2.4. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные деньги из кассы на командировочные, хозяйственные и прочие расходы. Под служебной командировкой понимается поездка(и) работника(ов) по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебных поручений вне мест(а) своей постоянной работы (вне месторасположения организации) (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Порядок и условия направления работников в служебные командировки устанавливаются Правительством РФ (ст. 166 ТК РФ).

Гарантии работникам организации при направлении их в служебные командировки, а также возмещение расходов, связанных со служебными командировками, регулируются статьями 167 и 168 ТК РФ.

Порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, работа которых имеет разъездной характер, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, предусматривается статьей 168.1 ТК РФ.

В тех случаях, когда филиалы, участки и другие структурные подразделения, входящие в состав организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то структурное подразделение, которое предусмотрено в трудовом договоре.

Если по распоряжению руководителя организации работник направлен на объект, находящийся вне места его постоянной работы, и по условиям транспортного сообщения и характеру выполняемой им работы он не может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, то выполнение такого служебного задания считается командировкой. В каждом конкретном случае возможность ежедневного возвращения командированного работника к месту своего постоянного жительства решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания и необходимости создания работнику условий для отдыха.

Физические лица, не состоящие в трудовых отношениях с организацией (юридическим лицом), не могут направляться администрацией в служебные командировки с возмещением им произведенных расходов. Если работник, выполняющий договор гражданско-правового характера для организации, направляется этой организацией в служебную поездку, то эта поездка не считается служебной командировкой. Оплата стоимости такой служебной поездки представляет собой компенсацию расходов работника и включается в сумму его вознаграждения за выполняемую работу.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к командировочным расходам относятся:

расходы по проезду работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (расходы на оплату проезда городским транспортом, оплату проезда авиа- и железнодорожным транспортом (включая пользование постельными принадлежностями) и другие аналогичные расходы);

расходы по найму жилого помещения, включая расходы на оплату дополнительных услуг гостиниц (кроме расходов на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы;

сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями;

иные аналогичные платежи и сборы, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (например, почтовые, телеграфные, телефонные и другие аналогичные расходы).

Выдача наличных денежных средств под отчет на служебные командировки производится в пределах сумм, необходимых командированным работникам на эти цели.

Командировочные расходы относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) или расходов на продажу (п. 5 и 7 ПБУ 10/99).

Вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) (п. 7 ст. 171 НК РФ) без счетов-фактур (п. 1 ст. 172 НК РФ), при условии, что в первичном документе выделена сумма НДС.

В случае направления работника в служебную командировку:

ему гарантируется сохранение места работы (должности) и его средней заработной платы (ст. 167 ТК РФ). Расчет средней заработной платы работника за время командировки производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты (ст. 139 ТК РФ и Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213). Командировочные расходы в расчет отпускных не включаются;

работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ). Размеры и порядок возмещения указанных расходов должны осуществляться в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах. Индивидуальным трудовым договором также могут быть установлены размеры и порядок их возмещения (ст. 57 ТК РФ).

Коммерческие организации устанавливают нормы выплаты суточных самостоятельно, при этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных законодательством РФ, которые в данном случае являются минимально допустимыми при разработке собственных норм.

Суточные, выплаченные организацией сверх норм, установленных главой 25 НК РФ, для целей бухгалтерского учета принимаются полностью, а для целей налогообложения прибыли - в пределах установленных норм. Суточные сверх норм согласно пункту 38 статьи 270 НК РФ не учитываются при налогообложении прибыли.

При оплате работодателем расходов на командировки внутри страны и за ее пределами в доход работника, не подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных локальными трудовыми актами в соответствии с действующим законодательством и являющихся компенсационной выплатой (ст. 168 ТК РФ), а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Суточные сверх норм не включаются в объект налогообложения единым социальным налогом (п. 3 ст. 236 НК РФ). Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы относятся к компенсационным выплатам и также не облагаются единым социальным налогом и не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование. Не надо платить взносы в Пенсионный фонд и со сверхнормативных суточных, поскольку единым социальным налогом они не облагаются (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев следует начислять только на разницу между выплаченными суточными и установленной нормой суточных при условии, что все остальные расходы командированный работник подтвердил документами.

Если дата отправления в командировку и дата возврата из нее приходится на один и тот же день, то выплата суточных не производится.

При направлении работника(ов) в командировку ему(им) выдается служебное(ые) задание(я) (форма N Т-10а) и выписывается командировочное(ые) удостоверение(я) (форма N Т-10). Направление работника(ов) в командировку утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом (форма N Т-9 или N Т-9а).

Денежные средства на служебные командировки выдаются на основании приказа (распоряжения) руководителя организации.

При возвращении из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется краткий отчет о выполненной работе на бланке выданного ему служебного задания. Составленный отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом, к которому должны прилагаться документы, подтверждающие произведенные расходы.

Срок служебной командировки определяется руководителем организации. Продолжительность командировки не должна превышать предельного срока (количества дней), установленных законодательством (без учета времени нахождения в пути). При превышении указанного срока, даже в случае согласования его с администрацией, вызванные этим дополнительные расходы оплате не подлежат. Если по служебной необходимости требуется увеличить срок командировки, такое превышение должно быть оформлено новой командировкой при условии, что оно также не превышает предельного срока.

Временное направление работника организации в другую местность на срок, выше предельного срока, установленного законодательством, является временным переводом работника в другую местность с выплатой ему компенсаций, не связанных с командировкой.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма N Т-10) о дне прибытия и дне выбытия. При направлении работника в разные организации в разные населенные пункты отметки делаются в каждой из организаций и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Днем выезда в командировку (первым днем, подлежащим оплате) считается день отправления транспортного средства к месту назначения. Днем отъезда до 24 часов включительно считаются текущие, а с ноля часов - последующие сутки. Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда к этому месту отправления. Аналогично определяется день приезда работника из командировки к месту его постоянной работы.

В случае если работник по договоренности с администрацией организации остается в месте командировки за свой счет после завершения служебного задания, обратный проезд может быть оплачен организацией только при продлении срока командировки.

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим труда и отдыха тех организаций, куда он направлен. При использовании дней отдыха в качестве рабочих дней отгулы по возвращении командируемого работника к месту его постоянной работы не предоставляются, кроме случаев, когда работник специально командирован для работы в выходные и (или) праздничные дни. Работа в выходные дни, выполняемая командированным работником в месте командировки по его инициативе, оплате не подлежит.

Работники, находящиеся в командировке, используют еженедельные дни отдыха в месте командировки, а не по возвращении из нее. В случаях привлечения работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в месте командировки по письменному распоряжению работодателя эта работа компенсируется в порядке, установленном законодательством. Если по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему должен предоставляться дополнительный день отдыха.

К хозяйственным и прочим расходам относятся расходы по управлению организацией, оплата приобретения материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) через подотчетных лиц за наличный расчет, различные выплаты не работникам организации, другие аналогичные расходы.

Персональный состав работников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные и прочие расходы, утверждается приказом руководителя организации. В приказе по каждому работнику указываются:

должность, фамилия, имя, отчество работника (другие сведения о работнике в соответствии с принятым в организации порядком обработки данных бухгалтерского учета);

табельный номер работника;

максимальный размер наличных денежных средств, которые может получать работник под отчет на хозяйственные и прочие расходы;

другие реквизиты.

Работники организации, указанные в приказе, должны быть ознакомлены с положениями данного приказа.

Срок представления авансовых отчетов подотчетными лицами в бухгалтерию организации, персональный состав которых утвержден отдельным приказом, устанавливается и утверждается приказом руководителя организации.

Подотчетные лица должны быть ознакомлены с установленным сроком представления авансовых отчетов в бухгалтерию организации.

В случае если подотчетные лица не отчитались по ранее выданным им авансам, то новые денежные средства под отчет им не выдаются. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним подотчетным лицом другому лицу запрещена.

Оформление поступления материальных ценностей, приобретенных и сданных на склад организации подотчетными лицами, производится на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета, чеки магазинов, квитанции к приходному кассовому ордеру при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица (форма N АО-1).

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет, на служебные командировки, хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

По дебету счета отражаются суммы, выданные под отчет, по кредиту - израсходованные суммы подотчетными лицами и суммы, не возвращенные ими в срок.

Аналитический учет ведется по каждой авансовой сумме. Учет организуется в денежном выражении.

Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма N КО-2), возврат неиспользованной суммы - приходным кассовым ордером (форма N КО-1), а перерасход - расходным кассовым ордером (форма N КО-2). При этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

1. При выдаче денег под отчет:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

- выданы из кассы организации суммы денежных средств работникам под отчет, на служебные командировки, хозяйственные и прочие расходы.

2. При возврате неиспользованной подотчетной суммы:

Дебет 50 "Касса" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- внесены (возвращены) в кассу неиспользованные суммы денежных средств работниками организации, полученные ими под отчет, на служебные командировки, хозяйственные и прочие расходы.

3. При возврате перерасхода подотчетной суммы:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

- погашена задолженность работникам по перерасходу (согласно расчетным документам) подотчетной суммы денежных средств из кассы организации.

При выдаче оплаченных авиа- и железнодорожных билетов, других аналогичных денежных документов из кассы организации в бухгалтерском учете делается следующая запись:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-3 "Денежные документы"

- списана фактическая себестоимость (с НДС) использованных (израсходованных) оплаченных авиа- и железнодорожных билетов, других аналогичных денежных документов, выданных работникам (подотчетным лицам) организации.

Выдача чековых книжек под отчет отражается следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- отражена выдача чековых книжек под отчет для оплаты поставки товарно-материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг или другие цели через подотчетных лиц.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на хозяйственные и прочие расходы, предназначен авансовый отчет (форма N АО-1). Унифицированная форма N АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Учет и регистрация авансовых отчетов производится в специализированном журнале. В этом журнале указываются:

дата составления и номер авансового отчета;

сведения о подотчетном лице (должность, фамилия, имя, отчество, табельный номер и т.п.) и о произведенных расходах;

сведения об ответственном лице, выдавшем аванс (должность, фамилия, имя, отчество, табельный номер и т.п.), и дата его выдачи;

сумма авансовой выдачи;

сумма фактических расходов, произведенных подотчетным лицом, и др.

Журнал ведется в одном экземпляре работником бухгалтерии или уполномоченным на это лицом.

Регистрация авансовых отчетов в журнале производится в хронологическом порядке по мере их предоставления подотчетными лицами.

С помощью журнала работники организации могут оперативно получать информацию о денежных средствах, выданных подотчетным лицам на хозяйственные, командировочные и прочие расходы и истраченных ими.

В бухгалтерском учете по суммам командировочных расходов, произведенных подотчетными лицами, делаются следующие записи:

1. В производственной организации:

Дебет 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списаны на себестоимость продукции (работ, услуг) документально подтвержденные командировочные расходы.

2. В производственной организации при командировках, связанных со сбытом/закупкой материально-производственных запасов:

Дебет 44-2 "Коммерческие расходы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списаны на коммерческие расходы организации документально подтвержденные командировочные расходы.

3. В организации торговли:

Дебет 44-1 "Издержки обращения"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списаны на издержки обращения организации документально подтвержденные командировочные расходы.

НДС по командировочным расходам отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" субсчет "Налог на добавленную стоимость по выполненным работам (услугам) сторонних организаций"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- учтена (начислена) сумма НДС по документально подтвержденным командировочным расходам, если она отдельно выделена в представленных документах.

При предъявлении НДС к вычету из бюджета в бухгалтерском учете делается следующая запись:

Дебет 68-2 "Расчеты по налогу на добавленную стоимость" Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" субсчет "Налог на добавленную стоимость по выполненным работам (услугам) сторонних организаций"

- принята к вычету из бюджета документально подтвержденная сумма НДС по командировочным расходам. В бухгалтерском учете по суммам хозяйственных и прочих расходов, произведенных подотчетными лицами, делаются, в частности, следующие записи:

1. При приобретении активов с оплатой их через подотчетных лиц:

а) при покупке внеоборотных активов:

Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражена (начислена) покупная стоимость объекта, включая НДС;

Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражены (начислены) транспортно-заготовительные расходы, включая НДС;

б) при покупке активов, относящихся к оборотным средствам:

Дебет 07 "Оборудование к установке", 10 "Материалы", 41 "Товары", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражена (начислена) покупная стоимость товарно-материальных ценностей, включая НДС;

Дебет 07 "Оборудование к установке", 10 "Материалы", 41 "Товары", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражены (начислены) транспортно-заготовительные расходы, включая НДС, если они включены в фактическую стоимость приобретения товарно-материальных ценностей;

в) при покупке денежных документов (с НДС):

Дебет 50-3 "Денежные документы"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражено поступление денежных документов в кассу организации от подотчетных лиц в сумме фактических затрат на их приобретение (с НДС);

г) при приобретении ценных бумаг с оплатой их полной стоимости за наличный расчет:

Дебет 58 "Финансовые вложения"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- начислена фактическая первоначальная стоимость ценных бумаг, принятых на баланс организации. Стоимость приобретения ценных бумаг оплачена через подотчетных лиц;

д) при отражении расходов организации по безвозмездно полученным активам:

Дебет 91-2 "Прочие расходы"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- стоимость произведенных расходов подотчетных лиц с НДС по безвозмездно полученным активам списана на прочие расходы организации.

2. При отражении работ (услуг) сторонних организаций с оплатой их через подотчетных лиц:

Дебет 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана (отражена) стоимость потребленных работ (услуг) с НДС, выполненных (оказанных) сторонними организациями для промышленных предприятий;

Дебет 44-1 "Издержки обращения"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана (отражена) стоимость потребленных работ (услуг) с НДС, выполненных (оказанных) сторонними организациями для предприятий торговли.

3. По операциям, связанным с оплатой труда:

а) при выплате заработной платы работникам по платежным ведомостям на почте:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана сумма выплат заработной платы по платежным ведомостям на почте;

б) по удержаниям из заработной платы работников по исполнительным листам:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- удержана из заработной платы работника сумма по исполнительным листам;

в) при перечислении удержаний почтовым переводом:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражена сумма почтового перевода подотчетного лица (бухгалтера), ответственного за удержания по постановлению судебных органов (других удержаний).

4. По прочим операциям:

а) при отражении в учете услуг по исправлению брака в производстве с оплатой их через подотчетных лиц:

Дебет 28 "Брак в производстве"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана стоимость потребленных работ (услуг) с НДС на затраты текущего периода (месяца);

б) при списании на издержки обращения транспортно-заготовительных расходов подотчетных лиц в оптовой и розничной торговле:

Дебет 44-1 "Издержки обращения"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражены (начислены) расходы с НДС по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз), если они включены в состав расходов на продажу в организации торговли;

в) при списании транспортно-заготовительных расходов без расчетных документов через подотчетных лиц на отгрузку продукции (товаров):

Дебет 45 "Товары отгруженные"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- стоимость транспортно-заготовительных расходов с НДС включена в себестоимость отгруженной продукции (товаров);

г) при погашении кредиторской задолженности через подотчетных лиц:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана полностью или частично сумма кредиторской задолженности организации на расчеты с подотчетными лицами;

д) при списании расходов по чрезвычайным обстоятельствам с оплатой их через подотчетных лиц:

Дебет 91-2 "Прочие расходы"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- произведена оплата чрезвычайных расходов через подотчетных лиц организации;

е) при реализации ценных бумаг на сторону через подотчетных лиц.

Продажа ценных бумаг не является основной деятельностью организации:

Дебет 91-2 "Прочие расходы"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражены расходы подотчетных лиц по продаже ценных бумаг в составе прочих расходов организации-продавца;

ж) при отражении расходов будущих периодов, произведенных через подотчетных лиц:

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- начислена стоимость произведенных расходов будущих периодов с НДС. ПримерРаботник организации торговли был направлен в служебную командировку сроком на 5 дней. Из кассы организации командируемому работнику были выданы под отчет:

аванс в сумме 12 000 руб.;

ж.-д. билет для проезда к месту командировки стоимостью 1180 руб., в том числе НДС - 180 руб.;

ж.-д. билет для проезда обратно к месту постоянной работы стоимостью 1180 руб., в том числе НДС - 180 руб.

Железнодорожные билеты были приобретены организацией по безналичному расчету.

По возвращении из командировки работником организации были представлены следующие документы, подтверждающие произведенные расходы:

квитанция за пользование постельными принадлежностями при проезде к месту командировки на сумму 100 руб.;

квитанция за пользование постельными принадлежностями при проезде обратно к месту постоянной работы на сумму 100 руб.;

счет гостиницы на сумму 8850 руб., в том числе НДС - 1350 руб.

Норма суточных (за каждый день нахождения в командировке) по территории РФ установлена в сумме 550 руб.

Остаток неизрасходованных денежных средств командируемым работником (подотчетным лицом) был внесен в кассу организации.

В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

а) при приобретении ж.-д. билетов:

Дебет 50-3 "Денежные документы"

Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- 2360 руб. (1180 + 1180) - отражено поступление ж.-д. билетов в кассу организации от юридических лиц;

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 51 "Расчетные счета"

- 2360 руб. - отражена оплата ж.-д. билетов;

б) в момент выдачи оплаченных ж.-д. билетов под отчет:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-3 "Денежные документы"

- 2360 руб. - отражена выдача из кассы организации оплаченных ж.-д. билетов под отчет;

в) в момент выдачи денег под отчет:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

- 12 000 руб. - отражена авансовая выдача денежных средств на служебную командировку;

г) в момент списания произведенных расходов (предоставления авансового отчета):

Дебет 44-1 "Издержки обращения"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 2000 руб. [(1180 + 1180) - (180 + 180)] - списаны расходы на оплату проезда железнодорожным транспортом к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы без учета НДС;

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" субсчет "Налог на добавленную стоимость по выполненным работам (услугам) сторонних организаций" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 360 руб. (180 + 180) - начислен НДС по расходам, связанным с проездом железнодорожным транспортом к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы;

Дебет 44-1 "Издержки обращения"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 200 руб. (100 + 100) - списаны расходы на оплату пользования в поездах постельными принадлежностями;

Дебет 44-1 "Издержки обращения"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 7500 руб. (8850 - 1350) - списаны расходы на оплату услуг гостиницы без НДС;

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" субсчет "Налог на добавленную стоимость по выполненным работам (услугам) сторонних организаций" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 1350 руб. - начислен НДС со стоимости услуг гостиницы;

Дебет 44-1 "Издержки обращения"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 2750 руб. (550 руб. х 5 дней) - списаны дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

д) при предъявлении НДС к вычету из бюджета согласно утвержденному авансовому отчету:

Дебет 68-2 "Расчеты по налогу на добавленную стоимость" Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" субсчет "Налог на добавленную стоимость по выполненным работам (услугам) сторонних организаций"

- 360 руб. - принят к вычету НДС по расходам, связанным с проездом к месту служебной командировки и обратно;

Дебет 68-2 "Расчеты по налогу на добавленную стоимость" Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" субсчет "Налог на добавленную стоимость по выполненным работам (услугам) сторонних организаций"

- 1350 руб. - принят к вычету НДС по услугам гостиницы;

е) в момент возврата неиспользованной подотчетной суммы:

Дебет 50 "Касса"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 200 руб. (12 000 - 100 - 100 - 8850 - 2750) - возвращена в кассу неиспользованная сумма денежных средств работником организации, полученная им под отчет на служебную командировку. Пример 46

Работнику организации были выданы денежные средства в сумме 34 500 руб. на закупку товаров, материалов и основных средств. Работником были приобретены следующие ценности на оптовом рынке:

материал "А" в количестве 50 единиц по цене 80 руб. за единицу;

основное средство "Б" стоимостью 25 000 руб. Объект не требует дополнительных расходов по доведению его до состояния пригодного для дальнейшего использования;

товар "В" в количестве 100 единиц по цене 50 руб. за единицу.

Остаток неизрасходованных денежных средств работником (подотчетным лицом) был внесен в кассу организации.

В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

а) в момент выдачи денег под отчет:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

- 34 500 руб. - отражена авансовая выдача денежных средств на закупку товарно-материальных ценностей;

б) в момент приемки ценностей (предоставления авансового отчета):

Дебет 10 "Материалы"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 4000 руб. (80 руб. х 50 единиц) - отражена покупная стоимость материала "А", приобретенного работником организации;

Дебет 08-4 "Приобретение отдельных объектов основных средств" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 25 000 руб. - отражена покупная стоимость основного средства "Б", приобретенного работником организации;

Дебет 01 "Основные средства" Кредит 08-4 "Приобретение отдельных объектов основных средств"

- 25 000 руб. - принято на баланс основное средство "Б";

Дебет 41 "Товары"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 5000 руб. (50 руб. х 100 единиц) - отражена покупная стоимость товара "В", приобретенного работником организации;

в) в момент возврата неиспользованной подотчетной суммы:

Дебет 50 "Касса"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 500 руб. (34 500 - 4000 - 25 000 - 5000) - возвращена в кассу неиспользованная сумма денежных средств работником организации, полученная им под отчет на закупку товарно-материальных ценностей.

Зачеты задолженностей организации и работников по суммам, выданным под отчет в российской валюте, отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- погашена полностью или частично сумма задолженности за работником;

или делается другая запись:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- погашена полностью или частично сумма задолженности за организацией;

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

- отражена сумма выплаты физическому лицу за выполненные работы (оказанные услуги);

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 50 "Касса"

- отражена сумма к выдаче (выплате).