- •Организация работы с документами
- •2. Регистрация документов
- •2.1. Прием, регистрация и исполнение входящих документов:
- •2.2. Регистрация и отправка исходящих документов:
- •2.3. Регистрация и исполнение внутренних документов:
- •3. Контроль исполнения документов
- •4.Составление номенклатуры дел
- •5. Формирование дел
- •6. Экспертиза ценности документов
- •7. Оформление дел
- •8. Передача дел в архив организации
- •9. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
- •10. Оперативное хранение документов
5. Формирование дел
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ.
Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.
Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.
172. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.
6. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов – определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей ЭК. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные организации, создаются постоянно действующие ЦЭК.
ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положения о ЦЭК (ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами, иных организаций – с ЦЭК вышестоящих организаций.
ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами – руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего архива. Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.
Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;
ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством Республики Беларусь, и внесение их на рассмотрение органов и организаций Государственной архивной службы Республики Беларусь;
осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подчиненных организаций;
принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных организаций.
ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого утверждаются руководителем организации.
Заседания ЦЭК (ЭК) и принимаемые решения оформляются протоколами.
Непосредственный отбор документов на архивное хранение и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.
Принципы, критерии и порядок проведения экспертизы ценности документов определяются актами законодательства Республики Беларусь.
По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.