в пункте 8 ПБУ 6/01, для нематериальных активов – в пунктах 7 и 8 ПБУ 14/2007, для материалов (товаров) – в пункте 6 ПБУ 5/01.

При списании НДС за счет собственных средств (если «входной» НДС нельзя поставить к вычету и включить в стоимость товаров, работ или услуг) следует делать такую проводку:

Дебет 91-2 Кредит 19

– списан НДС за счет собственных средств организации.

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации в приказе.

Если срок возврата подотчетных сумм установлен, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги. При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся.

Об этом сказано в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций (утвержденных решением совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40).

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то следует удержать эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме. Оформить приказ нужно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому необходимо получить письменное согласие сотрудника о том, что он не возражает против удержаний. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).

В день, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете следует делать запись:

Дебет 94 Кредит 71

– отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.

Удерживая деньги из дохода сотрудника, следует делать проводку:

Дебет 70 Кредит 94

– удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.

Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счета 70, 71, 94).

Учет расчетов с учредителями и акционерами

Все виды расчетов с учредителями (акционерами акционерного общества, участниками полного товарищества, членами кооператива и др.) по вкладам в уставный капитал организации, по выплате доходов и т.п. учитывают на счете 75 "Расчеты с учредителями".

К счету 75 могут быть открыты следующие субсчета:

75-1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал";

75-2 "Расчеты по выплате доходов" и др.

На субсчете 75-1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал" учитывают расчеты с учредителями по вкладам в уставный капитал.

При создании организации на установленную сумму вкладов учредителей в уставный капитал дебетуют счет 75-1 и кредитуют счет 80 "Уставный капитал".

Фактически внесенные вклады учредителей отражают по дебету соответствующих материальных, денежных и других счетов (10, 15, 51, 50 и др.) и кредиту счета 75-1.

Основные средства и нематериальные активы при внесении их в качестве вкладов в уставный капитал организации предварительно отражают на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы".

При этом на стоимость внесенных активов составляют следующие бухгалтерские записи:

Дебет счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" Кредит счета 75 "Расчеты с учредителями"

Дебет счета 01 "Основные средства" Кредит счета 08 "Вложения во внеоборотные активы"

Дебет счета 04 "Нематериальные активы" Кредит счета 08 "Вложения во внеоборотные активы"

Оприходование имущества, предоставленного в натуральной форме в собственность организации в счет вкладов в уставный капитал, осуществляется по договорной стоимости, а имущества, предоставленного в пользование организации, - в оценке, определенной исходя из арендной платы за пользование этим имуществом, исчисленной на установленный учредителями срок.

Если акции акционерного общества продаются по цене, превышающей их номинальную стоимость, сумма разницы между продажной и номинальной стоимостью учитывается по кредиту счета 83 "Добавочный капитал".

На субсчете 75-2 "Расчеты по выплате доходов" учитывают расчеты с учредителями по выплате им доходов, если они не являются работниками предприятия. Начисление доходов от участия в организации отражают по кредиту субсчета 75-2 и дебету счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)". Начисление доходов от участия в организации работникам организации отражают по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и дебету счета 84.

При начислении дивидендов с юридических и физических лиц удерживают налог на доход. Начисленные суммы налога отражают по дебету счета 75 или 70 и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Выплаченные участникам организации суммы доходов списывают с кредита счетов 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета" в дебет счета 75 или 70. При выплате доходов продукцией (работами, услугами) организации их списывают с кредита счета 90 "Продажи" в дебет счета 75 или 70.

Аналитический учет по счету 75 ведут по каждому учредителю, кроме учета расчетов с акционерами - собственниками акций на предъявителя в акционерных обществах.

Учет расчетов с учредителями (участниками) в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которых составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 75 обособленно.