1.3 Документооборот по движению товарно-материальных ценностей.

Первичные документы по поступлению производственных запасов являются основой организации материального учёта. Именно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и использованием производственных запасов. Для документального оформления операций по учёту материалов применяются унифицированные формы первичных документов, при необходимости организация сама может их разрабатывать.

Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом "О бухгалтерском учете":

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки [1, ст. 9, п. 2].

Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.

Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц.

Материалы со складов поставщика или от транспортной организации получает уполномоченное лицо организации. Право лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщиков оформляется выдачей доверенности. Доверенность (форма № М-2 и № М-2а) – применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдаётся под расписку получателю. Срок действия доверенностей, как правило, не может превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации. Организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, применяют форму №М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей, который предварительно пронумеровывают и прошнуровывают [10, с. 272].

Все материальные ценности, поступающие в организацию, должны быть своевременно приняты на учет соответствующими складами.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления однострочных или многострочных приходных ордеров (форма № М-4), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Однострочный приходный ордер составляется на определённый вид материала, в многострочный записываются все материалы независимо от количества. Приходный ордер (форма № М-4) – используется для учёта материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в заранее пронумерованном виде. На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.

Если перевозка грузов осуществляется автомобильным транспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную (форма № Т-1), которую составляет грузоотправитель в 4-х экземплярах. Первый служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй для оприходования материалов получателем, третий для расчётов с автотранспортной организацией и является приложением к счёту на оплату за перевозку, четвёртый является основанием для учёта транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа при отсутствии расхождений количества поступивших грузов с данными накладной.

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет Комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов. Акт о приемке материалов (форма № М-7) – применяется для оформления приёмки материальных ценностей в тех случаях, когда имеются расхождения с данными сопроводительных документов, а также для приходования неотфактурованных поставок. Акт является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. Составляется в двух экземплярах членами комиссии в присутствии материально ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Утверждается акт руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложением первичных документов передаётся в бухгалтерию для учёта материалов, другой – в отдел снабжения или бухгалтерию для предъявления претензий поставщику [10, с. 272].

Акт о приходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) – применяется для оформления приходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. На стоимость таких ценностей уменьшается убыток от списания соответствующих объектов. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику [10, с. 274].

Материалы, приобретённые подотчётными лицами, приходуются в обычном порядке на основании оправдательных документов. Подотчётные лица приобретают материалы за наличные деньги. Товарный чек и акт подтверждают стоимость приобретённых материалов, составляются подотчётным лицом. В этих документах излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, количества, наименования и цены материалов. Документы прилагаются к авансовому отчёту подотчётного лица [6, п. 56].

Внутреннее перемещение материалов между подразделениями или должностными лицами оформляется документом – требование-накладная (форма № М-11). Накладной на внутреннее перемещение оформляется поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов оставшихся от списания основных средств, а также отпуск материалов производственным подразделениям без указания назначения (в этом случае материалы числятся в подотчёте у получившего их подразделения, на фактическое расходование материалов подразделение получатель составляет акт расхода).

Требование накладная составляется в двух экземплярах материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценности, второй – для оприходования ценности принимающей стороной [10, с. 273].

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации. Отпуск материалов на склады (в кладовые) подразделений организации и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение [6, п. 90]. Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделения организации. Порядок отпуска материалов со склада (кладовой) цеха подразделения организации участкам, бригадам, на рабочие места устанавливается руководителем подразделения организации по согласованию с главным бухгалтером организации. В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов (кладовых) организации в подразделения организации, на участки, в бригады, на рабочие места указываются наименование материала, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (форма N М-8), требование-накладная (форма N М-11), накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15).

Лимитно-заборные карты (форма № М-8) предназначены для отпуска материалов, сырья, покупных полуфабрикатов т.п. в производственные подразделения организации в пределах установленного лимита. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению руководителя организации. Лимитно-заборная карта выписывается в двух (или трёх) экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц, а при небольших объемах отпуска материалов – на квартал. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй – складу. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта. Третий экземпляр (если он оформляется) остается в подразделениях, выполняющих снабженческие или плановые функции, для контроля. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения. Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. В случае последующего использования отходов на изготовление изделий (деталей и т.д.) их отпуск в производство оформляется на основании требований-накладных. Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению лиц, на это уполномоченных [6, п.100].

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) – используется для учёта отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договора и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передаётся на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй – получателю [10, с. 273].

Если материалы пришли в негодность, морально устарели или обнаружена недостача, хищение или порча, то осуществляется списание материалов. Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется Комиссией с участием материально ответственных лиц. Комиссия составляет акт на списание материалов, в котором указывается: наименование списываемых материалов и их отличительные признаки, количество, фактическая себестоимость, установленный срок хранения, дата (месяц, год) поступления материалов, причина списания, информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц. Акт утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным. Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях (материалы с пониженными качественными характеристиками) или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т.п.), приходуются на склад (кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей – составляется в трёх экземплярах.

Списание материалов, передаваемых по договору дарения или безвозмездно, осуществляется на основании первичных документов на отпуск материалов. Материалы списываются передающей стороной по фактической себестоимости (учетной цене, увеличенной на долю отклонений к стоимости этих материалов или ТЗР, приходящихся на них). Стоимость материалов, передаваемых безвозмездно, а также возникающие расходы по отпуску этих материалов относятся на финансовые результаты [6, п. 126 - 132].

Для хранения материальных запасов в организациях создаются склады.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.). С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации, материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту приёма-передачи.

Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.), находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет).

Карточки складского учета (Карточка учёта материалов – форма № М-17) открываются на календарный год. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке, на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации. Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку. В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.). Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются).

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели). В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр. Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций). Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета. В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета. В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге. Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью. Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру. Организацией может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие складами (кладовщики) обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации – принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие (исполненные) по складам (кладовым) за соответствующий период.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии (количественный и суммовой учет) ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

При сальдовом методе учёта бухгалтерия не дублирует складского учёта, а использует в качестве регистров аналитического учёта карточки учёта материалов, ведущиеся на складах. В установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность записей в карточках и подтверждает их своей подписью. В конце месяца количественные остатки переносятся в данные об остатках на первое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учёта материалов в ведомость учёта остатков материалов на складе. После проверки ведомость предаётся в бухгалтерию, где выводятся остатки материалов вцелом по учётным группам и по складу [6, п. 138].