Сортування і фільтрація даних

Уведення записів у таблиці БД здійснюється в довільному порядку в міру їхнього надходження. Причому записи, як правило, додаються в кінець таблиці.

Часто в таблиці не відображаються деякі поля. Настроювання такого режиму відображення виконується за командою меню Формат – Отобразить столбцы..., у результаті виконання якої відображається однойменне діалогове вікно. За допомогою перемикачів цього вікна вибираються потрібні поля таблиці для відображення.

Сортування даних. Записи таблиці можуть бути відсортовані в порядку зростання (спадання) значень обраних полів – ключів. У результаті тексти розміщаються за абеткою від А до Я чи в зворотному порядку від Я до А, числа – від меншого до більшого чи навпаки, а дати – від більш ранньої до більш пізньої і навпаки. Як ключ сортування може бути обрано кожне з полів таблиці чи кілька полів одночасно.

Найпростіший спосіб сортування складається у виділенні стовпця-ключа клацанням по імені поля чи виділенням будь-якого осередку даної поля і використанні кнопок «Сортировка по возрастанию» чи «Сортировка по убыванию»: , .

У загальному випадку упорядкування записів виконується за командою Сортировка меню Записи, що активізує відповідне підменю, де і призначається вид сортування.

При великій кількості записів у таблиці і необхідності виконувати сортування більш ніж за одним ключем варто виконати дії в наступній послідовності:

• по команді Освободить все столбцы меню Формат знімається можлива фіксація полів таблиці;

• послідовно шляхом «буксирування» змінюється положення всіх полів для сортування, тобто перше ключове поле розташовується ліво­руч від другого, друге – ліворуч від третього і т. д. Це обумовлено тим, що MS Access сортує записи бази по полях-ключах відповідно до поряд­ку їхнього розташування в таблиці. «Буксирування» виділеного поля в потрібне місце супроводжуються вертикальною чорною смугою, що вказує місце розташування цього поля;

• виділяються всі поля-ключ, що сортируються;

• виконується команда меню Записи – Сортировка – Сортировка по возрастанию (Сортировка по убыванию) чи активізується одной­менна кнопка панелі інструментів.

Недоліком такого способу сортування є те, що по всіх полях-ключах записи можуть бути відсортовані або тільки по зростанню, або тільки по убуванню. Для іншого порядку сортування необхідно використовувати процедуру фільтрації.

Організація пошуку і фільтрації даних. В основі пошуку і фільтрації даних таблиці лежить порівняння значень обраного поля з деяким зразком-критерієм, що задається користувачем. При їхньому збігу потрібний запис буде виявлений і відфільтрований. Розрізняють два варіанти з поля і зразка: повне чи часткове.

Перший варіант припускає повну ідентичність значення поля зі зразком з урахуванням символів, числа пробілів, типу форматів і т.п. Він використовується у випадках, коли об'єкт пошуку цілком відомий користувачу. Зразки-критерії при цьому представляються у виді текстових констант, чисел, дат і часу, наприклад,

Акімов, Олексій, 27.03.02 і т. д.

На практиці частіше використовується варіант часткового збігу, тому що користувач звичайно знає тільки деякий фрагмент значень поля чи має намір відфільтрувати велику групу однотипних записів. У таких ви­падках зразок містить відомий фрагмент і зведення про положення цього фрагмента в межах поля. Додаткові можливості з пошуку даних: коли користувач точно не знає або коли необхідно відфільтрувати дані, об'єднані деяким загальним фрагментом, застосовують метасимволи. Найбільше часто використовуються наступні метасимволи:

? – допускає будь-який символ на зазначеному місці;

# – припускає будь-яку цифру від 0 до 9,

* – допускає будь-яку групу символів;

[! список] – відповідає будь-якому символу, що не входить у список;

[список] – відповідає будь-якому символу зі списку;

- (дефіс) – допускає будь-яке значення з зазначеного діапазону, границі якого розділені цим символом.

Наприклад, зразок-шаблон [АС]* можна, наприклад, використовувати для вибірки співробітників, прізвища яких починаються з А або С, а [А – С] – з А по С

Метасимволи (*), (?), (#), ([) чи (-) можуть використовуватися також для пошуку даних. У цьому випадку їх варто узяти в квадратні дужки, наприклад, [*], [?] і т. д. Результатом пошуку будуть усі записи таблиці, що відповідають зразку-критерію із символами (*) і (?).

Пошук даних за командою Найти. Пошук організується за командою Правка – Найти, за допомогою кнопки «Найти» ( ) панелі інструментів чи за допомогою комбінації клавіш <Ctrl+F>. У результаті на екрані з'являється діалогове вікно «Поиск и замена.», у якому задається зразок-критерій пошуку, можливий напрямок перегляду списку («Вверх», «Вниз», «Все»), а також тип збігу поля зі зразком («С любой частью поля», «Поля целиком» чи «С начала поля»).

В разі необхідності може бути використана зміна зразка клацанням на вкладці «Замена» и введенням у вікно «Заменить на...» нового зразка. Можна встановити два додаткових параметри пошуку «С учетом регистра» и «С учетом формата полей». Таким чином, порівняння може виконуватися з урахуванням типу літер (прописні чи рядкові), форматів поля і зразка, а також по всіх полях таблиці чи тільки в поточному полі. Останній параметр істотно обмежує час і область пошуку і може бути корисний при роботі з об'ємними таблицями.

За командою меню Правка – Найти може бути організований пошук даних по зразках-критеріях з мета символами (наприклад, *кім*).

П ошук даних з використанням фільтрів. Фільтри – це певним чином сформовані критерії пошуку, що включають логічні операції й операції відносини. Їх можна створювати в будь-якому режимі роботи з таблицею за командою меню Записи – Фильтр, за допомогою якої відкривається підменю з чотирма операціями-командами (рис. 5).

За командою Фильтр по выделенному створюються найбільш прості й очевидні критерії фільтрації. Для цього досить виділити визначене значення якогось поля таблиці і виконати цю команду чи клацнути на однойменній кнопці панелі інструментів.

Від результатів роботи фільтра по виділеному можна відмовитися, виконавши команду Исключить выделенное.

За командою Изменить фильтр створюються більш складні критерії фільтрації, що містять відношення, логічні функції И і ИЛИ, а також усілякі метасимволи. При виконанні цієї команди відкривається вікно установки фільтру, у верхній частині якого розміщені всі поля поточної таблиці, а в нижній – два ярлики «Найти» і «Или» (рис. 6.).

Рис. 6. Вікно «Покупатель: фильтр»

Порядок уведення критеріїв фільтрації наступний:

• у вікні установки фільтра виділяється потрібне ключове поле і відкривається список усіх його значень;

• зі списку вибирається конкретне значення поля, що передається в рядок введення і розглядається як вихідний і готовий до використання фільтр;

• якщо зі списку вибирається більше двох значень, то вони поєднуються логічною операцією ИЛИ;

• якщо значення декількох полів потрібно об'єднати логічною операцією И, то вони формуються в одному рядку вікна фільтра;

• при необхідності вихідний фільтр можна змінити, включивши в його склад знаки операцій відношень (>, <, =,...) і метасимволи (*, ?, #,...);

• клацанням по кнопці «Применить фільтр» забезпечується виконання фільтрації, і на екрані дисплея відображається її результат. При цьому найменування зазначеної кнопки змінюється на «Удалить фильтр».

Microsoft Access допускає спільне використання фільтрів з логічними функціями И і ИЛИ, що реалізує досить складні логічні вираження виду:

ИЛИ (И (U11; U12; U1З;...);И (U21.U22; U23;...);...),

дe U11, U12, U13, U21, U22, U23,...– задані логічні умови порівняння.

Порядок створення фільтра залишається приблизно таким же, як і фільтра з логічною функцією ИЛИ, але тепер до і після активізації ярлика «Или» в один рядок двох різних сторінок вікна варто вводити кілька значень-умов.

За командою Фильтр – Расширенный фильтр меню Записи можна створити кожний із розглянутих раніше фільтрів, а також сполучити фільтрацію записів з їх сортуванням по зростанню (убуванню) значень одного чи декількох полів. При виконанні цієї команди на екран викликається діалогове вікно, наприклад, «ПокупательФильтр 1; фильтр» (рис. 7), у верхній частині якого розміщений список усіх полів поточної таблиці, а в нижній – вікно для вибору полів, умов фільтрації і типу сортування.

Рис. 7. Діалогове вікно розширеного фільтра

Фільтрація з одночасним сортуванням виконується за допомогою відомої кнопки «Применение фильтра» чи за командою меню Фильтр – Применение фильтра.

Багато з розглянутих вище операцій можна оперативно виконати по командах контекстного меню виділеного поля.