Глава 2. Організація проведення засідання департаменту (служби)

57. Департамент (служба) здійснює свої функції шляхом обговорення питань та прийняття рішень на засіданнях.

Рішення департаменту (служби) приймаються більшістю голосів від загальної кількості присутніх шляхом голосування. За умови рівного розподілу голосів вирішальним є голос Головуючого на засіданні департаменту (служби).

Засідання департаменту (служби) проводяться щотижня за графіком, затвердженим Першим заступником Голови СПУ.

Засідання департаменту (служби) скликає Голова департаменту (служби). У разі відсутності Голови департаменту (служби), засідання скликає та проводить заступник Голови департаменту (служби).

Засідання департаменту (служби) є правомочним, якщо на ньому присутні більш як половина його членів.

У разі систематичного (3 і більше) пропуску засідань департаменту (служби) членами департаменту (служби), Голова департаменту ініціює питання перед загальними зборами департаменту (служби) щодо невідповідності особи займаній посаді у зв’язку з невиконанням покладених на неї обов’язків.

.

58. Проект порядку денного засідання департаменту (служби) формує відповідальний секретар департаменту (служби) на підставі матеріалів, підготовлених для розгляду, та подає його для схвалення Голові департаменту (служби).

59. Проект порядку денного засідання департаменту (служби) та матеріали до нього надсилає Голова департаменту (служби) членам департаменту (служби) та іншим учасникам засідання не пізніше ніж за 24 годин до його початку.

Проект порядку денного засідання департаменту (служби) надсилається Першому заступнику Голови СПУ.

60. На засідання департаменту (служби) запрошуються особи без права голосу, участь яких необхідна для обговорення включених до порядку денного питань.

Особи, які перешкоджають проведенню засідання департаменту (служби), рішенням Головуючого можуть бути позбавлені права присутності на засіданні.

На засіданнях департаменту (служби) можуть бути присутні представники адміністрації Університету, які мають право брати участь в обговоренні питань, які розглядаються на засіданні департаменту (служби) без права голосу.

На засіданнях департаменту (служби) можуть бути присутні Голова СПУ, Перший заступник Голови СПУ та заступники Голови СПУ з правом дорадчого голосу.

Відповідальний Секретар забезпечує реєстрацію учасників засідання.

61. Порядок денний затверджується на засіданні департаменту (служби).

На засіданні департаменту (служби) питання обговорюються в послідовності, передбаченій порядком денним.

Обговорення питання припиняється за рішенням Головуючого.

Головуючий на засіданні департаменту (служби) на підставі результатів обговорення питання, висловлених учасниками засідання зауважень і пропозицій оголошує про прийняте шляхом голосування рішення, яке фіксується у протоколі засідання.

62. За результатами засідання департаменту (служби) складається протокол, який є офіційним документом.

У протоколі засідання зазначаються прізвища та ініціали членів департаменту (служби), а також інших осіб, які взяли участь у засіданні, питання, що розглядалися, прізвища осіб, які брали участь в їх обговоренні, та рішення, прийняті за результатами розгляду.

Протокол засідання складає відповідальний секретар і подає його для підписання голові департаменту (служби).

Протокол засідання зберігається в установленому порядку в архіві СПУ разом з матеріалами засідання.

Копії протоколу засідання надсилаються Першому заступнику Голови СПУ не пізніше одного робочого дня з моменту його підписання.