1.3. Поняття документування

Документування – це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії.

Метод документування – це засіб або сукупність засобів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знаків.

Спосіб документування – це дія, сукупність дій, які застосовуються для запису інформації на матеріальному носії. Це може бути фотохімічний, електромагнітний, механічний, ручний спосіб реформування.

Спосіб документування – це предмет або сукупність пристосувань, які використовують для створення документа.

Номенклатура засобів складання, копіювання і розмноження документів, включає ручні, механічні, автоматизовані пристрої починаючи з гусячого пера і закінчується ЕОМ.

Система документування – це сукупність процесів і засобів створення всієї документації в установах, організаціях на підприємствах в процесі здійснення ними своїх функцій.

Документування охоплює по складанню, узгодженню, затвердженню, оформленні виготовленню та розмноженню документів. Всі ці процеси регламентуються законодавчими актами, державними стандартами, єдиною державною системою діловодства, відомчими нормативними документами, а також довідниками та посібниками, що мають нормативний або рекомендаційний характер.

ЄДСД типовою інструкцією по діловодстві встановлено, що діловодство організується на основі повної або часткової централізації. Вибір системи організації діловодства залежить від об’єму документаційної роботи, структури підприємства та територіального розміщення його підрозділів, численності діловодного персоналу та технічного забезпечення.

У відповідності до цієї системи всі діловодні операції (прийом, реєстрація, направлення документа на виконання, контроль виконання, оформлення та відправко) здійснюється спеціальними структурними підрозділами діловодної служби.

При організації діловодства за частковою централізацією (вона може називатися змішаною). Одна частина діловодних операцій використовується централізовано а інша, децентралізовано.

Централізовано здійснюється найбільш трудомісткі діловодні операції, які можна механізувати – це може бути розподіл документа, їх доставка виконавцям або в структурні підрозділи, контроль відправка. А діловодні процеси, які пов’язані безпосереднім обслуговуванням керівників і спеціалістів (може бути: оформлення документа, їх зберігання), виконуються децентралізовано.

Типова інструкція по діловодству рекомендує приймати централізовану систему організації діловодства в установах з невеликою кількістю структурних підрозділів та об’ємом документа більше як 10000 документів.

Централізована система діловодства застосовується у виконкомах, крім вказаних двох систем організації діловодства, деякі автори називають ще і третю систему – це всі діловодні операції розподілені по підрозділах. Це можливо тоді, коли структурні підрозділи розміщенні в декількох приміщеннях віддалених один від одного.

В частому вигляді більше діловодних процесів виконується централізовано, це дозволяє ширше застосовувати засоби механізації, забезпечувати єдиний облік в способах виконання діловодних функцій швидше розповсюджувати передовий досвід роботи, що в кінцевому результаті має велике значення для підвищення продуктивності праці діловодного персоналу і ефективності управління.

Системи документування – це найбільш складна і важлива складова частина діловодства. Вона вимагає постійного вдосконалення творчої ініціативи наукової організації тому, що від постановки документування в значній мірі залежить рівень і культура управління.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві, сюди входять прийняття документів, їх реєстрація, розподіл по підрозділах, контроль за виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, підготовка документа до здачі в архів і зберігання та використання.

Вірна та своєчасна інформація носієм якої є документ відіграє важливу роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна, вона охоплює всі сторони роботи будь-якої підтримки і потребує документування. Документування управлінських дій – сукупність дій здійснюваних органами управління по їх створенню та використанню.

Складова частина всякого управлінського процесу – це є одержання, переробка, зберігання і видача інформації.

Розглянемо цей процес на прикладі ТОВ «Агроюніком»:

Документирование діяльності організації

У ТОВ «>Автоелемент» присутній змішана організаційна форма роботи з документами. Частина операцій (приймання і обробка вступників і що надійшли документів, реєстрація, тиражування) виконується Управлінням справами, а секретаріат виконує операції з створенню (друку) документів, їх систематизації, зберігання справ, їх опрацюванні перед здаванням у комп'ютерний архів.

ТОВ «>Автоелемент» видає організаційні (становища, правила, інструкції) і розпорядницькі (накази, розпорядження) документи.

>Приказами і розпорядженнями оформляються рішення нормативного характеру, і навіть оперативні, організаційні, кадрові й питання внутрішньої роботи ТОВ «>Автоелемент».

Проекти наказів, розпоряджень готуються виходячи з доручень ректора Університету, проректорів чи ініціативному порядку директорами інститутів, центрів, деканами факультетів чи начальниками інших структурних підрозділів.

Накази оформляються на бланках і мають встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їхнього розташування відповідно до ГОСТ Р 6.30–2003 «>Унифицированная система організаційно-розпорядчою документації. Вимоги до оформлення документів». Передача наказів, їх копій працівникам сторонніх організацій можлива тільки із дозволу керівництва компанії.

Підготовка наказу включає у собі вивчення істоти питання, збір необхідної інформації, підготовку проекту наказу, погодження проекту, підписання, реєстрацію.

Після реєстрації наказів чи розпоряджень їх завірені копії розсилаються в структурні відділи ТОВ «>Автоелемент» виходячи з аркуша розсилки. Ліст розсилки складається безпосередньо виконавцем документа. Наприкінці аркуша розсилки вказується його прізвище та дата передачі у Управління справами для подальшої передачі у структурні відділи компанії. У ТОВ «>Автоелемент» складається лист розсилки по філіям і представництвам.

Порядок оформлення і складання бланків і організаційних і розпорядчих документів мають у ТОВ «>Автоелемент» повною мірою відповідає вимогам Інструкції з діловодства. Важливо, що у ТОВ «>Автоелемент» встановлено певний порядок візування наказів.

Після реєстрації наказів чи розпоряджень їх завірені копії розсилаються в структурні відділи компанії, адресатам, виходячи з аркуша розсилки. Ліст розсилки складається безпосередньо виконавцем документа. Наприкінці аркуша розсилки вказується його прізвище та дата передачі у Управління справами для подальшої передачі у структурні відділи ТОВ «>Автоелемент».

Становище приймається у разі, якщо у неї встановлюються системно пов'язані між собою правила з питань, що належать до компетенції ТОВ «>Автоелемент». Положення про ТОВ «>Автоелемент» складається з 6 частин («Загальні засади», «Завдання і функції ТОВ «>Автоелемент»», «Структура і штати компанії», «Керівництво компанії», «Права й», «Контроль, перевірка і ревізія діяльності компанії»).

У правилах встановлюються норми й підвищити вимоги, обов'язкові до виконання.

У інструкції викладається порядок здійснення будь-якої діяльності чи порядок застосування положень та інших нормативних актів.

Положення Інструкції з діловодства поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їх чи підготовку, реєстрацію, облік контроль виконання, які з допомогою автоматизованих (комп'ютерних) технологій.Автоматизированние технології обробки документної інформації, застосовувані у секретаріаті ТОВ «>Автоелемент», повинні відповідати вимогам справжньої інструкції з діловодства.

Оскільки секретаріат ТОВ «>Автоелемент» оснащений комп'ютерними засобами, то управлінні застосовуються різні програмні кошти, серед що у першу чергу, необхідно виділити Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

Також секретаріатом використовуються такі спеціальні програми, як «1 З бухгалтерія», «Програмний модуль збору інформації. Комплексна оцінка» для автоматизації процедури підготовки документів до виконання.

Положення, правил і інструкції застосовуються як самостійні правові акти, які підписуються керівником відділу компанії, і затверджуються директором ТОВ «>Автоелемент» у вигляді грифа затвердження чи шляхом видання наказу. Текст проекту становища, правил, інструкцій друкується спільною для бланку. Окрім вищеперелічених документів, секретаріат зберігає видає також таке: інструктивні і інформаційні листи, доручення, опису справ постійного зберігання, журнали реєстрації. Всі ці документи перераховані в номенклатурі справ ТОВ «>Автоелемент».