Можливості Excel: створення та аналіз даних

Підготовка даних для аналізу – це головне завдання програми. Наприклад, можна створити просту електронну таблицю, яка дозволить проаналізувати вплив розміру відсоткових ставок на величину щомісячних відрахувань, або складнішу таблицю для аналізу щомісячної оцінки інтенсивності праці менеджерів, які обслуговують різні регіони і т.ін. Дані, представлені у вигляді добре продуманої діаграми, стають значно зрозумілішими і дозволяють швидше вникнути в суть питання, що розглядається.

Іноді виникає необхідність порівняти дані, які знаходяться в різних частинах робочого листа, або проглянути таблиці, розташовані на різних листах однієї книги. Для цього необхідно створити одне або декілька додаткових вікон, в кожному з яких буде відображена відповідна частина книги. Щоб створити нове представлення активної книги, виберіть команду «Окно» → «Новое». Ехсеl відобразить нове вікно активної книги. Щоб було простіше відстежувати дані у цих вікнах, Ехсеl додає до їх назв двокрапку і порядковий номер. Представлення робочої книги у вигляді декількох вікон також спрощує копіювання даних з одного листа в другий. Метод перетягування, який використовується в програмі, дозволяє копіювати окремі комірки та цілі діапазони, графічні об’єкти та діаграми.

При використанні декількох книг вікно активної книги розгортається до максимального розміру, що дозволяє проглядати тільки одну книгу. Кожна книга містить декілька листів. Імена листів відображаються на ярликах внизу вікна книги. Для переходу з одного листа на другий клацніть мишкою на відповідному ярлику. Якщо ярлик необхідного листа не відображений на екрані, перегорніть ярлики, використовуючи кнопки прокрутки листів. Щоб додати в книгу новий лист, скористайтеся одним з наступних методів:

• виберіть в рядку меню Вставка команду Лист;

• клацніть правою кнопкою мишки на ярлику листа і виконайте команду Добавить. На вкладці Общие діалогового вікна виберіть Лист.

Програма Ехсеl розташовує новий лист перед активним листом, при цьому активним стає новий лист. По замовчуванню новому листу присвоюється ім’я Лист 4, Лист 5 і т.д. Використання значущих імен допомагає ідентифікувати певні листи. Щоб змінити ім’я листа, активізуйте його, клацнувши мишкою на ярлику, а потім скористайтеся одним з наступних методів:

• виберіть команду «Формат» → «Лист» → «Переименовать»;

• двічі клацніть на ярлику листа;

• клацніть правою кнопкою мишки на ярлику листа і виберіть в контекст-ному меню команду Переименовать.

Напис на ярлику буде виділений, що дозволить ввести нове ім’я для листа безпосередньо на ярлик. Ім’я листа не повинно перевищувати 31 символу (включаючи пропуски). У іменах не допускається використання наступних символів: [] (квадратні дужки), : (двокрапка), / (коса лінія), \ (зворотна коса лінія), ? (знак запитання), * (зірочка). Програма Ехсеl дозволяє забарвлювати ярлики листів у різні кольори. Ця функція може, наприклад, використовуватися для швидкого пошуку необхідного листа, ярлик якого має певний колір. Щоб забарвити ярлик листа в той чи інший колір, виконайте наступні дії:

1. Виберіть ярлик листа, який хочете забарвити.

2. Виберіть команду «Формат» → «Лист» → «Цвет ярлычка», або клацніть правою кнопкою мишки на ярлику листа і виберіть команду Цвет ярлычка в контекстному меню, що відкрилося.

3. Виберіть колір з палітри діалогового вікна Выбор цвета ярлычка.

4. Клацніть на кнопці ОК.

Щоб відмінити зафарбування ярлика, виконайте ті ж дії, але в діалоговому вікні Выбор цвета ярлычка виберіть опцію Нет цвета і клацніть на кнопці ОК.

Щоб скопіювати листи з однієї книги в другу, необхідно відкрити обидві книги. При необхідності Ехсеl змінює ім’я скопійованого листа, роблячи його унікальним для даної книги. Наприклад, при копіюванні листа Лист l в книгу, що вже містить лист з таким ім’ям, Ехсеl привласнить скопійованому листу ім’я Лист 1 (2), яке можна змінити.

Щоб видалити лист, скористайтеся одним з наступних методів:

1. Активізуйте лист, клацнувши мишкою на його ярлику, потім виберіть команду «Правка» → «Удалить лист».

2. Клацніть правою кнопкою мишки на ярлику листа, після чого виконайте команду Удалить в контекстному меню, що з’явилося.

Якщо лист, який видаляється, містить дані, Ехсеl попросить підтвердити видалення листа. У кожній книзі повинен міститися принаймні один лист, тому при спробі видалити єдиний лист, на екрані з’явиться відповідне повідомлення. Щоб видалити відразу декілька листів, натисніть клавішу <Ctrl> і, утримуючи її натиснутою, виділіть ті листи, які слід видалити. Щоб виділити групу послідовно розташованих листів, клацніть на ярлику першого листа, потім натисніть клавішу <Shift> і, утримуючи її натиснутою, клацніть мишкою на ярлику останнього листа. Видаляючи лист, ви видаляєте його назавжди. В Ехсеl це одна з небагатьох операцій, яку не можна відмінити, тому перед видаленням листів обов’язково збережіть копію книги. Випадково видаливши листи, ви зможете у будь-який момент повернутися до збереженої копії.

Часто при видаленні однієї формули з електронної таблиці виникає так званий "ефект доміно", коли від однієї падаючої кісточки, падають і решта. Це може призвести до отримання помилкових даних. Щоб справитися з даною проблемою, досить заблокувати комірки, які містять найбільш важливі дані, а потім захистити листи.

Розділення вікна програми Ехсеl на дві або чотири панелі дає можливість проглядати декілька областей одного і того ж листа. Процес розділення вікна має ряд особливостей. При виконанні команди «Окно» → «Разделить» aктив-ний лист розділяється чотири панелі. Лінії розділення проходять через лівий верхній кут виділеної в даний момент комірки. За допомогою мишки можна перетягувати лінії розділення і змінювати розміри областей вікна. Для зняття розділення вікна можна клацнути два рази лівою кнопкою мишки на тій межі розділення, яку ви хочете забрати, або використати команду «Окно» → «Снять разделение», тоді всі межі розділення зникнуть.

Програма Ехсеl підтримує повноекранний режим, який дозволяє відобразити максимальну кількість даних. Для переходу в цей режим скористайтеся командою «Вид» → «Во весь экран». Ехсеl розверне вікно до максимального розміру і прибере деякі елементи (панелі інструментів і рядок формул), залишивши на екрані тільки рядок меню і заголовки рядків і стовпців. Щоб повернутися у звичайний режим, знову скористайтеся командою .

Копіювання даних, які містяться в комірках або діапазонах, одна з найбільш поширених операцій програми роботи з електронними таблицями. Як правило, при копіюванні комірки копіюється весь її вміст, додані примітки (якщо такі існують) і формат. Всі посилання, наявні у скопійованій формулі, автоматично змінюються відповідно до місцезнаходження нової комірки.

Щоб скопіювати вміст однієї комірки в діапазон комірок, виконайте наступні дії:

1. Встановіть табличний курсор на комірку, яку хочете скопіювати.

2. Клацніть на кнопці Копировать, розташованій на панелі інструментів Стандартная, можна також натиснути комбінацію клавіш <Ctrl+C>.

3. Виділіть комірку або діапазон, в який необхідно вставити вміст скопійованої комірки.

4. Клацніть на кнопці Вставить панелі інструментів Стандартная, можна також натиснути <Ctrl+V>. Після цього у вікні програми Ехсеl біля скопійованої комірки з’явиться кнопка Параметры вставки. Клацніть на ній, щоб відкрити меню з опціями, які дозволять, наприклад, погодити формат скопійованих даних з параметрами форматування цільових комірок (інакше Ехсеl по замовчуванню скопіює формат початкових даних), а також скопіювати тільки параметри форматування і т.ін. Якщо ви не збираєтеся при копіюванні комірки використовувати які-небудь альтернативні опції, представлені в даному меню, просто натисніть <Enteг>.

5. Щоб повернутися до початкових параметрів операції копіювання і видалити піктограму Параметры вставки, натисніть клавішу <Esc>.

У тому випадку, коли початкові і цільові комірки знаходяться недалеко одна від одної, можна скористатися наступним методом:

1. Виділіть комірку або діапазон даних, який хочете скопіювати.

2. Натисніть клавішу <Ctrl>.

3. Утримуючи цю клавішу натиснутою, встановіть вказівник мишки на одну з границь виділеної комірки або діапазону – замість звичної стрілки курсору з’явиться стрілка із значком "плюс".

4. Перетягніть вказівник мишки в ту частину листа, в якій вирішили розта-шувати скопійовані дані. Програма Ехсеl відображає контур переміщуваного діапазону, що допомагає вибрати місце розташування скопійованих даних.

5. Відпустіть кнопку мишки. Ехсеl перенесе скопійовані дані на нове місце.

Якщо при натисненні клавіші <Ctrl> курсор не змінюється, значить, опція перетягання із створенням копії відключена. Щоб її включити, виконайте наступні дії:

1. Виберіть команду «Сервис» → «Параметры».

2. Перейдіть на вкладку Правка діалогового вікна.

3. Встановіть прапорець Перетаскивание ячеек.

4. Щоб не допустити випадкового перезапису даних, що містяться в сусідньому діапазоні, встановіть прапорець Предупреждать перед перезаписью ячеек.

5. Клацніть на кнопці ОК.

Щоб скопіювати вміст комірки або діапазону і вставити його в другий лист або другу книгу, виконайте наступні дії:

1. Виділіть комірку або діапазон, який хочете скопіювати.

2. Клацніть на кнопці Копировать на панелі інструментів Стандартная, можна також натиснути комбінацію <Ctrl+C>.

3. Клацніть мишкою на ярлику листа, в який потрібно вставити скопійовані дані. Якщо лист, який вам необхідний, знаходиться в другій книзі, зробіть її активною, а потім клацніть на ярлику того листа, на який слід вставити скопійовані дані.

4. Вкажіть верхню ліву комірку діапазону, в якому будуть знаходиться скопійовані дані.

5. Клацніть на кнопці Вставити на панелі інструментів Стандартная, можна також натиснути комбінацію <Ctrl+V>.

Існує декілька способів, що дозволяють виділяти весь рядок або весь стовпець електронної таблиці.

• Щоб виділити один рядок (або один стовпець), клацніть мишкою на заголовок рядка (або стовпця).

• Щоб виділити декілька сусідніх рядків або стовпців, клацніть мишкою на заголовок рядка або стовпця, а потім протягніть вказівник мишки, виділяючи інші рядки чи стовпці.

• Щоб виділити декілька несуміжних рядків або стовпців, натисніть клавішу <Ctrl> і, утримуючи її натиснутою, клацніть на заголовках необхідних рядків або стовпців.

• Щоб виділити декілька суміжних рядків або стовпців, натисніть клавішу <Shift> і, утримуючи її натиснутою, клацніть на заголовках необхідних рядків або стовпців.

• Щоб виділити стовпець з активною коміркою або стовпці, що містять виділені комірки, натисніть <Сtrl+пробіл>.

• Щоб виділити рядок з активною коміркою або рядки, що містять виділені комірки, натисніть <Shift+пробіл>.

• Щоб виділити всі комірки, клацніть на кнопці “Виділити все” або натисніть <Ctrl+Shift+пробіл>.

При певних обставинах може виникнути необхідність у видаленні цілих рядків або стовпців. У цьому випадку рядки, розташовані нижче видаленого рядка, зсуваються вгору, заповнюючи проміжок, що утворився. Стовпці, що знаходяться праворуч від видаленого стовпця (або стовпців), зсуваються вліво, заповнюючи проміжок.

Щоб видалити рядок або стовпець, виконайте наступні дії:

1. Виділіть комірку або діапазон комірок в рядку (рядках) або стовпці (стовпцях), які потрібно видалити.

2. Виконайте команду «Правка» → «Удалить», або клацніть правою кнопкою мишки і виберіть команду Удалить з контекстного меню, або натисніть <Ctrl+-». Програма Ехсеl відобразить діалогове вікно Удаление ячеек.

3. Встановіть перемикач Строку або Столбец.

4. Клацніть на кнопці ОК.

Існує ще один спосіб видалення рядків або стовпців. Виділіть весь рядок (або стовпець), а потім скористайтеся командою Удалить, викликавши її за допомогою одного з методів, описаних в п.2. Програма Ехсеl видалить рядок або стовпець, не відкриваючи при цьому діалогове вікно. Перевірте, чи немає в рядках або стовпцях, які видаляються комірок з даними, які ви хотіли б зберегти. Для цього зменшіть масштаб зображення і продивіться всі комірки, які раніше не відображалися на екрані.

Введену в комірку інформацію можна відредагувати. Для цього скористайтеся одним з наступних методів.

• Двічі клацніть мишкою на комірці і внесіть необхідні зміни безпосередньо в комірку.

• Клацніть мишкою на комірці і натисніть клавішу <F2>. Ця клавіша дозволяє редагувати дані безпосередньо в комірці.

• Клацніть на комірці, вміст якої хочете відредагувати, потім клацніть мишкою в рядку формул і відредагуйте вміст комірки в рядку формул.

Якщо подвійне клацання на комірці не дає ніякого ефекту або при натисканні клавіші <F2> курсор "перескочить" в рядок формул, значить, відключена можливість редагування в комірці. Щоб включити цю опцію, виконайте наступні дії:

1. Виберіть команду «Сервис» → «Параметры».

2. У діалоговому вікні перейдіть на вкладку Правка.

3. Встановіть прапорець Правка прямо в ячейке.

При редагуванні вмісту комірки (прямо в комірці або в рядку формул) курсор перетворюється на блимаючу вертикальну лінію; для її переміщення можна використовувати клавіші управління курсором (стрілками). Також ви можете ввести нові дані у виділену комірку. Якщо ви передумали вносити правки, виберіть команду «Правка» → «Отменить», або натисніть клавіші <Ctrl+Z», що дозволить відновити початковий вміст відредагованої комірки. Для виділення символів у процесі редагування вмісту комірки можна також користуватися мишкою. Клацніть лівою кнопкою мишки і, утримуючи її натиснутою, протягніть курсор по символах, які хочете виділити.

Якщо необхідно ввести дані в діапазон комірок, перед початком цієї операції виділіть весь діапазон. Таким чином, при натисканні клавіші <Enteг> вказівник автоматично переходитиме в наступну комірку вказаного діапазону.

• Якщо область вставки містить декілька рядків, при натисканні клавіші <Enteг> вказівник переміститься на один рядок вниз; після того, як буде досягнута нижня комірка, вказівник переміститься на верхню комірку наступного стовпця.

• Щоб пропустити комірку, натисніть клавішу <Enteг>, не вводячи дані в комірку.

Коли доводиться вводити одні і ті ж дані (числове значення, текст або формулу) в декілька комірок, перше, що приходить на думку, це ввести дані спочатку в одну комірку, а потім скопіювати їх в решту комірок. Але існує ефективніший метод:

1. Виділіть всі комірки, в які необхідно ввести дані.

2. Введіть в одну з комірок числове значення, текст або формулу.

3. Натисніть клавіші <Ctrl+Enteг>. Програма Ехсеl помістить ці дані у всі виділені комірки.

Іноді виникає необхідність "поставити календарний штамп" або ввести відмітку часу у відповідний елемент електронної таблиці. У програмі Excel існують наступні комбінації клавіш, які дозволяють це виконати:

• Поточна дата – натисніть <Ctгl+;> (крапка з комою);

• Поточний час – натисніть <Ctгl+Shift+;> (крапка з комою) (при англійській мові введення).