А.11.2.3. Організація облікової служби на підприємстві (організація роботи апарата)
Обліковий процес технологічно є складним, тому знання його організації займає особливе місце в теорії.
В залежності від масштабу діяльності підприємства кількість працюючих у бухгалтерії може бути дуже різноманітною — від «нікого» (обліковий процес виконує сам власник) до декількох десятків а то й сотень осіб. Якщо в бухгалтерії зайнято дві особи, то вже вимагається поділ праці між ними (мова йде про функціональний поділ обов’язків по виконанню облікового процесу), чітке визначення облікового процесу в часі та просторі. При наявності декількох осіб (7—9) вимагається наукова система організації їх праці, яка поєднує комплекс організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психофізіологічних та естетичних заходів.
Організація праці повинна:
— регламентувати обов’язки та відповідальність кожного працюючого;
— передбачати комплексне вирішення усіх питань організації праці на основі поділу та кооперації праці.
Розподіл облікової праці можливий при двох формах організації та побудови бухгалтерської служби: централізованій та децентралізованій.
При централізованій формі побудові апарату всі працівники облікової служби зосереджені в центральній бухгалтерії та підпорядковані головному бухгалтеру. При децентралізованій — частина апарату знаходиться в складі лінійних (функціональних служб — цехів, магазинів, ферм тощо) та в адміністративному відношенні підпорядковані керівникам цих служб.
Чисельність працюючих, яка потрібна для виконання облікових робіт, визначають методом прямого розрахунку на підставі обсягу робіт.
Сьогодні розрізняють три типи організаційних структур апарату бухгалтерського обліку: лінійну (рис. А.11.2), лінійно-штабну (рис. А.11.3) та комбіновану (рис. А.11.4).
Ефективність бухгалтерського обліку в значній мірі залежить від організації праці окремих виконавців. Ця робота повинна мати наукову основу. Основу її становлять: розподіл та кооперація праці, регламентування задач, обов’язків, функцій, стандартизація, організація робочих місць, додержання раціонального трудового режиму, режиму праці: режиму відпочинку тощо.
Рис. А.11.2. Лінійна організація побудови апарату
Рис. А.11.3. Лінійно-штабна структура апарату організації
Рис. А.11.4. Комбінована структура апарату бухгалтерії
Організація регламенту
Загальні положення
Обліковий, контрольний та аналітичний процеси здійснюються в бухгалтерії та інших функціональних підрозділах апарату управління, що потребує чіткого визначення завдань і функцій як кожного з цих підрозділів, так і окремих посадових осіб. Із цією метою слід побудувати організаційно-функціональну модель бухгалтерії та інших підрозділів.
Для організації обліку, контролю і аналізу господарської діяльності як функцій управління необхідно визначити структурні підрозділи, їх завдання, побудувати організаційну структуру бухгалтерської служби, регламентувати роботу облікового апарату (положення про бухгалтерію, графіки виходу на роботу тощо), процеси обліку, контролю, аналізу (інструкції з обліку матеріалів, коштів та ін.), технології цих процесів на ПК (наприклад, робочі інструкції оператора з окремих завдань обліку).
Визначити характер роботи необлікових служб з виконання ними бухгалтерських робіт.
Зазначені види організації обліку, контролю та аналізу господарської діяльності і є організаційним забезпеченням цих функцій управління. Отже, організаційне забезпечення обліку, контролю та аналізу — це структура облікового апарату, зміст його завдань і функцій, регламентація облікового, контрольного й аналітичного процесів та роботи самого апарату.
8.2.1. Форми організаційної побудови та структура бухгалтерії
Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби — це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу облікових, контрольних та аналітичних робіт між виконавцями. Є дві форми організаційної побудови апарату облікової служби: централізована і децентралізована.
У централізованій формі весь апарат облікової служби як методично, так і адміністративно підпорядкований одному керівнику — головному бухгалтеру (головному економісту). У децентралізованій формі організаційної побудови частина апарату з методичних питань підпорядкована одній особі — головному бухгалтеру, а з адміністративних — господарському керівникові (начальнику цеху, виробництва і т. ін.).
Організаційна побудова апарату облікової служби залежить від структури. Структура апарату бухгалтерії виражає форму організації виконавців, безпосередньо зайнятих бухгалтерським обліком, контролем і аналізом господарської діяльності у системі управління.
На форму організаційної побудови та структуру апарату облікової служби впливають такі фактори:
• обсяг виробництва;
• загальна чисельність працюючих;
• кількість структурних підрозділів;
• види діяльності;
• характер організації технології виробництва;
• характер функціональних обов’язків;
• кількість філій (дочірніх господарств).
Значний вплив на структуру апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу мають поширення економічних зв’язків, процеси централізації, розвиток форм внутрішньогосподарської самостійності виробничих підрозділів тощо. На побудову структури апарату облікової служби впливає також застосування автоматизації, тобто використання ЕОМ.
В умовах господарських формувань структура апарату облікової служби має відображувати специфічні умови технології й організації управління виробництвом і відповідати таким вимогам:
• виключати елементи дублювання та паралелізму;
• бути максимально простою;
• регламентувати чисельність на основі норм керованості;
• враховувати досягнення науки і техніки;
• відповідати досягненням наукової організації праці;
• забезпечувати самостійність та повноцінність кожного підрозділу.
Варіантом децентралізованої форми організацій бухгалтерської служби є поділ на фінансову та внутрішньогосподарську (управлінську) бухгалтерію.
В апараті облікової служби створюються здебільшого самостійні підрозділи у вигляді груп, секторів, підвідділів, бюро тощо. У цих підрозділах організація робіт здійснюється за такими принципами поділу праці:
• оперативно-виробничим;
• функціональним.
Оперативно-виробничий принцип організації розподілу облікової праці застосовується, коли структурні підрозділи створюються за топологічною ознакою: сектор обліку оплати праці, сектор обліку матеріалів та ін. Цей принцип поділу облікової праці характерний для ручного варіанта та варіанта в разі використання ПК.
Функціональний принцип поділу облікової праці потребує такого формування структурних підрозділів, коли групи, сектори утворюються за ознаками однорідності роботи — приймання документів, таксування тощо. Цей принцип застосовують у разі використання ПК.
Самостійними організаційними підрозділами бухгалтерії можуть бути окремі машинолічильні підрозділи. У цих випадках обчислювальні центри передбачають мішані форми поділу та кооперування праці.
У великих господарствах (об’єднаннях, асоціаціях та ін.) самостійними підрозділами бухгалтерської служби можуть бути:
• сектор (або група) методології обліку, контролю тааналізу;
• контрольно-ревізійна група (сектор);
• група (сектор) економічного аналізу;
• група (сектор) фінансової звітності тощо