2.4 Инвентаризация материальных ценностей.

Для обеспечения сохранности материальных ценностей в орга­низации не реже одного раза в год проводится инвентаризация. Она проводится на основании приказа руководителя организации, в котором указываются сроки начала и окончания инвентаризации, а также порядок и последовательность ее проведения [10, с. 285].

С целью организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации в организациях проводятся проверки. Порядок проведения проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации [6, п. 23].

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Для проведения инвентаризации в организации могут создаваться рабочие или постоянно действующие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.). В состав указанных комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций [6, п. 26 - 27].

Бухгалтерская служба организации обязана:

• осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;

• требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;

• следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;

• отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

До начала инвентаризации материально ответственные лица письменно подтверждают, что все документы по приходу и расходу материальных ценностей сданы в бухгалтерию и что у них нет никаких неоприходованных и не списанных в расход материальных ценностей. На день инвентаризации бухгалтерия выводит на осно­вании аналитического учета остатки инвентаризируемых средств. Инвентаризация проводится обязательно в присутствии материально ответственных лиц и только в исключительных случаях — без их присутствия.

Фактическое наличие ценностей по каждому их виду заносится в инвентаризационные описи установленной типовой формы. В описях ценности показываются по номенклатуре и единицам изме­рения, принятым в учете организации. Описи должны оформляться четко, без помарок и неоговоренных исправлений. Они подписываются всеми членами комиссии, а материально ответственные лица дают на них расписку о том, что в их присутствии полностью и правильно составлена опись, что отсутствуют претензии к членам комиссии, а также о том, что материальные ценности находятся под их матери­альной ответственностью. Данные инвентаризационных описей и данные бухгалтерского учета используются для составления сличи­тельных ведомостей и выявления излишков и недостач материальных ценностей.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и от­четности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в готовой бухгалтерской отчетности.